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踏实肯干的档案利用“达人”

作者:特约通讯员 叶建强 王琳婧

来源:中国档案报

2018-07-17 星期二

余颖在福建省档案馆查阅利用大厅调卷查档  卓 然/摄

    他,在福建省档案局馆档案利用岗位上坚守了13年;他,工作踏实勤恳,专注执着;他,把简单的事情重复做,把重复的事情用心做;他,就是同事眼中熟知馆藏的匠人——余颖。

熟知馆藏是工作的基础

    余颖常说:“熟知馆藏、摸清家底是对档案工作者的基本要求。”为了熟知馆藏,余颖经常向老同志请教,经常读介绍馆藏的书籍,翻阅馆藏全宗指南,通过各全宗的各类检索目录了解馆藏档案的具体内容,对于馆藏重要和珍贵档案及今后有可能大量利用的档案,他都留心记录,做到如数家珍。此外,他还在查阅利用、清点档案、制作专题目录等工作中不断学习馆藏知识。

    工作中,余颖深入挖掘馆藏资源,参与档案信息的开发利用。他积极参与特藏库建设,查找馆藏档案中的珍品、精品,制作特藏档案初选目录;参与《集友银行档案选编》《福建辛亥革命图略》等书籍的编撰出版工作;查找馆藏苏区时期反映群众路线教育相关档案资料,协助做好“党的生命线——中央苏区群众路线档案图片展”;参加福州电视台《壮歌·闽都抗战风云》专题系列片的录制,向广大观众介绍馆藏档案中海军抗日烈士萨师俊和福州敌后抗日救援会的爱国故事等。

熟练检索是工作的关键

    余颖是档案检索方面的“熟练工”,他不仅熟知馆藏内容、年限、特点,以及各全宗的基本情况,还熟练掌握各种检索工具的应用方法,并注重传统检索方式的传承。馆藏中有五六十万张人物卡片,这些卡片是老一辈档案工作者一页一页地翻阅馆藏民国档案,把案卷中出现的每一个人名都细心摘录出来,用四角号码、起落笔等方式进行编号,制作而成人物索引卡片,这些卡片是老一辈档案工作者的辛勤成果,也是查找民国人物最快捷的检索工具,但当时只有一两位即将退休的老同志掌握这些卡片的使用方法。于是,余颖虚心向老同志请教,学习每种卡片的不同特点、查找方法,以及上面记载信息的变更情况,并认真学习起落笔和四角号码等查字方法,熟练掌握人物卡片的检索方法,使他能在查找人物档案时得心应手。

    余颖还是一位计算机检索专家,根据利用者提供的线索进行多条件组合查询,配合簿式目录和专题目录等检索方式,他总能从上百万卷的馆藏中精准快捷地找出利用者所需的各类档案资料。为了提高馆藏档案查准率、查全率,方便利用者自助查阅馆藏档案,余颖积极参与馆藏检索系统升级改造工作,根据多年的检索经验,提出检索软件的需求方案,并参与新系统档案检索模块的各项测试,针对不足提出修改意见,使利用者在自助使用馆藏检索系统时能够更方便快捷地查到所需档案。

牢记档案工作姓党

    “保守党和国家的秘密,是每个档案工作者特别是窗口服务人员必须严格遵守的职责。”余颖始终坚持正确的政治立场,不断增强政治敏锐性和政治鉴别力,提高政治能力。

    余颖深知,档案利用工作是一项政策性非常强的工作,虽然档案开放与控制都有严格的鉴定和审批程序,但在现实利用过程中把握起来还是有一定难度,此外,同一份档案在不同时期的开放控制要求也不一样。因此,余颖牢记档案工作姓党,不断加强相关法律法规和政策的学习,在工作中时刻绷紧档案安全这根弦,严格遵守《档案法》《保密法》等法律法规,根据利用者的利用权限和需要,认真审核每一份查阅申请,确保不失密、不泄密。由于长期对档案开放控制的准确把握,余颖入选省档案局馆档案鉴定委员会,参与馆藏档案的解密划控工作。

坚持以人民为中心的原则

    在窗口岗位上,余颖牢固树立以人民为中心的工作理念。10多年来,余颖接待了众多利用者,他们身份不同、学识不同、性格不同,他们有的不会写字、有的不会说普通话、有的因查不到档案就情绪低落、烦躁焦虑。无论哪种情况,余颖都能耐心应对,或是“手把手”地教利用者填写查阅单,或是一遍遍地询问利用者的需求,或是耐心地给予安慰。

    在查档的过程中,余颖根据利用者提供的线索,凭借自己多年的工作经验和锲而不舍的精神,以及对馆藏的熟知,都能快速精准地帮助利用者查到所需档案;当遇到控制利用的档案信息时,他会耐心地解释,争取让每位利用者满意。

    余颖定期对档案利用情况进行分析总结,寻找利用者关心的难点和热点,急利用者之所急,主动热情地为利用者排忧解难。在工作中,余颖发现有的利用者为办理特殊工种提前退休到档案馆查档,来回跑了多次,社保机构都不认可,利用者颇有怨言。为此,余颖主动与社保机构沟通,详细了解办理退休和特殊工种等所需的档案材料,以便为再来查阅相关档案的利用者提供协助和指导;对于查找婚姻、知青档案等需要跨馆利用的,余颖主动与相关档案馆联系,让档案信息“多跑路”,让利用者“少跑腿”;对于一些上访户来查档,在为他们提供档案资料的同时,余颖也会与他们谈心,进行疏导和建议,化解社会矛盾;对于外地来电来函查档的,余颖都细心查找,并将查到的档案复制件采用邮寄等方式送到利用者手中,免去了他们长途奔波之苦;对于利用者比较关注而馆藏又没有的地契、户籍、房产等档案,余颖四处询问了解这些档案的保存地点,以便利用者来询问时能给予有效指导,余颖细致、用心、主动的服务,得到了利用者的一致好评。近年来,省档案馆利用者查档满意率都是100%,利用者的留言和感谢是对他工作最大的肯定。

    余颖说,能在档案利用岗位上工作是幸运的,因为同事们一起辛勤努力的成果、馆藏档案的价值都在这个岗位体现,窗口工作人员可以在工作中直观感受到利用者找到急需档案时的喜悦和感动。他说,利用者的一声声“谢谢”,不仅是对他个人的感谢,更是对所有档案工作者的感谢。

    原载于《中国档案报》2018年7月16日 总第3246期 第四版

 
 
责任编辑:王亚楠
 
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