今年6月，珠海醋酸纤维有限公司顺利通过广东省首批省级企业数字档案室验收。测评会上，专家赞扬道：“你们的档案团队很有底气。”底气来自哪里？来自各层级领导和专家的关心支持，来自公司内外相关各方的通力协作，来自项目人员的潜心努力。
时间回到2020年5月28日，一场关于是否建设企业数字档案室的讨论正在激烈展开。“经过前期调研，我们离建设标准尚有不小的差距，如果要建，那么投入一定不少。”“广东省还没有针对企业数字档案室建设出台具体的测评办法。”“管理系统是自行开发还是直接购置？”……你一言我一语，争论声不绝于耳，所提问题既尖锐又现实。针对大家的顾虑，领导表示：“不能为了做而做，投入一定要有产出，需再次进行可行性研究，通盘分析效益和风险后，再确定目标。”
经广泛调研、认真分析，公司确定了“档案工作规范化管理达到广东省一级甲等标准”和“建成广东省企业数字档案室”两项目标。随即，制定了详细的实施方案，明确了具体责任人、时间安排和工作内容，并将调研成果形成了“规划图”和“施工图”，让所有相关人员知悉，确保目标一致、心中有数、行动有方。“项目实施计划和实际完成情况跟踪表”是加强项目管控的有力抓手，借助这一工具，能够准确识别建设过程中遇到的各种问题，从而及时加以解决。
积极调动内外部和相关方资源是创建工作得以顺利推进的重要原因。正因为争取到公司中外方高管的大力支持，创建工作才有了充足的物质保障。据悉，相关人、财、物的投入力度之大在公司历史上是不多见的。广泛吸纳专家意见则让创建工作少走弯路。加强公司数字档案室管理系统与各业务系统更大范围对接、实现电子文件自动归档、突出企业数字化应用的亮点、把握系统需要改进的要点等意见建议，一针见血地指出推进过程中的短板弱项，为创建工作指明了路径。
更为重要的是，建设过程中，公司全面落实党管档案工作原则，加强党建引领，细化档案“收、管、存、用”各环节要求，把档案意识培养和业务规范培训渗透到每名员工日常工作中，形成全员全过程参与档案工作的浓厚氛围，有力助推了各部门管理和业务工作规范化、信息化，形成了协同推进的良好局面。如，各部门联合深度开发档案资源，整合编研成果，在数字档案室管理系统中增设档案知识标签和地图，推动档案信息服务取得新突破。
创建工作顺利推进还有赖于打造了一支可靠的项目团队。3年来，从一开始的“摸着石头过河”到形成日益清晰的“施工图”，再到将蓝图变为现实，项目团队付出了艰苦努力：仅2020年到2021年，就进行跨部门需求访谈13次，开展专题研讨30余次，整合修订档案管理制度11项，新增工作规范11个，全新上线数字档案室管理系统同4个业务系统对接，室存档案数字化率从45%提高到70%以上，完成上万字自评报告，在非工作日进行的讨论不计其数……在他们的努力下，2021年12月，公司企业档案规范化管理高分通过省一级甲等测评，成为全省第二家、全市首家获此殊荣的企业，为高标准推进数字档案室建设提供了有利条件。
数字档案室建设为公司发展带来了新气象：实现电子文件在线归档和接收，有效减少档案员手工扫描、上传的工作量，降低人工和存储成本，既节能环保、降本增效，又有效倒逼各部门加强业务管理规范化，提升公司治理水平。
获评全省首批省级企业数字档案室，既是荣誉也是鞭策。下一步，要守正创新、真抓实干，不断深化实践探索，持续突破电子文件高效对接、电子档案合规管理等难点问题，助推档案工作行稳致远。
原载于《中国档案报》2023年11月20日 总第4062期 第四版 | 