4．《意见》对档案工作体制有新提法
《意见》的第一部分，是完善档案工作体制机制，共有5条。
第一条是坚持统一领导、分级管理原则。第一次明确提出要“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展”。这里说的档案工作体制，核心是3句话：
一是党委和政府领导。这就明确了档案工作既归党委领导，又归政府领导；既是党的工作，又是政府工作，一般的应由党委牵头领导。这种领导体制，是从1959年我国实行党政档案工作统一领导体制后一直实行的。这一领导体制，符合我国国情，有利于档案工作的统一领导和高效开展。
二是档案部门归口负责。我国不仅在县以上各级行政区域设有档案行政管理部门和国家综合档案馆，而且在各个机关、企业、事业单位、社会组织设有档案室，负责管理本行政区的档案事务和开展本单位的档案工作。因此，我国档案工作统一由档案部门归口负责。各行政区的档案工作监督指导统一由各级档案行政管理部门专门负责，各行政区的各部门重要档案统一由本级国家综合档案馆集中管理，各单位的各类档案统一由本单位档案室集中管理。档案部门是档案工作的主管部门，在档案工作上负总责、负全责。这样，既可以防止档案工作政出多门、无人负责，又可以防止档案多头管理、分散流失。
三是各方面共同参与。档案是在各项工作中形成的，档案工作是各项工作的组成部分，因此，档案工作也需要各个单位、社会各个方面的共同参与和重视支持，单凭档案部门单打独斗，很多问题解决不了，档案工作难以从根本上做好。因此，档案工作必须有各方面的共同参与。
档案工作体制的这3个方面，是一个有机整体，不可割裂，单纯强调哪一方面，都不完整，都不全面，都不正确。
对档案工作体制的这一表述，是第一次出现在党和国家的档案工作文件中，是一种新的概括、新的提法，对档案工作体制中的各方面主体作了明确规定，对各个主体的角色和应负的责任作了明确定位。各级档案部门要明确自己的定位，找准自己的位置，积极履行好自己“归口负责”的职能，同时努力争取党委政府或本单位党政领导对档案工作加强领导，努力争取档案形成部门、档案利用部门以及其他相关部门共同参与，不断把档案工作做得更好。
第二条是切实提高档案行政管理部门依法履职能力。特别强调“各级党委和政府要为本级档案行政管理部门依法履行档案行政执法职能提供条件”。这应该包括赋予其行政执法职能、为其配备行政执法人员、为其创造行政执法的其他各项条件等。各级档案行政管理部门要向本级党委政府积极争取这些支持。同时《意见》也对各级档案行政管理部门提出了工作要求，包括：“依法管理本行政区域内机关、单位的档案事务，严肃查处各类档案违法案件”“积极指导国有企业开展档案工作，引导、帮助非公有制经济组织和社会组织做好档案工作；积极创建基层档案管理新模式，拓展档案工作新领域”。各级档案行政管理部门要按照这些要求，主动履职，特别是要注意在新的历史条件下，积极引导和帮助非公有制经济组织如民营企业、新型社会组织如农民专业合作社等做好档案工作，不断拓展档案工作的新领域，做到档案形成到哪里，哪里需要档案服务，档案工作就开展到哪里。
第三条是扎实推进各级国家综合档案馆建设。强调“县级以上党委和政府是本级国家综合档案馆的建设主体，要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求”，建设国家综合档案馆，消除“无库馆”“危房馆”现象。这是在我们党和国家的档案工作文件中，第一次明确县级以上党委和政府是本级国家综合档案馆的建设主体，明确了县级以上党委和政府在建设本级国家综合档案馆方面责无旁贷的主体责任。尚没有建成符合要求的综合档案馆的地方，档案部门要主动积极地向党委政府汇报这一要求，争取党委政府尽快按照这一要求建设好综合档案馆。
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