这一条还要求“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能”。这主要指的是对集中在一起办公的党政机关，可以不必每个机关都单设档案室，而可统一设立文件中心或联合档案室等档案机构，集中办理同一办公区内各机关的档案归档、保存、管理、提供利用等事务。这是未来机关档案工作必走的科学化、合理化道路。有条件的地方现在就应做起来。另外，这一条还要求“村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织要设立档案室或指定专人负责档案工作，收集保管本单位档案并提供利用”。这样，就保证了档案工作实现对全社会所有法人单位的全覆盖。从机关讲，上自中央国家机关，下到村支部、村委会、居委会、社区管委会；从企业讲，不管是公有制的企业，还有非公有制的企业；从社会组织讲，不管是全国性的社会团体，还是行业性或地区性的社会团体以及某个行业的地区性团体，只要他们是经过合法机关批准登记的法人单位，只要他们从事社会或经济活动，就应该建立档案工作，有人甚至有机构来从事档案的收集、管理与利用。
第五条是规范并支持社会力量参与档案事务。这是一个新的提法、新的内容，以前的党和国家档案工作文件中都没有这样提过，更没有专门讲过这个问题。这体现了档案工作的新变化、档案工作社会环境的新变化以及我们对档案工作认识的新变化。怎样规范并支持社会力量参与档案事务呢？这一条中至少提出了6个方面：
一是“充分发挥档案学会等社会组织的作用”。
二是“推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买”。这是党的十八届三中全会关于全面深化改革的决议的新精神，今后要在档案部门全面贯彻。各级档案部门要积极按照这条新的要求，把自己的工作系统地梳理一下，排排队，看哪些服务可以向社会购买，用社会力量来开展，以解决档案部门多年来只增任务不增编制、人少事多、人手不足的矛盾。
三是“规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务”。这是对近些年新出现的有关情况而提出的新要求。这几年，不少非档案系统的中介机构、专业机构参与档案事务，进行档案保管、档案编研、档案整理与数字化扫描、档案信息化系统维修或托管等，其中有些机构具有复杂背景，有些机构管理不严、违规操作，给我国档案信息安全带来很大隐患，有的甚至造成了失泄密事故，给党和国家利益造成损失。各级档案部门必须按照“规范并支持”的明确要求，对中介机构、专业机构参与档案事务认真进行规范，严格加以管理，根除安全隐患，把安全作为“规范和支持”的前提，只有安全可靠的才予以支持，安全方面不可靠的一律不支持、不允许、不放行、不使用。
四是“支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金”。这也是根据近年新出现的情况而提出的。目前个别档案部门已经吸收社会基金设立了档案事业方面的基金，有的正在筹备设立。只要投资者没有附加政治条件，又有利于促进档案工作开展和档案事业发展，国家应予支持。有关档案部门要按照这条要求，严格加强对基金的规范管理，管好用好基金，用正确的钱，正确地用钱，并用到正确的地方，防止基金使用中出现各种违法违纪问题。
五是“支持有条件的家庭建立家庭档案”。有条件的家庭建立家庭档案，是近年出现的一种新生事物。家庭档案的建立，调动了很多家庭的建档积极性，并为国家、为社会、为家庭积累了大量的档案资源，不但有利于家庭，而且也有利于国家、有利于社会。各级档案部门要继续以各种形式，大力支持有条件的家庭建立家庭档案，让我国档案资源实现从国家、法人单位向家庭、向个人的延伸和覆盖，让档案工作活跃于社会的每一个细胞，植根于社会的最基层和社会最广大、最深厚的土壤中，牵手亿万群众，从而获得无限生机和蓬勃活力。
六是“支持个人保管、展示其收藏的档案，并向国家档案馆捐赠或寄存档案，对捐赠重要、珍贵档案的，给予一定奖励”。这些年，我国一些地方出现了“家庭档案馆”或“个人档案馆”，《意见》中明确予以支持。今后，各级档案部门对家庭或个人建立档案馆、保管并展示其收藏的档案资料的，应该允许、支持和鼓励。同时，对向国家档案馆捐赠重要或珍贵档案的，要按此要求“给予一定奖励”。当然，《意见》也明确要求各级档案行政管理部门对家庭和个人档案中对国家和社会有保存价值或应当保密的档案，依法加以监督和管理。
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