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规范管理没有休止符 惠民服务永远在路上

——浙江余杭工商档案服务中心打造“第三窗口”纪实

作者:高建华

来源:中国档案报

2014-05-22 星期四

  工商档案是记录工商行政管理等业务的原始记录,它可以为有关单位、社会各方面提供综合档案查询,为职能部门决策项目建设、处理疑难问题,以及公检法机构的取证、鉴定提供翔实、珍贵的档案信息。因此,工商业务档案管理是一项相当重要的工作。近年来,浙江省杭州市工商行政管理局余杭分局档案服务中心不断加大数字影像档案工作力度,打造智慧档案室,进一步简化手续,缩短归档时间,极大地方便了企业和市民办事,成为一个具有现代化、面向全社会、拥有自动查询系统功能的电子档案服务中心,是该局继“注册窗口”和“12315窗口”后,服务群众、服务企业、服务社会的“第三窗口”。

  领导重视档案工作常态化、制度化

  该局在建立初期,领导班子对工商档案管理的认识就很到位,在组织领导上精准定位档案工作,做到档案工作不因领导干部的调整而变化,使这种重视行为常态化、制度化。主要途径是建立健全领导机构和强化考核。为切实加强对档案工作的组织领导,该局按照《档案法》《杭州市档案管理条例》等法律法规的要求,成立了档案工作领导小组,并随着工作内容的增加不断调整完善,设立了档案服务中心,配备多名工作人员,使局机关档案工作力量得到加强。该局还将档案工作纳入了长期发展规划和年度工作计划、纳入了分管领导和有关人员的岗位责任制,纳入了绩效考核体系。

  夯实“四项建设”,筑基固本

  1998年该局配备了200平方米的档案库房,防火地板、密集型档案柜,“八防”设备齐全。随着档案数量日益增长,档案用房也越来越紧张。2012年初,该局调整办公室,投资20万余元进行了改建、装修,将原注册大厅改造为新的档案服务中心,将原档案查询室改造成档案库房,较好地解决了档案胀库问题。与此同时,购置了电脑、高速打印机等档案信息化设备,为打造一流的档案服务中心提供了较好的硬件保障。近年来,为使档案工作走上制度化、规范化、科学化管理的轨道,该局修订了《杭州市工商行政管理余杭分局档案管理办法》并印发了《档案员岗位责任制》等15个专项制度,从而建立了档案归档、保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、设备维护使用、档案登记备份、数字档案室管理等一系列制度,明确了档案材料收集等工作的程序和标准,形成了严密、完整的档案管理制度体系。

  加强档案资源建设,优化结构,扩增门类

  文件材料的完整收集是保证档案质量的关键。该局利用各种有效方式不断增加档案数量,提高档案质量,优化档案结构,极大地丰富了档案资源。仅2013年,该局档案归档入库近5万卷(件),内容包括企业档案、行政处罚、著(知)名商标、照片、印章、动产抵押登记、格式合同以及文书档案等门类。为强化干部队伍建设,该局采取以干代训、外出培训、岗位比武、走出去请进来等形式,及时更新工作人员的档案管理知识,提高了档案人员的工作能力和全局档案管理水平。2013年共邀请档案专家集中授课3次,现场指导10余次,组织人员到外单位参观学习3次,切实提高了档案人员的业务素质。

  坚持“以人为本、服务为先”的理念,打造便民利民服务平台

  为进一步方便群众查询,档案服务中心大厅设置6台电脑,社会公众凭IC卡,能在中心大厅自动查询复制所需档案信息和资料,进一步简化了手续,缩短了时间,查询效率得到大幅提升,极大地方便了企业办事。同时,在改造提升中,安装叫号系统和电子宣传屏,滚动播放工商政策措施宣传片,提高了公众知晓度。在档案中心大厅电脑桌面设置政府信息公开、档案查询、法律法规库、工商办事指南、档案查询流程、余杭中介服务、工商信息动态、余杭工商公告、工商宣传视频、党务信息公开10项菜单,供群众自助查阅,进一步拉近了工商部门与群众的距离。

  原载于《中国档案报》2014年5月22日 总第2611期 第二版

 
 
责任编辑:窦尉
 
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