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长春 优化档案公共服务流程
变“群众奔波”为“数据跑腿”

作者:汤 明

来源:中国档案报

2016-07-26 星期二

    本报讯 从今年4月开始,长春市档案局对全市档案公共服务情况进行了集中整治,深入开展远程利用工作,并将其作为落实市委办、市政府办《关于加强和改进新形势下全市档案工作的通知》专项检查的重点内容。目前,依托全市电子政务网络平台,全市11家综合档案馆均已建立了工人调配、职称评聘、知青下乡、婚姻登记、大中专毕业生报到证等13个民生档案专题数据库,档案利用者到任意一家档案馆,即可实现“本地查找、异地出证”,使“群众奔波”变为“数据跑腿”,极大地方便了百姓查阅利用档案。

    今年4月,长春市档案局向各县(市)区档案局下发了《关于简化优化档案公共服务流程清理各种证明相关要求的通知》,对编制档案公共服务事项目录及办事指南、简化流程、推进远程利用等提出了具体要求。为了实现涉民档案信息远程查询、网上出证的目标,确保互换互查信息的完整与准确,市档案局要求各县(市)区档案局于今年10月30日前,完成全部涉民档案信息和已开放档案信息的文件级目录互换工作,并于今年年底前完成原有互换信息的替换工作。

    为了找准档案公共服务中的“堵点”“痛点”“难点”,在下发通知后不久,市档案局局长梁伟带领利用处、管理处、技术处负责人,到榆树市档案局开展了“换位体验”活动,进行现场办公,详细了解档案查询及远程利用过程,通过换位思考,体验了前来办事群众的切身感受,找到了档案服务中存在的问题,并将其作为改进工作、优化服务的着力点和突破口。在开展深入调研的基础上,市档案局对档案公共服务事项进行了全面梳理,列出了公共服务事项目录,科学编制了办事指南,详细列明了办理依据、受理单位、基本流程、申请材料、收费依据及标准、办理时限、咨询方式等内容,并绘制了办理流程图,使前来办事的群众能够一目了然,提高办事效率。

    在完善远程利用机制的同时,长春市档案局还将档案信息资源开发与共享向办事窗口和网上办事大厅延伸,在长春档案信息资源网上公开档案公共服务事项目录和办事指南,逐步完善网上自助查询、预约查询等服务功能,为群众提供方便快捷的多样化服务。市档案局服务大厅不设午休时间,让查档群众随来随查;实行了档案查询、已公开现行文件查询和政府公开信息查询“三合一”接待方式,使利用者无论查询哪一种档案信息都可以在一个窗口得到最终答复;利用信息化手段实现了网络检索替代手工检索、数字档案替代纸质档案、网络打印替代原件复印的“三个替代”,在档案原件不出库的情况下,确保利用者在几分钟内就可拿到所需要的档案资料和证明。

    此外,市档案局领导班子成员还坚持每月抽出一天时间坐窗口、进库房,及时了解一线工作和利用者需求,拉近档案工作者与群众的距离,为群众提供优质的查档服务。

    原载于《中国档案报》2016年7月25日 总第2943期 第二版

 
 
责任编辑:张雪
 
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