谈起哈尔滨，许多人首先想到的或许是“冰城”的冰雪大世界，或许是充满俄罗斯风情的中央大街，又或许是声名远扬的秋林红肠和马迭尔冰棍儿。其实，如果真的有兴趣到哈尔滨一游，有个地方着实值得一去，那就是哈尔滨规划展览馆。于2014年4月8日正式开馆的哈尔滨规划展览馆，详细展示了哈尔滨的历史文化，以及近年来城市规划建设成就和未来发展愿景，多角度呈现了印象哈尔滨、城市溯源、总体规划、8区10县(市)、新型城镇化等30个方面的内容，绝对是首次走进哈尔滨、了解哈尔滨的最佳去处。
而之所以能把哈尔滨介绍得如此全面且精彩，除了声、光、电等现代技术手段的综合应用外，最关键的是展览馆里的许多“展品”都源自最真实的档案。哈尔滨市城乡规划局资料室（以下简称“资料室”）主任周宪文说：“如今，这些保存在资料室的档案成为了展示城市历史变迁、展现城市建设风貌的重要载体，是构建‘智慧哈尔滨’平台和公众参与城市规划的重要依托。”
留存城市记忆从档案基础工作做起
资料室是哈尔滨市城乡规划局所属事业单位之一，负责对局机关城市规划档案实行统一管理。为了完整地留存哈尔滨的城市记忆、更好地全面展示冰城的城市形象，市城乡规划局始终把城乡规划档案工作纳入议事日程，把做好档案工作的切入点放在加强组织领导上，落实了一级抓一级、层层负责的工作制度，形成了一名副局长主抓、办公室主任主管、档案资料室负责、专兼职档案员协同配合的档案管理网络。几年来，市城乡规划局投入了大量人力、物力，增加库房面积，购置了现代化设备和档案管理装具，使档案工作面貌一新，为档案工作现代化、规范化、科学化管理奠定了基础。
周宪文说：“城乡规划档案属于科技档案，具有很强的专业性、系统性和很高的现实使用价值，它产生、来源于城乡规划、建设和管理工作，又主要应用和服务于这一领域，是城乡规划、建设和管理的重要组成部分，也是规划行政主管部门依法行政、开展城乡规划和建设工作的重要依据，与城乡规划建设事业密不可分。”
“我们认为，城乡规划档案工作是城乡规划、建设、管理的重要的基础性工作。城乡规划档案是行政主管部门依法行政，实施行政许可、行政审批和管理的重要依据，是执法检查、提高执政能力的工作依据，也是各种工程建设及市政基础设施运营管理、养护维护等工作的重要依据，在科学管理城市、改善人居环境、保障城市生产生活秩序、维护城市安全和市政公用设施正常运行、防御自然灾害、应对城市突发公共事件等工作中，发挥着重要的作用。只有站在这样的高度，才能以更强的责任感和使命感做好城乡规划档案工作。”周宪文说。
多年来，资料室建立健全了归档、保管、利用、保密、安全保护、借阅等制度，制定了文件材料归档范围和档案保管期限表、工程档案整理规则等；根据城乡规划档案管理实际，自主开发了一套档案管理信息系统，并加快档案数字化步伐，优化档案查阅利用流程，大大提高档案查阅速度和准确度；按“办公、库房、阅档”三分开的原则，设立了办公室、档案整理室、阅档室、库房等，配备了现代化的档案管理设备。
在档案资源建设方面，资料室狠抓基础业务培训，使每位专兼职档案员都熟练掌握收集、分类、立卷、归档的技术标准，自觉遵守档案管理规定；全力做好各类规划建设项目档案的整理保管工作，每年都专门印发档案接收通知，并组织档案员到各处室、各分局指导档案工作；在办公条件紧张的情况下，仍然增加了库房面积；对不定期移交的档案进行耐心、细致的检查和审核，一旦发现移交的档案资料不完整、不规范或情况、数目不清等问题，立即沟通协调相关部门并退回重新整理。
助力城市发展以提供优质服务为先
周宪文说：“我们做好档案工作的目的除了要留存城市记忆外，还要充分发挥好这些档案的重要价值，为城市建设发展服好务。”在开展档案利用服务过程中，资料室要求每名工作人员，一方面要为每位查阅者提供优质服务，热心接待、耐心解答、细心查阅，做到进门有笑脸、问询有应答、出门有送语；另一方面则要坚持实行查档服务受理“无推诿”，只要在受理职责范围内，就必须给予及时办理，不得以任何借口推诿、拒绝、搪塞办事群众。也就是说，资料室不但要“门好进、脸好看”，而且要事好办。
为了让查档者带着“希望”而来、带着“满意”而归，资料室还开通了来函服务、电话预约服务、工作日延时服务等，并安排专人随时了解利用者的需求，搜集意见建议，真正把服务做到群众的心坎上。目前，资料室的查阅服务工作做到了“三无”，即服务事项“无积压”、服务内容“无差错”、服务质量“无投诉”。除了窗口服务，门户网站也发挥了便捷查档的重要作用，可查阅的档案信息涵盖了建设工程设计方案、建设项目选址意见书、建设用地许可证、建设工程规划许可证、规划编制和政务公开文件等，每年的公众点击量都达到万余人次。
提到档案查阅利用，周宪文彻底打开了“话匣子”。他如数家珍般地举出了许多事例。比如，近年来，城乡规划档案为行政主管部门核发“两证一书”2千多项、审批建设用地总面积约6万平方米提供了重要依据，为规划好空港经济带、哈工大机器人等重点产业项目和招商引资项目提供了有效的信息支撑；城乡规划档案作为规划基础设施建设的依据，在改造主城区供水、排水、电力、供热、燃气、通讯老旧管网，规划骨干道路、地铁项目等工作中作用显著；在维护改善城市面貌工作中，城乡规划档案为规划部门执法检查、持续加大违法建设监管惩治力度等提供保障，为处理各类非法建设行为、拆除违法建设项目等提供了大量的有力“证据”。另外，城乡规划档案在应对城市突发公共事件中的作用也十分重要，比如，2015年哈尔滨市道外区太古道街一个仓库发生大火，由于对整个仓库楼体的平面结构不了解，导致救火进程缓慢，或将导致人民生命财产安全遭受更大损失。危急时刻，市政府救火指挥部下达命令——紧急调取仓库楼体档案。接到指令后，资料室组织档案人员于当天凌晨加班查档。最终，市政府救火指挥部利用资料室提供的仓库楼体档案信息，采取了强有力的措施及时灭火，避免了火灾损失的进一步扩大。
每次想到城乡规划档案所发挥的重要作用，周宪文和资料室的工作人员都油然而生出一种自豪感、一种责任感。带着这样的自豪感和责任感，他们一再表示将奋力前行，让全市的城乡规划档案工作再上新台阶！
原载于《中国档案报》2018年2月8日 总第3179期 第一版 | 