目前，英国邮政服务公司的档案工作由英国邮政博物馆和档案馆负责，此前，是由英国皇家邮政集团、英国邮政服务运营商这两家不久前完成私有化改革的公司负责的。2015年6月，英国邮政博物馆和档案馆更名为邮政博物馆。2017年春天，博物馆（档案馆）新址已开门迎客，成为伦敦最新的地标景点之一。
邮政档案管理模式的演变
英国邮政系统档案管理采取信托模式的历史可以追溯至20世纪90年代，当时，国家邮政办公室是一家深陷财务混乱局面的国有集团。集团档案管理由公司秘书办公室下设的一个小部门负责，邮政档案作为政府文件，遵照英国公共档案法案对其进行选择、保存、编目及利用。
2001年，英国工党责令将邮政服务集团转制，成立了“运递者”公共有限责任公司，英国政府持有其全部股份，公司主要开展3项业务，即皇家邮件信件服务、邮政办公室柜台服务、邮政大包裹服务。正是在这个时期，信托模式开始发展并引起关注。需要说明的是，“运递者”公司产生的仍是公共文件，此时英国皇家邮政集团和邮政办公室各分支已经分离，皇家邮政集团完成了私有化并不再产生公共档案。
21世纪初，到了必须做出改变的时候。“运递者”公共有限公司的财务状况陷入持续危机，这是一个重要诱因。作为一家公共有限公司，不太可能向外部求援，维护自身的档案和博物等文化遗产，加上工作表现不佳、项目冗余、停止招聘专业人员等问题严重影响了遗产服务的开展，大量馆藏可能因此陷入极端险境。
在综合考量多种方案之后，一家慈善信托机构成立了。2004年春天，档案和博物工作人员转入信托机构任职，不久后，英国邮政博物馆和档案馆诞生了。值得注意的是，公司档案的所有权并未随之转移，所产生文件材料属于国家公共文件的法定地位并没有变；部分档案的所有权是混合所有制，一些是王室拥有的，另一些归皇家邮政公司所有。档案所有权未随之转移也符合双方的意愿，出于不破坏文件“连续性原则”，英国邮政博物馆和档案馆并不想拥有这些档案文件的所有权，而皇家邮政公司也不想放弃对这部分档案的所有权。双方并未签订长期管理协议，而是采取预付费、半年一签服务合同的方式进行合作。
慈善信托管理模式的风险和机遇
我们10多年的管理实践表明，通过慈善信托方式管理档案存在一定风险和机遇。风险之一是，在档案馆和博物馆合并后，档案馆藏面临着被归入博物馆文物范畴且丧失独立地位的可能。实际上，档案馆在合并后的机构中扮演着重要角色，创造的价值比人们普遍认为的要大得多。另一个风险是，机构独立会导致来自原有集团支持网络的中断。慈善信托单独拥有的资源相对有限，无法与母公司拥有的巨大资源相匹敌，如果是在独立前，一旦发生问题，母公司会想尽办法化解危机。另外，如果将档案业务外包，母公司则有可能忘记档案部门的存在，档案部门若无法及时提供母公司所需档案，自然也无法获得其相应的帮助。随着时间的推移，未来产生档案的连续性可能受到影响，档案资源无法利用也将导致服务信用缺失。但风险和机遇往往具有两面性，独立的同时也能带来自由。最大的自由体现在，信托机构在花钱和行事时不必考虑母公司管理团队的政策、采购程序、等级制度等。另外，在提供员工服务、招聘专业管理人员、减少人员冗余等方面拥有很大自由度。还有，在资金募集增收方面，信托机构可以全权代表档案馆的利益，不受母公司的掣肘，在充分考虑档案馆实际需求的基础上建设新馆就是一个最佳例证。
我们的信托机构还建立了一个独立的、慈善性的贸易公司——邮政遗产服务有限公司。针对档案和文件管理开设付费服务，公司从多渠道创收，而这比收入将捐给慈善信托机构。通过邮政遗产服务有限公司的运营，信托机构能做许多过去想做而不能做的事，慈善机构还不会被卷入商业活动所带来的风险之中。另外，可以为董事会招聘非行政领导，从而加强可用人才的力量。影响邮政遗产服务有限公司创收的多寡在于是否能够从档案馆藏中挖掘有效知识财产，显然，这些隐性的知识资产并不是唾手可得的。公司还开发制作电影DVD、撰写销售书籍、销售邮政产品等，在过去10年里，公司为信托机构带来了几十万英镑的收益。
我们意识到，脱离母公司后可能面临诸多风险，因此，必须大力开展有关遗产方面的内部宣传。比如，信托机构可以通过举办一些受众广泛的展览等“开门”活动，借机将母公司作为资方成功管理档案的形象和远见卓识宣传出去。对内明确慈善信托机构的地位意味着：公司能够降低业务成本并从外部获取更多资金；当母公司出现档案文献遗产管理需求时，信托机构是其不二选择。我们与母公司签订合同，保障多劳多得，如在一些特殊的建设项目中，我们可能会在员工离开后负责档案收尾工作等。我们还要在更广泛意义上参与公司内部股东事务，采取行动将政府有关部门拉入我们的“朋友圈”，以便在企业私有化改革到来时为公司争取到最积极的结果。对外，我们高调行事，直接或间接地为募捐活动争取更多支持，增加机构的曝光度，还能充分利用信托机构的“自由度”，直接对接新闻媒体，不单纯依靠母公司的新闻办公室来做宣传。从公司的利益出发，我们可以结合媒体的兴趣点，而不仅是坚持公司的既定套路做推广和宣传。最终，通过积极表现，我们可以获得更多合作机会。
一些经验和教训
过去10多年的管理实践表明，我们信托管理服务的运营模式是奏效的。母公司作为资方为信托机构设定了每年目标，我们定期向资方报告工作情况，与母公司保持密切联系，从而降低被孤立的风险。英国有关法规明确，英国邮政办公室和皇家邮政公司可以将其档案遗产的维护交由信托机构负责，依托我们在“档案市场”中占据的有利地位，协助他们进行文件管理和信息治理。
我们都清楚，无论对于慈善信托还是遗产服务公司，拥有一个经验丰富且尽职尽责的受托人或董事有多重要。受托人有明确义务单独代表慈善机构的最佳利益，确保档案作为一项国家资产进行保护和管理。从慈善委员会的需求和公共利益出发，他们鼓励信托机构不仅局限于与母公司签订的合同条款，还要通过努力促进更广泛的档案利用，充分发挥档案的作用。另外，受托人要确保档案工作与博物馆服务管理同步推进、独立运营。
信托机构除了通过多种渠道创收，最重要的职责是保管好总长2.5英里、超过400年历史的档案。作为“伦敦首都计划”的一部分，我们努力促成了一项档案馆的长期合作项目。在英国遗产彩票基金会的支持下，签署了一份有效期至2040年的合约，这意味着档案馆将持续获得定额的财政资金保障。当然，我们也不能骄傲自满，仍要努力作出突出业绩，创收增效，继续保持迄今为止的领先地位。
结合10年多的经验，我们建议，新成立的信托机构要与母公司始终保持良好关系，不要孤注一掷并始终保持孑然一身；充分利用母公司提供的便利条件的同时，远离各种束缚，主动行使权力；在留住内部优秀员工的同时不断招贤纳士；最重要的是，随时准备好遭遇挫折，迎难而上。 杨太阳 编译
（作者分别为英国邮政博物馆馆长及档案和文件管理部主管）
原载于《中国档案报》2018年2月12日 总第3181期 第三版 | 