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鼠标轻点处 兰台建新功

——山东省公安厅推进档案信息化建设侧记

作者:实习记者 郑艳方

来源:中国档案报

2018-03-30 星期五

    在山东省公安厅档案馆采访时,记者遇到两位厅机关工作人员前来查阅基建档案,档案馆工作人员利用档案管理系统,不到两分钟就找到了他们所需的档案,准确又高效。

    面对记者的赞叹,馆长李连恩表示,欲善其事,先利其器,如果没有现代化的技术手段,尤其是近年来全省公安档案信息化建设取得的丰硕成果,无论主观上再怎么想提高工作效率、优化服务质量,也办不到。全省公安档案信息化建设成果是根基,没有它,“全心全意为利用者服务”“为公安工作提供高效率、精准化的信息支持”只能沦为一纸空谈。

信息化建设有序有绩

    近年来,公安工作的发展对档案数字化存储、信息化管理、网络化利用的需要越来越迫切,传统的“收时数得清、平时管得严、用时找得到”的工作理念已经无法满足新时代公安工作的新需要,因此,大力推进档案信息化建设被提上议事日程。省公安厅领导认识到,信息化建设是公安档案工作适应新时代发展的必由之路,是强化档案安全保管能力、提升档案利用服务水平的基础性工作。为推进全省公安档案信息化建设,省公安厅档案馆采取了一系列有力举措。

    2014年年初,中办、国办印发《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的意见》,省公安厅档案馆结合全省公安档案工作实际,在广泛征求意见和多次修改完善的基础上,制定下发了专门文件。文件要求,2020年年底前,各市、县级公安机关完成本单位馆藏全部重要文书、重要专业及其他种类档案的数字化工作,派出所完成户籍档案和重要业务档案的数字化工作,把传统档案馆(室)建成数字档案馆(室)。文件出台后,各级单位迅速行动,截至目前,各市、县级公安机关已分别完成2180万、5120万页档案的数字化加工任务。

    为进一步推进档案信息化建设,2014年9月,省公安厅印发了《关于加快推进公安档案信息化建设的意见》(以下简称《意见》),提出了全省2014年至2016年公安档案信息化建设目标,明确了建设任务和工作进度,统一了建设标准和规范要求。省公安厅档案馆及时跟进,加强指导督促,截至目前,全省各级公安机关(含派出所)已经基本完成档案管理系统建设安装任务。李连恩介绍,档案管理系统研发完成后,先在厅机关进行了试用,各部门都反馈说系统大大提升了文件材料归档质量和效率,“因此在制定《意见》时,我们提出的在全省安装档案管理系统的建议获得了厅领导的认可,写入了《意见》”。为确保全省公安档案人员会用、愿用、善用档案管理系统,省公安厅档案馆编写了档案管理系统设置规范和档案录入规范,在下发至各地市的同时上传至公安档案工作网,指导各地应用档案管理系统。

    近年来,山东省公安厅档案馆每年接收进馆各类档案1.2万余卷(件),数字化建设任务重、时间紧,为此,档案馆积极争取到180万元专款,用于纸质档案数字化工作。2016年6月,纸质档案数字化处理项目圆满完成,共处理纸质档案600万页。档案馆还安排专人,对电子档案进行整理并打印目录,将其全部挂接至档案馆局域网,实现了在线查阅、浏览、打印功能。下一步,档案馆将在征求各部门意见的基础上,把利用率高、不涉密的部分档案挂接至公安网档案管理系统,进一步方便各部门查阅利用。

信息化成果惠及群众

    说起公安档案信息化建设给公安档案保管利用等业务工作带来的显著变化,李连恩特别指出,档案信息化建设成果的推广和应用给基层派出所的业务工作带来了明显改变。他说,基层派出所和老百姓打交道最多,是公安部门直接面向群众的窗口、直接为群众提供服务的机构,公安档案信息化建设水平提高了,群众来派出所办事就更方便了,这样既节约了群众办事的时间,也更充分、更及时地为他们的生活提供了各种帮助。所以说,群众是公安档案信息化建设成果的最大受益者。

    他向记者讲述了青岛市公安局市南分局中山路派出所档案信息化建设的事例。中山路派出所位于青岛市中山路106号,地处市中心最繁华的路段,由于客观条件所限,办公用房非常紧张,档案库房仅占半地下室的狭小一隅,不仅不符合档案安全保管要求,也给档案查询利用工作带来诸多不便。群众在办理出国、购房、升学、就业等事项时,都需要查找户籍档案,这类档案是基层派出所利用率最高的档案,也是与群众切身利益关系最密切的档案。在大力推进档案信息化建设之前,在中山路这类基层派出所,户籍档案查询检索方式还停留在单机应用阶段,如果是年代久远的档案,档案工作者还要到库房翻阅纸质目录,逐卷查找。以前,查找一份户籍卡通常需要一到两个工作日,办事群众至少要往返两趟才能拿到查询结果,有时甚至要等更长时间。

    为提高档案管理工作效率和利用服务水平,2014年3月,省公安厅与国内知名档案软件开发公司合作,依据公安档案工作有关规范和标准,紧密结合本省公安档案管理实际,研发完成了网络版公安档案管理软件并成功上线运行。对软件在使用过程中出现的一些问题和不足,省公安厅档案馆与软件公司技术人员反复分析研究,进行了10余次升级完善。为确保这一软件能够适应基层派出所的业务需要,档案馆技术人员两赴青岛,指导中山路派出所远程试用档案软件,对派出所档案员在试用过程中提出的意见和建议,及时与软件公司技术人员进行沟通,并对软件功能进行改进和优化。

    中山路派出所应用网络版公安档案管理软件后,实现了公安档案查询从单机版到网络化的飞跃,不仅查询质量更有保证,而且大幅提高了查询效率,节约了利用者的时间,受到群众和各界服务对象的充分肯定,户籍档案查询利用率明显上升。

    李连恩说,党的十九大提出“加强和创新社会治理”的新要求和“打造共建共治共享的社会治理格局”的新理念,对公安工作提出了新要求。从2014年初中办、国办印发《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的意见》以来,省公安厅档案信息化建设一步一个脚印,顺势而为,应需而生,有序推进,档案信息化建设取得的成果直接体现在为公安中心工作的服务中,体现在加强和创新社会治理的实践中。但档案信息化建设不可能毕其功于一役,为公安事业发展、社会治理、和谐社会建设服务永远在路上。下一步,公安厅档案馆将继续研究将档案管理系统升级至“警务云”的方案,通过集中统一管理,发挥档案大数据的作用,为侦查破案等公安业务工作提供更有力的支持。

    原载于《中国档案报》2018年3月29日 总第3199期 第一版

 
 
责任编辑:王亚楠
 
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