随着信息技术的发展和档案信息化建设的不断深入，电子文件逐步替代纸质文件成为重要的信息资源。然而，电子文件本身具有易更改性，并面临着载体损坏、系统升级等问题，如不及时正确应对，将造成电子文件以不可逆转方式消失的后果。具有永久保存价值的电子文件作为社会记忆和人类核心战略资源，必须被长期保存。
北京市档案馆自开展馆藏档案数字化战略以来，馆藏档案数字资源不断丰富。截至目前，北京市档案馆纸质文书数字化副本共17个档案门类、582个全宗、183万卷、7338万页；照片数字化副本共4个全宗、133万卷、47万张；机读目录共1476万条。档案数字资源自“十五”末的2TB、“十一五”末的20TB迅速增长到“十二五”末的300TB。随着档案数字化及电子档案移交接收工作的深入推进，馆藏档案数字资源将更加丰富。
北京市档案馆在电子档案长期保存过程中面临的挑战主要包括：电子文件管理缺少法律法规保障；电子文件存储载体脆弱，容易受高温、高湿、灰尘、电磁干扰等环境的影响，从而造成信息丢失；软硬件技术更新和设备老化容易造成电子文件不可读取；火灾、雷电、计算机病毒、黑客攻击等因素带来的信息安全问题;标准化建设相对落后，为异构数据平台的数据共享和数据交换埋下了隐患；电子文件凭证性保障问题；电子文件类型多样性导致的难以管理问题等。
近年来，北京市制发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》，起草了《北京市电子档案移交与接收办法》《北京市档案馆档案数字资源管理办法》《北京市档案馆目录数据库规范》《北京市电子档案元数据规范》等文件。这5个文件相互衔接，从电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案在档案馆内部的管理3个环节入手，对业务流程、电子文件的存储格式和元数据结构进行规范，并明晰了档案室与档案馆以及档案馆各处室在电子档案长期保存中的职责，形成完整的管理链条。
其中，在选择电子文件长期保存的格式时，我们为文书类、照片类、录音类、录像类等常用电子文件类型选择了适于长期保存的几种文档格式，以保证电子文件的真实性和长期可用性。在元数据结构定义方面，我们要求在电子文件管理的各个阶段，有关元数据应得到正确、原始、安全的记录和保存，以证明电子文件的真实性和凭证价值，确保电子文件的长期保存，方便电子文件的查询和利用。在职责定义方面，我们规定电子文件形成者、管理者、长期保存者及信息技术部门等相关参与者要积极主动承担相应的责任。
目前，“双套制”保存的方式已不适合电子文件特殊性要求，且增加了管理成本，降低了工作效率。北京市通过政策规定和北京数字档案馆系统建设应用的方式推行电子文件“单套制”形成与流转，从而保证电子文件的完整、可靠和可信，使之成为机构业务活动的原始凭证和信息时代传承历史文化的主流载体，为将来推动“单套制”运行营造良好环境。
我们成立了数字资源管理处，专职负责北京市档案馆档案数字资源存储、共享等相关制度标准的制定，开展档案数字资源的长期保存、数据挖掘和共享利用工作，进一步理顺了职责定位，减少了职能交叉，提高了工作效率和科学化水平。下一步准备成立北京市档案馆档案数字资源管理领导小组，主要负责北京市档案馆档案数字资源管理工作的领导决策、统筹协调、整体推进。
电子文件的长期保存需要一支由专业、管理和技术等方面人员组成的复合型管理团队。北京市积极开展档案信息化方面的培训，提升档案部门从业人员的计算机知识和电子档案管理业务水平；支持和鼓励人员参与课题研究；实施档案人才“131”工程，在档案信息化建设等7个专业领域选拔人才，建立北京市档案专业人才库；尊重人才成长规律，以事业汇集人才、以实践造就人才、以机制激励人才，努力打造一支结构合理、勇于创新的人才队伍。
北京市档案馆综合多项措施，对电子档案长期保存的软硬件基础环境进行规划和建设。机房建设方面，符合《电子信息系统机房设计规范》B级机房标准，为电子档案保管创造良好的载体保护环境。在网络层面，进行了分网管理，根据业务需要将系统、数据分别部署在因特网、政务外网和专网，并全部部署了防火墙、防病毒、漏洞扫描、安全审计等各类安全设施，确保网络安全。存储方面，整合各类档案数字资源，形成统一的云存储管理平台。在应用层面，采用了系统管理员、安全管理员和安全审计员“三员分立”的权限管理机制，确保权限安全。在安全保障方面，达到信息系统等级保护3级要求。
信息安全是档案工作的生命线，备份工作又是信息安全的最后一道关卡。北京市档案馆目前已建立起异质备份和数字资源多套多地备份相结合的档案备份策略。其中，异质备份包括两个方面，一是传统纸质档案和模拟音视频档案的数字化，二是重要电子档案的缩微化。数字资源的多套多地备份方面，已建立起以本地备份为基础、以同城备份为重点保障、以异地备份为重要补充的3级备份体系。
电子档案身份证，即通过特定的计算方法将电子档案的核心构成要素进行特征抽取而形成的一个具有语义属性的凭证代码，是电子档案的唯一标识，并能验证电子档案真实、完整、可用、安全和唯一身份的证件。目前，电子档案身份证技术已经嵌入北京数字档案馆系统中。在将电子档案从移交单位正式接收进数字档案馆时，即为每份电子档案生成电子档案身份证，并将电子档案身份证保存在电子档案身份证库中。当需要验证电子档案的原始性时，即可使用其对应的电子档案身份证进行验证，从而保障电子档案身份证的可靠性、权威性。
为确保档案数字资源在得到安全保管和长久保存的同时提高其利用效率，在北京数字档案馆系统设计建设中，在综合考虑网络划分和应用系统部署的情况下，对档案数字资源进行了分库管理设计，将档案数字资源分为长期保存库、利用库和管理库，并进行隔离，使管理更加清晰、存储更加安全。
为确保电子文件的真实、完整、可用和安全，我们在北京数字档案馆系统中嵌入了电子文件四性检查工具，可以在电子文件归档、移交、保管等重要阶段对电子文件的准确性、完整性、可用性和安全性进行检查。
为了统筹推进全市档案信息化建设，特别是为促进电子文件的归档与移交接收，提高全市电子文件管理总体水平，我们采用集约化的建设模式，建设了满足市区两级档案馆、档案移交单位对档案数字资源管理服务需求的区域性数字档案馆。目前，北京数字档案馆项目正式通过竣工验收，进入全面试运行。北京市档案馆主体业务已全面使用数字档案馆系统进行办理，6家试点单位结合实际工作对系统进行了重点试用。今年，我们将在已有6家试点单位的基础上进一步在全市推广部署北京数字档案馆系统。
电子档案的长期保管问题研究是一项长期性的综合研究，是随着技术的进步不断发展的。目前，大数据、云计算、区块链、OFD标准等新技术在电子档案管理及长期保存中的应用正成为新的研究热点。对于电子文件的管理，必须解决好它的保真、保密、保存、保读取等难题，需要从全局角度出发，探寻电子文件长期保存方案的最佳实践，努力将电子文件管理水平推向新的高峰。
原载于《中国档案报》2018年4月26日 总第3211期 第三版 | 