商业档案在哪能被找到，最显而易见的答案是在企业内部，多数大型国有或跨国企业设有内部商业档案馆。如汇丰银行集团在法国、美国、英国、中国香港等地设有档案办事机构。据英国国家档案馆的估算，20%的全球行业分类系统（FTSE）中列出的公司，及一些小公司都采取雇佣档案员进行内部档案管理方式，这个历史可以追溯到1930年，英格兰银行任命了一名档案管理员，直到20世纪70年代，美国的一些主要集团企业才意识到档案对于知识产权和市场竞争的价值，并开始普及这一做法。内部商业档案管理的主要好处是，公司将自己的信息资产交给对公司有深度了解的档案人员进行有效管理。
尽管如此，在当前的经济环境下，内部管理仍是商业档案的最佳归宿吗？如果将档案安置他所是否会带来更大效益？实际上，可供商业档案选择的模式很多且各有利弊。在英国，主要采取以下6种模式进行商业档案管理。
慈善信托。现如今，英国许多地方政府（包括博物馆）的档案服务都被独立信托替代了，这个趋势还在加剧，这样做是为了避免资金削减、公司倒闭所引发的档案封存和损失。一些家族企业建立信托机构，家族成员的参与成为关键因素，因为没有一个人愿将家族遗产置于危难之中。采取信托模式管理档案，可以站在企业发展的更高角度来决策，在面对新机遇时，自由地决断在英国信托机构申请巨额资金是合法的，无论是代表企业整体还是单独申请。另外，母公司是信托的主要出资方，信托机构要与母公司维持良好关系，确保档案被及时移交，不发生“档案冻结”。任命具备“金融头脑”的受托人（保管人）同样很关键。
专业仓储。专业仓储一般是具有教育和文化性质的非营利性私人机构，致力于保护本地历史，其中包括当地企业史，美国明尼苏达州历史学会是一个例子。仓储可能关注于某一特定行业，如一些大学保存特殊的政治档案。因此，有的公司会考虑把与自己馆藏类似的档案保存机构作为一个合适的保管场所。
地区性和全国性的商业档案馆。在北欧，建立地区性和全国性商业档案馆是一个强大的传统。丹麦、芬兰、瑞典和法国等均开展国内商业档案服务。德国通常与当地企业和商业联合会合作，由基金会开展地区级的档案服务。他们提供大范围的服务，不仅限于编目和存储，还有调查、展陈、受委托开展历史研究等。
高校。在全世界各地的大学里都有商业档案馆，但是各自的职责却大不相同。比如英国格拉斯哥大学和澳大利亚国家大学的诺埃尔·布特林档案中心将开展商业档案收集视为基本职责所在。联合开展档案工作也是可行的，如英国最大跨国零售集团玛莎百货与利兹大学合作，将玛莎百货在伦敦的档案迁到利兹大学内妥善保管。利兹大学将这些档案的利用融入教学大纲，通过2014年启用的“大规模在线开放课程”系统，学校师生可以直接使用这些档案资源。
值得一提的是，英国钢铁档案项目是针对特大型且专业档案馆藏的一种创新性管理方式。这些钢铁档案保存在赛德档案馆，这是一个公共保管场所，并不在大学内，但这部分档案的著录工作是与当地大学联合进行的，通过这个合作项目可以募集到必要资金，当地大学提供系统性支持和管理技术，并通过安排讲座和工作坊来提高公众的档案意识。赛德大学主持该项目的一位教授将档案部门和大学间的合作称为“一种保管商业档案的全新模式”。
博物馆。博物馆保护遗产并提供信息服务所产生的协同效应使博物馆成为档案保管潜在的“家”。但是，管理模式不同会导致整理工作差异巨大。一些国家级博物馆会主动收集与其保管文物相关的企业档案，如英国国家铁路博物馆和英国一些大型城市的工业博物馆等。从研究角度说，同时保管文物和档案会带来明显的协同效应。但弊端是，在档案管理方面仅遵照博物馆的标准开展。
公共档案馆。大多数地方档案公共服务机构都会保存一些特定的商业档案，特别是那些已经停业企业的档案，还有一些档案服务机构积极开展当地商业企业调查并鼓励寄存档案。一些公共档案机构要求捐赠档案而不是寄存。企业也许并不乐意这样做，但即使企业不放弃对所属档案的所有权也可能会导致馆藏不完整，如有些涉及敏感信息的档案或现行文件都是分开管理的。一般来说，企业档案馆藏对于公共档案馆来讲太大了，所以公共档案馆在接收企业档案时会作出特定限制。有时公共档案馆会不征求企业意见便对其档案进行鉴定并剔除部分内容。公共档案馆对企业档案编目也是非优先处理的，除非有资金的投入。
值得明确的是，没有一项万全的方案是适合所有机构的。如果试图将馆藏档案转移至企业外部管理，那么必须考虑所有可选方式的优点和缺点。对于小型企业来说，选择外包或是以上任何模式进行档案管理都是符合成本效益的，因为小企业的馆藏量不大，不需要去匹配固定的档案人员或开辟单独保管设施。在采取行动时，外部的保管机构比企业内部管理拥有更多自由度和灵活度，特别是在信托管理模式下，能够增加资金流，为研究者利用档案提供更多便利。外部寄存会促进企业档案利用，有助于公司履行社会责任，在美国还有相应的减税政策鼓励企业开展档案寄存。
在确定采取外包模式管理档案后，最重要的是保持档案工作的长期可持续性，因此需要拟定一个严谨的书面法律协议来保障，协议不仅要包括移交、寄存档案的条款，托管双方还要明确期望达到的目标。
（作者系档案和文件咨询顾问、利物浦大学博士） 杨太阳 编译
原载于《中国档案报》2018年5月14日 总第3219期 第三版 | 