近年来，四川省达州市委、市政府高度重视档案工作，把档案事业纳入全市经济社会发展规划，列入重要议事日程，统筹推动解决大量涉及档案发展的实际问题，全市档案工作取得显著成效。截至2017年底，全市各级综合档案馆保存档案94.1万余卷、180.9万件，照片档案3.6万册，其中国家重点档案6.6万卷、204件。2017年全市各级档案馆查阅利用档案12.6万卷、7.5万件。全市档案馆库建设步伐加快，市档案馆新馆和万源、渠县、大竹档案新馆相继建成投用，开江、宣汉、通川档案新馆开工建设。全市档案资料“收、管、用”工作有序推进，市级机关企事业单位档案由原单位保管满20年后，再移交市档案馆集中统一保管；县（市、区）级机关企事业单位及乡镇档案由原单位保管满10年后，再移交县（市、区）档案馆集中统一保管。
影响档案事业发展的因素
从市级层面看，设备陈旧、管理松散、运行成本高等问题突出。目前，市级各部门（单位）均设立了档案室，但仅有45家单位对档案室进行规范化管理等级认定，一些部门（单位）档案管理设施陈旧老化，安全措施没有落实，八防设备没有配套；有的单位受到办公条件限制，没有建立专门的综合档案室；档案工作人员未经专业培训，业务不专、工作不熟，全市具有档案专业技术职务的人员还不到20%。
从县（市、区）层面看，重视程度不够、业务能力不足、执法检查乏力等问题突出。部分县（市、区）对档案工作重视程度不够，人力、物力、财力投入相对不足，深化档案管理工作改革推进乏力。部分地方多年未组织档案业务技能培训，也很少对乡（镇、街道）进行业务指导，造成绝大部分档案管理人员对归档范围、整理标准、保管要求等不熟悉。部分县（市、区）开展档案执法检查不严格，对检查发现的问题未进行反馈落实和责令整改。个别地方档案工作处于无人管理状态，档案管理失之于宽、失之于软。
从乡镇（街道）、村（社区）层面看，条件落后、管理混乱问题突出。基层大部分档案室未配齐档案室所需设施设备，不同程度地堆放着各种杂物。部分乡（镇、街道）档案多年未进行整理和移交，档案资料处于散存状态。大部分村（社区）干部缺乏档案意识，对档案的收集、整理、保管和利用茫然不知。
推行集约化管理 提升全市档案工作水平
针对全市档案工作的现状，笔者认为，解决当前达州档案管理困境的有效途径是推行档案集约化管理。
档案集约化管理就是把各部门各单位档案集中到各级国家综合档案馆进行统一整理、保管和利用，减少运行成本，实现档案资源优化配置和档案信息共享共用，方便社会和民众查阅利用。“集”就是指集中，集合人力、物力、财力、管理等生产要素，对档案进行统一整理、保管和利用；“约”是指在集中统一配置生产要素过程中，以节俭、约束、高效为价值取向，优化资源配置，从而达到降低成本、实现高效管理，进而使各部门和单位减少投入。
实行档案集约化管理，就是改革传统管理模式，变分散管理为集中管理，充分运用现代信息技术、网络技术，突破行业、部门、单位行政隶属关系的限制，建立起档案资源集中统一管理新模式，真正实现机关档案资源国家所有、社会共享。通过建立以档案管理部门为主导、部门（单位）参与的管理模式，将各部门（单位）档案整理、管理工作，通过引导第三方企业参与档案集中整理，统一移交综合档案馆保管，构建主管主建、协同配合、广泛参与的新机制。
通过档案集约化管理，有利于提升档案规范化管理、优化档案资源配置，实现信息共享共用，提高管理质量和利用水平。一是降低管理成本。实行档案集约化管理，在保障各级综合档案馆高效运行的基础上，大大节约人、财、物，档案装具和档案管理软件等基础设施一家解决，全市享用，实现高效利用。二是汇聚档案资源。各单位的档案通过集中整理，可以及时完整移交到档案馆，为丰富馆藏结构打下基础，减少档案资源流失。三是提高管理水平。可以充分发挥市、县档案馆人才优势和技术优势，加强业务监管，推进档案工作规范化、科学化管理。四是实现高效利用。档案资源集中统一管理，可以使档案资源得到深层次开发，提高各单位对档案资源的整体利用水平。同时，突破本部门和本单位局限，实现优势互补，在“服务社会、融入经济、辅助决策”等方面发挥重要作用。五是破解人员频繁变动难题。实行档案集约化管理后，由档案部门专业人员负责档案的整理、保管和提供利用，档案分散管理变为规范集中管理，解决了长期存在的各部门在档案整理中因人员变动频繁、行业标准掌握不准造成的困局。
实现档案集约化管理的工作路径
积极推行档案集中整理。按照“精简、效能、统一”的原则，市、县各部门各单位按照相关规定标准和自愿原则，每年定期将上年度所形成的文字、图表、声像、实物等文件材料移交同级档案馆，在档案部门的指导下，按照国家标准，通过购买社会服务的方式对档案进行集中整理和数字化，整理后及时移交至各级综合档案馆。
大力推行档案集中管理。照“集中统一、高效规范”的原则，优化整合档案资源，调整人力物力财力投入，降低各部门（单位）的档案管理成本，实现由粗放管理到精准管理的质变，整体提升全市档案管理水平。各部门（单位）档案整理和数字化后，按相关规定移交同级档案馆集中管理；对各部门（单位）现有档案，按相关规定分期分批移交同级档案馆；优化部门（单位）档案资源，逐步整合或取消部门（单位）档案室和专业档案馆。
推进档案查阅利用信息化。按照“存量档案数字化、增量档案电子化”的要求，切实抓好数字档案馆（室）建设，加快推进档案馆馆藏存量档案数字化进程，实现移交档案馆的档案全文数字化。逐步建立以各级档案馆为数据中心，以互联网和党政网为信息传输通道，以各部门（单位）和乡镇（街道）为使用终端的档案信息查阅平台，并依托档案信息查阅平台定期公布档案检索目录，提供异地跨馆查档服务，促进档案服务便民化、高效化。
大力推进“村档乡管”模式。进一步加强乡（镇）、村（社区）档案工作，大力推进基层档案工作规范化、标准化、制度化建设，着力抓好档案资源体系、利用体系和安全体系建设。加大对乡（镇）档案工作的财政投入，完善设备设施，不断夯实基础，强化档案安全保管，积极探索行之有效的管理办法，整合不具备保管条件或保管条件较差的乡镇（街道）站所和村（社区）档案室，推行“村档乡管”模式。
原载于《中国档案报》2018年11月22日 总第3300期 第三版 | 