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高站位 勇创新 助力湾区建设

——港珠澳大桥珠海连接线档案管理纪实

作者:丘美嫦

来源:中国档案报

2019-05-06 星期一

    港珠澳大桥珠海连接线是港珠澳大桥的重要组成部分,是港珠澳大桥主体工程接入国家高速公路网的唯一通道。项目全长13.41公里,于2018年10月24日与港珠澳大桥主体工程同步通车。

    珠海连接线里程虽短,但工期长、工序复杂、技术难度高,风险控制必须万无一失。关键控制性工程拱北隧道以海底隧道和城市地下隧道形式穿越拱北湾和全国第一大陆路口岸——拱北口岸,堪称“隧道施工技术博物馆”。该项目共有16个参建单位,涉及专业广泛,形成案卷体量大,尤其是拱北隧道所在合同段,仅3.89公里的建设里程就产生了近1800卷档案。如何科学规范管理为工程建设提供支撑,参建各方面临着重大挑战。

目标引领 主动施策

    在工程筹建阶段,珠海连接线管理中心(以下简称“管理中心”)便将努力争创“广东省重大建设项目档案金册奖”作为目标。最终,在各上级单位的帮助和参建各方的共同努力下,最终形成一套完整、准确、高质量的项目档案,并于近期顺利通过省档案局组织的专项验收,获评优秀等级,达到“广东省重大建设项目档案金册奖”申报条件。

    管理中心以目标为引领,按照工程阶段特点实施全过程管理。在筹建阶段,以建章立制和业务培训为主,夯实基础;在实施阶段,强调文件材料形成质量和进度控制;在交工阶段,按档案专项验收标准主抓项目档案编制质量。在项目档案管理全过程中,体系健全,措施扎实,切实保证了项目档案工作的顺利完成。

超前介入 夯实基础

    为确保档案的齐全完整及规范,管理中心将档案工作超前介入到项目筹划阶段,档案人员主动掌握项目建设情况,及时跟踪和引导参建单位开展工作,为规范档案管理提供强力保障。

    管理中心通过建章立制,统一档案管理标准。他们在招标文件及合同中明确档案管理及竣工文件编制总体要求;还结合项目实际情况,相继制定《档案综合管理办法及实施细则》《档案工作考核奖励办法》等制度,规范了档案管理和收集整编标准,另外,制定了争创“金册奖”活动实施方案,充分调动参建各方的工作热情。

    管理中心档案工作始终坚持统一领导、分级管理原则,参建各方均建立以技术负责人为分管领导的档案工作体系,成立“档案工作领导小组”和“档案工作小组”,保证档案工作职责落实到人。在工程建设期间,参建各方档案管理人员基本无变动,对项目档案工作平稳推进起到了重要作用。

    同时,管理中心持续加强档案业务培训学习,在工程建设不同阶段多次邀请专家开展针对性培训,定期组织内部各参建单位之间的交流学习,及时规范档案工作,提升管理成效。

    管理中心坚持把档案工作纳入年度工作规划、纳入工地例会及司务会、纳入合同管理、纳入参建单位各项考核内容,强化档案工作在项目建设中的重要作用。他们采取竣工文件编制进度与计量支付挂钩的措施,未同步完成竣工文件编制的当月不予计量,促使参建各方档案建设与工程建设基本同步。

创新管理 严抓落实

    为避免错误及返工,管理中心严格落实上级单位制定的首件管理要求。对每一类划分好的竣工文件通过形成单位自检、监理单位复核、业主单位组织评审验收等方式,全面提升档案编制质量。

    管理中心将档案工作纳入月度工地综合大检查及季度专项考核评比之中。每季度对参建单位进行专项考核,结合月度检查整改情况,进行综合评比,实施奖惩,并要求评比获得先进的单位将奖金按一定比例发放到档案工作人员手中。奖惩制度的严格执行,有效提升了一线工作人员的积极性,大力提升了档案工作进度和质量。

    竣工图是项目营运管理中形成的重要档案,为提升竣工图编制质量,管理中心多措并举。一是要求各施工单位成立竣工图编制小组,监理单位成立竣工图审核小组;二是在施工过程中,严格按照施工进度及变更文件编制竣工图控制表;三是加大变更清理及设计协调工作力度,及时完善变更资料;四是在项目交工阶段,管理中心指定业主代表对竣工图进行抽查检验及工程量校核,减少图纸差错;五是由管理中心总工程师牵头组织参建单位进行全面交叉互检,对发现的问题及时进行修正和复查,确保竣工图真实反映现场施工情况,为项目运营、养护提供有效保障。

主动服务 助力建设

    在项目开工后一个月内,管理中心由监理单位组织业主、施工单位共同商讨,统一制订并下发各种施检用表标准及形成文件的排序,强调以范本规范引导收集整编工作,结合现场实际,及时修订完善相应用表。由于拱北隧道、前山河特大桥等采用新方案、新工艺的结构,无同类项目可参考,管理中心专门委托专业咨询单位完善质量验评标准并补充相应的施工、检验评定用表,为竣工文件的统一、规范管理打下良好的基础。

    项目征地拆迁采用由地方政府总包干模式,由珠海市珠海连接线项目征地拆迁领导小组办公室负责征拆档案的收集整编管理。虽然为地方包干模式,但为确保文件齐全有效,管理中心多次主动检查和协商档案工作,强调按相关要求分阶段进行及时移交,为项目日后审计提供有力保障。

    港珠澳大桥珠海连接线项目是业内技术含量较高、挑战性极大的公路工程建设项目。管理中心在高度重视科研管理工作的同时,特别强调对现场施工过程中各类文件及技术专家委员会形成的方案、评审意见的同步收集和归档,从而为科研的可行性提供有力的信息支撑,为技术方案的及时调整和优化提供依据,真正做到档案为科研服务,科研为工程助力。

    高速公路项目建设是一项资金投入巨大、参与单位众多、涉及面广泛的系统工程。项目档案管理贯穿高速公路项目建设的始终,是系统工程中重要的支撑。目前,管理中心项目档案已完成了阶段性工作,下一步将全力做好项目营运中各类档案的整理工作,推动档案工作再上新台阶,更好地为企业和社会服务。

    原载于《中国档案报》2019年5月2日 总第3367期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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