皮尔集团档案馆的创立及在企业中的角色
皮尔集团档案馆成立于2013年8月，为了扩大档案工作的知名度、提高档案意识，在集团内部采取了系列宣传措施。通过一系列成功的宣传活动，他们认为，任何企业档案馆如果想获得成功，其核心便是明确用户的需求并提供相关知识和服务，并充分展示档案工作的附加值。对于皮尔集团来说，最初建立一个企业档案馆是一项挑战，需要很大的投资。在这个过程中，档案馆要与集团雇员，尤其是管理层随时保持互动和积极联系，这是十分重要且势在必行的。
皮尔集团概况
皮尔集团是英国一家主营基础设施、交通运输、房地产投资的公司，经营领域多元，包括港口、机场、土地、休闲产业、媒体和酒店等。19世纪70年代，兰开夏郡（英格兰西北部之州）商人约翰·惠特克在当地创办了皮尔公司。惠特克参与对一些产能过剩的纺织厂厂址的重新规划，并收购了一些年代久远的纺织公司，其中之一是皮尔制造有限公司，这是一家1885年创立于曼彻斯特北部小镇伯里的工厂，棉纺厂的原主人是爵士罗伯特·皮尔（1788-1865，英国现代警察的创始人并担任过两届总理）的老父亲，罗伯特的父亲通过棉纺生产获取了大量财富。
当时，为了使皮尔棉纺有限公司盈利，大家做了很多努力，但在1975年，所有纺织生产都停止了，空的厂房被用作了工业用地。为此，1980年公司的名称改为皮尔控股有限公司，1981年根据英国公司法的规定登记在皮尔控股公共有限责任公司名下。多年来，皮尔公司变成一个投资主要产业的公司，通过在城镇的边缘扩展零售超市和公司收购，以及在海港和机场中获利，在这其中，公司也形成并累计了丰厚的历史档案遗产。1984年，他们收购了一家房地产公共有限责任公司；1993年，皮尔公司获得了曼彻斯特船运河的经营权和使用权，这是连接曼彻斯特内陆和大海的一条长为35英里的水道；2005年，皮尔公司成为利物浦港的运营者，这个港口的历史可以追溯到1715年。
皮尔集团档案馆的发展
意识到公司档案遗产的重要性，2013年，集团领导决定聘用一名专业档案工作者管理公司的历史馆藏，并负责对外宣传这些遗产。雇佣一个专业档案人员对于公司来说是项冒险，因为公司已经有工作人员和部门负责收集一些附属分支机构的历史档案材料。这个新的档案管理职位将统筹集团所有的遗产，并提高公司历史档案和内外部保管材料的利用水平，以此来支撑业务的发展。尽管档案馆的主要用户是公司雇员，这个档案管理工作人员也要接受来自公众的问询。这个岗位任期为12个月、设在战略计划部，向主管和经理同时汇报工作。由此可见，集团的战略前瞻性是设置这个岗位的前提，也表明他们除了要记录公司历史还要管理历史档案的决心。
皮尔集团档案馆通过筛选确定资源并开展研究的方式来支持集团业务的发展。档案馆的工作特色主要体现在以下两方面。一是在集团内部参与调查材料工作，所有档案人员都知道，挖掘材料成功与否，取决于与机构中那些知道潜在档案行踪的人保持积极联络。公司老员工对于自己经手的材料会格外关注或重点保存，档案人员与业务人员之间的这种信任关系是档案服务得以开展的前提。第二，公司还关注与公共机构档案人员建立联系，因为这些公共机构有可能保管着皮尔公司那些历史悠久的下属机构的档案。比如，曼彻斯特轮船运河公司、利物浦港口局等机构的档案在20世纪八九十年代都保存在当地政府和博物馆等档案服务机构中，这些档案对于公司业务开展都大有益处。与公司外部的档案保管机构建立联系，可以为馆藏档案信息共享、存储、利用提供新机会。
皮尔集团档案馆的宣传工作
在档案工作领域，宣传意味着劝导并说服那些有影响力和决策力的利益相关者，让他们知道为什么档案那么重要以及档案的附加值是什么。这项工作需要在各种活动中以不同方式传递和交流关键信息。对于商业档案馆来说，明确档案是什么很关键，尤其要宣传档案能发挥的作用并如何服务业务需要。公司高层和同事们对于档案工作的认识与档案工作者的认识大相径庭。皮尔集团内部就是这样，对于档案和档案工作的认识差异很大，大多数人觉得档案馆是存放那些半现行业务文件的地方，而档案人员就是收集那些老物件的人。
皮尔集团档案馆结合档案理论和实践，运用网络和线下出版、交谈、展示等方式开展宣传。对于集团来说，最受欢迎的活动是那些满足公司需要和迎合公司发展目标的活动。
品牌宣传
众所周知，借助档案进行宣传，可以增加公司在公众和内部员工中的品牌知名度。同样，品牌效应也是一种宣传商业档案的有效手段。皮尔集团由很多下属公司组成，一些公司在集团logo的基础上发展了自己的品牌标志。因此，皮尔集团档案馆请专人设计了包含档案元素的专属品牌logo。
除此之外，我们还提出一句口号——“为明天保存历史”，这指明了档案工作的重要性和目的，同时，这个口号之所以被选中，是因为它印证了皮尔集团的战略目标“决心、守成、坚持”。档案馆logo和口号确定后，被尽可能多地应用于各种活动，如内部报告、简报、信息通知、档案馆计划、官网等。通过档案馆品牌logo和口号的引入，档案工作在集团各部门中提高了“存在感”，同时强化了企业形象。
皮尔集团档案馆内网
通过公司内部网络可以交流传递信息、存储利用档案资源，我们充分借助集团内网宣传档案服务，介绍公司历史和大事记，并提供档案目录和内容查询。对于档案工作者来说，内网相当于一个“虚拟档案库”，可以掌握不同地方存储档案信息的情况。
皮尔公司内网是一个良好的信息渠道，档案馆的信息可以向更广泛的范围传递。400多名身处英国各地的员工都可以通过内网了解并利用档案馆藏。在公司内网上，档案馆页面分为3部分。“我们的历史”介绍了集团概况和一些分支公司的简短历史，展示公司历史是传播公司文化、提升公司价值、保持忠诚度、激励员工的重要途径之一。对于新员工来说，入职培训是他们唯一了解公司历史的机会，档案馆网页则让他们可以随时跟进了解公司历史。“我们的馆藏”将保存在公司内部和外部的档案集中起来，提供了获取这些档案的链接信息。同时，网页还有一部分是“图片博物馆”，包括数字化档案和照片，员工可以下载相关图片用于书写报告、项目文献、工作计划和公开出版材料等。为此，档案馆工作人员精心筛选了对于公司最有价值的图片并上传至此，还提供了对员工可能有帮助的外部资源链接。每月都有固定数量的访问者浏览档案馆网页，大家都希望提供更多档案资料，这对于档案人员是一种挑战，人力不足及开支缩减影响着网络内容更新的步伐。
皮尔集团档案馆日历
过去两年来，最见效的宣传手段就是设计制作档案馆日历。这个创意源于一次公司主管的查阅，他想找一些关于曼彻斯特船运厂的图片材料，通过内外部的检索，找到了大量20世纪以来的刊物广告。这些老广告中的信息反映出集团当前的核心战略规划——“振兴曼彻斯特船厂，打通西北英格兰物流和运输通道”自古有之，与现在的业务有很大联系。为此，我们与一些设计公司反复讨论如何充分运用这些老广告，提出的创意包括明信片、海报、新网站等，但当时正值圣诞节和新年临近，大家决定以日历的形式展现历史，通过日历中的历史照片来提醒大家，集团有今天的成就是建立在历史悠久的遗产之上的。集团档案馆不仅关注过去，而且面向未来，企业档案管理员如果只沉迷于过去，则对提高业务档案管理和改变人们对档案馆的传统认知毫无益处。制作日历这一举动得到了集团高层的关注和认可。
500多本日历印刷出版后被送给集团领导及外部合伙人。大家对日历的反响很好，由此了解到皮尔集团档案与公司愿景和战略目标之间的联系。另外，这本日历还在两个层面发挥了作用。对于公司整体而言，档案资料支撑公司目前业务活动，为其提供了历史基础。更重要的是，对于档案馆本身，这就是体现档案业务工作附加值的最佳案例。
有了之前的成功经验，集团档案馆决定在利物浦港（世界上第一个封闭式的商业码头）建成300周年暨新建深水集装箱码头之际，从内外部搜集相关资料，制作了主题台历。每年制作反映当年重大事件的主题台历已成为一个惯例延续下来，通过这个案例，我想说明开展宣传是企业档案馆的日常工作之一，通过彰显档案价值并对业务发展产生积极作用是非常重要的。档案工作者要对潜在用户的需求进行了解并提供知识服务。当然，这些工作的前提是需要花费大量时间与同事沟通交流、不断提问、建立信任，及时全面了解公司的动态，优先处理特定馆藏，积极搜集相关资料等。
原载于《中国档案报》2019年3月18日 总第3348期 第三版 | 