与英国、法国、德国、瑞士拥有许多世界知名的大公司相比，奥地利没有那么多家喻户晓的公司，但是奥地利有一些小公司仍然在特定领域生产制造出了世界领先的产品。奥地利很多此类公司都是家族企业，历史可以追溯至19世纪。由于相对缺少大型公司和大品牌，人们普遍认为奥地利的企业档案馆很少。在奥地利档案工作者协会和有关组织中，也缺少国家级和地区级企业档案馆的代表。
通过近些年来的调研，我们发现许多优秀企业都有着璀璨的历史，同时保存着公司的历史档案，但由于这些公司都是小型或中型企业，均面临着财力和人力资源匮乏的问题，无法投入建设一个配备专业人员、妥善管理档案的内设机构。有鉴于此，我们开展了一个非营利企业史项目，致力于改善社会上对奥地利企业档案馆的认知，强调企业档案的重要性，并加以引导，让它们加入到档案系统组织中来。
项目目标
项目的主要目标有两个。一是创建奥地利企业档案组织的非营利网络体系，并与相关国际组织建立广泛联系。通过建立企业档案馆的组织网络，可以增强公共档案意识，针对感兴趣的档案利用群体开展公共和私人档案馆宣传和研究工作。二是设立奥地利企业档案基金会，推动涉及企业历史档案的保护和档案科研工作。
我们的工作重点在第一个目标上。奥地利的现状是，目前没有任何一家机构出于历史或其他研究目的，关注企业档案的保存和利用。一些公共档案馆虽然偶尔接收私人企业的档案，但仅是个案。一些公司也保存文件、照片和其他材料，但很少有公司建了档案馆，或基本没有专人负责档案的日常管理和利用。但是也存在特例，在奥地利最小的省福拉尔贝格州，有一家保存企业永久档案的经济档案馆，他们的工作很出色。
另外，基本所有企业的档案工作者都没有接受过档案领域的专业培训，同时也缺少专职档案工作者终身学习的课程。从某种意义上说，奥地利的很多商业历史正处于遗失和断档之中。
为了改变这种状况，我们采取了应有的措施，也是符合国际档案界正在做的工作——给予企业历史足够的重视。创建奥地利企业档案组织的网络体系，我们要从回答“为什么我们需要企业档案馆？”“如何组织一家档案馆？”“如何使公众利用档案？”等问题开始。通过这个体系的建设，我们要避免企业档案文化遗产的遗失，通过创建检索工具让更多档案材料得到研究利用。
商业历史网络
在德国，类似的组织被称为“商业历史网络”。“网络”，是指将有关人员聚集在一起；“商业”，是指所有具有商业背景的机构和公司，例如，工业企业、银行、电力供应商等，这些公司的性质不论是国有或私有的，规模是中型还是小型的，都属于这个范畴。目前，我们的“网络”吸引了不少协会的关注，大多是从事文化领域等相关事务的。
“历史”是一个吸引人的主题，如果我们使用“档案”这个词，则会限制一部分可能对这个组织感兴趣的人群，但实际上，大家交流话题的重点一般都与档案有关。
在我们的组织里，通常会交流为什么企业档案和商业史对于企业来说那么重要，大家的看法主要集中在三方面——有效管理、合规和历史问题。
项目实践
人是组织中的关键元素。我们先与一些知名的企业档案工作者进行联系，然后逐步拓展到更多企业和个人。通过我们设置的网络组织，企业档案工作者在特殊情况下寻求帮助和其他服务，可以建立工作组，共同找寻解决方案，组织常规培训课程等。
通过适当的方式与机构和个人进行联络很关键。比如，在我们的官方网站上设置了一个板块“工作市场”，每年最重要的活动是开展“企业历史日”，从2012年开始，我们一直持续开展该活动。每年参与“企业历史日”活动的公司和档案人员数量都在增长，已经逐渐成为在奥地利影响较大的一项档案活动了。据统计，现在每年有超过200名来自公司和协会组织的人员参与，我们预计未来会发展到500人的规模。为了达成这一目标，我们需要吸引更多关键的人物加入我们的组织，并广泛开展宣传。
我们最终希望创建一个奥地利企业档案馆。我们汲取德国和瑞士一些商业档案馆以及奥地利福拉尔贝格州经济档案馆的成功经验，计划首先在维也纳设置一个联络办公室，并在全国开设地区分部。
但是我们不会把企业档案馆打造成一个实体机构。目前，我们已经取得了一些成绩，德国企业档案工作者协会、福拉尔贝格州商业档案馆、奥地利档案工作者协会、国际档案理事会企业处都成为我们的合作伙伴。除此之外，我们还会与奥地利现有的企业档案馆进行合作，建议他们加大对企业档案的投入，下一步，努力将更多的档案服务机构拉入我们的组织。
另外，我们要开拓新的合作关系，目前只有两家企业档案馆是奥地利企业档案协会的成员，我们希望把剩下95%的机构拉进我们的“朋友圈”。
培训课程
目前，奥地利企业档案工作人员都没有接受过正式的档案培训和认证。奥地利为在职档案人员提供的培训机会也非常有限。因此，我们的项目致力于加大档案基础和继续教育的力度，并与时俱进，及时更新课程内容。
现有较好的课程是由奥地利档案工作者协会提供的5天课程，它针对在政府、大学和牧师档案馆工作的群体，为这一工作领域的人员提供一般性的基础知识。奥地利信息和文献协会提供的另一个课程重点为档案管理，对企业档案工作者来说更具针对性和吸引力。
世界上德语区国家最成熟的企业档案工作课程是由德国企业档案工作者协会提供的，该协会还提供常规的基础培训和继续教育培训课程。
项目愿景
首先，一个成功的组织网络是由一个相对固定的特定群体组成的，他们关注商业史和奥地利企业档案，在组织中拥有归属感，在组织搭建的平台自由沟通和交换意见，通过会议或创建工作组等方式开展工作，在组织提供的培训课程中获益，从而更加了解自己所在的工作领域。
我们的组织关注与企业档案保存、整理、利用有关的问题；我们尽可能让更多人，尤其是公司高层和内部人员对自身的历史档案保管产生兴趣；我们开展有关调研，把成果惠及企业档案管理。
第二，创建奥地利商业档案馆需要来自大型机构和公司长期稳定的资金支持，因此，我们需要取得网络内部成员的广泛支持，创建一个运行平稳的机构是大家共同的目标，即使我们距离这一目标还有一定差距，我们也要努力提升人们对档案工作的认知，把所有关注档案和档案工作的人聚焦在一起，协助创建一些新的企业档案馆，并搭建一个永久的沟通交流平台。
（作者系奥地利商业历史网络项目负责人）
原载于《中国档案报》2019年9月9日 总第3423期 第三版 | 