本报讯 近日，青岛交运集团数字档案馆项目顺利通过国家档案局组织的专家验收。验收工作通过远程在线方式在北京进行，国家档案局经科司有关负责人全程参与验收。
验收组通过严格审查资料、在线检查数字档案馆平台的各项功能后认为，青岛交运集团数字档案馆各项功能符合《企业数字档案馆（室）建设指南》要求，形成了比较完善的电子文件归档、接收、整理、审查、利用和长久保存流程，制定了数字档案馆运行维护的相关规章制度和工作规范，能够满足运行需要；实现了OA电子文件和ERP车辆管理系统业务数据在线归档，归档数据真实完整；积极开展档案数字化，建立了丰富的数字档案资源数据库，实现全部档案目录数字化，80%档案实现全文数字化；形成了较科学的企业集团数字档案馆架构模式，实现集团档案业务在线监管、档案数据集中存储管理、档案业务分布式展开、档案利用全员覆盖、数字档案管理标准顶层设计等工作。
青岛交运集团数字档案馆充分利用大数据管理技术，实现诸多创新应用成果。包括：创新运用标签导航和热词检索技术，实现企业数字档案馆操作方便、简单高效，达到“少点一次鼠标”的设计理念；创新电子档案划控分级管理共享模式，将企业电子档案按照主动公开、依申请公开、不公开3种类型进行开放审查，在不同人群中提供利用，较好地解决了“信息孤岛”问题；创新档案业务远程在线网络化监督管理模式，通过档案监督指导服务在线化方式解决了企业集团档案工作管理人员少、管理单位多（多至上百家企业）、覆盖范围广（跨地域、跨国家）等难题，一些管理分散的档案、建设周期过长的项目档案也能够得到有效管控；创新车辆电子档案管理方式，实现“一车一档，一档N卷”的归档模式，为企业基础信息数据相互融合以及为企业决策服务奠定基础；启用规范的数字档案馆平台，对部分业务档案实行全流程电子化管理，如交运的ERP车辆管理档案、OA在线归档的部分管理类档案均已实行“单套制”管理；引入品牌管理策略，创建企业数字档案馆“便档”品牌，提升了项目建设价值。
原载于《中国档案报》2019年10月14日 总第3436期 第一版 | 