“以前查档案需要两三个小时，现在只要拿了身份证就能查档，节省了时间，仿佛档案馆就建在我们家门口一样”，长三角地区三省一市档案工作座谈会上播放的一段视频表达了群众的心声。
长江三角洲，地相依、水相连、业相近、人相亲，是“一带一路”和长江经济带重要的交汇点。2018年5月，习近平总书记在《关于推动长三角一体化发展有关情况的报告》中作出重要批示。同年6月，长三角地区主要领导座谈会吹响了推动更高质量一体化发展的“集结号”，这也是长三角地区档案事业发展的重大机遇。2018年，上海市档案局与江苏省档案局、浙江省档案局、安徽省档案局在沪握手订约，开启了长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”序幕。一个覆盖长三角地区300余家国家综合档案馆的“民生档案公共服务朋友圈”由此走进公众视野。工作启动以来，三省一市在服务长三角地区档案事业发展中不断砥砺前行。
脚步坚实，“朋友圈”愈加紧密壮大
打开长三角政务服务“一网通办”网页，“一地认证”“全网通办”“异地可办”“就近办理”这几个关键词赫赫在目，网页上清晰地注明着长三角政务服务跨省通办只需的5个步骤，以及用户范围、电子证照种类及专窗办理点。记者在上海市档案馆外滩馆查询服务中心看到的长三角政务服务“一网通办”的整个流程和相关要求。查询服务中心工作人员介绍：“长三角区域的群众可就近在任何一家国家综合档案馆提出异地查档申请，只要出示本人有效身份证原件，就可以查询获取记载有本人信息、保管在其他省市档案馆的民生档案。这项‘异地查档’联动服务，全程通过档案馆之间现场接待、传真受理、电话联络、邮寄送达的协同方式来实现。”
长三角地区共有国家综合档案馆345家，民生档案资源数量众多、分布广泛。以上海为例，上海全市综合档案馆专业档案门类有55类，约为384万卷（件），占全市综合档案馆馆藏总量的31%。全市各区综合档案馆保存的涉民专业档案占比普遍超过30%。市级机关、人民团体、市属企事业单位档案资源中77%为专业档案，包括最低生活保障档案等60多个门类。江苏全省100家综合档案馆已建立民生档案文件级目录数据约4200万条，全文数据1.34亿页。
2012年上海市民生档案“全市通办”工作启动至今，累计为32万多人次提供远程查询服务，在信息系统上“跑路”的档案数据近2000万条，门类17种，受理点超过200家。浙江省打造的“浙江档案服务网”实现了线上受理与线下查档的深度融合，群众“最多跑一次”甚至“一次不用跑”就可以查询利用全省100家综合档案馆馆藏的民生档案和开放档案，并享受快递送达服务。江苏省搭建全省统一的覆盖110家综合档案馆的“全程网上办理，异地在线出证”民生档案便民服务大平台，开展以电子签章等技术支撑的跨馆即时出证服务；出台一批民生档案管理规范并整合民生档案资源，各级档案部门每年提供民生档案查询服务60多万人次。安徽省建设的“数字档案资源共享平台”整合了省、市、县三级档案馆文书和民生等各门类档案数据，实现了“资源自建、信息共享、异地查档、跨馆出证”。近年来，三省一市档案部门创新服务模式、顺应民生需求，在民生档案“跨馆查档”服务中取得不小进展，加之在加强民生档案公共服务方面趋同的目标理念和一致的思路方法，为长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”项目的实施奠定了扎实基础。
由此，2017年年底，全国档案局长馆长会议期间，三省一市档案局主要负责人就跨省异地服务协作的设想达成基本共识。2018年3月，三省一市档案部门正式签订合作协议，建立了工作协调机制和“异地查档”合作框架。2018年6月，“异地查档”项目纳入长三角“一体化”行动计划。2018年9月起，三省一市345家综合档案馆陆续面向市民群众开展长三角“异地查档”联动服务，长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”全面推进。今年9月，长三角地区三省一市档案工作座谈会在上海召开，明确了全面推进长三角地区查档“一网通办”总目标，并签署《长三角地区档案部门重点协同项目备忘录》（以下简称《备忘录》）。
两年多来，每一个进展都为长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”格局奠定了坚实基础。浙江省委办公厅档案监督管理处处长许春芝介绍，特别是在机构改革之后，三省一市档案部门能够成功签署《备忘录》，意味着又向长三角档案工作一体化发展的总目标迈进了一大步。
“进一网”“能通办”，到2020年建成总门户
目前，上海市17家综合档案馆可供长三角“异地查询”的民生档案有婚姻登记档案等15种，建成15种分布式标准化目录数据库和基于政务外网的“民生档案服务平台”，拥有近2000万条目录数据。“但是，各地数据标准尚未统一，长三角地区政务网尚未实现互联互通。三省一市档案馆之间缺乏能够将各地档案馆连接起来的民生档案服务平台或政务服务网，服务方式和效率亟待升级。这是区域一体化民生档案服务制约发展、亟待解决的关键问题，也是提高服务方式和效率的决定性条件。”上海市档案局业务指导处处长杨红向记者介绍道。
为解决当前难题，三省一市将着力建好互联互通的数据标准，逐步实现“三通”，即“网络通”“平台通”“数据通”，提升异地查档智慧化水平。“网络通”就是要在长三角地区内各级综合档案馆之间架设“信息高速公路”，让民生档案数据在安全加密网络上“跑路”；“数据通”就是三省一市要对接民生档案数据标准，建立统一的档案查询数据标准体系，便于建设标准化的馆藏数据；“平台通”就是要有效对接三省一市民生档案服务信息系统，消除省、市之间信息交互壁垒，打破民生档案信息系统“孤立运行”的状态，到2020年建成三省一市民生档案“异地查档、便民服务”总门户和互联互通服务平台。
为早日取得阶段性进展，积极探索共建政务服务“一网通办”，三省一市档案部门配合上海市政府办公厅政务服务处完成了办事指南标准化梳理工作。当前，上海市、浙江省档案部门正在与上海市大数据中心通力合作、集中攻坚，探索研究跨省异地查档“网办”模式，从线下查档转向线上线下深度融合，从传统方式转向“一网通办”。
补短板、促规范，优化民生档案资源共享供给结构
薄弱的数据基础影响着长三角地区“一网通办”真正意义上的实现。从三省一市的跨省查档情况中可以看出，馆藏民生档案资源建设不充分、不平衡是影响长三角异地查档服务查全率、办结率的关键。
为纠正馆藏结构与多元化利用需求之间的错位问题，三省一市档案部门将加强统筹规划、区分轻重缓急，加快涉及民生的各类专业档案业务规范化建设，加快对群众急需利用的民生档案的数字化加工，为充实可供查询的民生档案积蓄充足资源。
为夯实长三角地区民生档案数字化基础，上海市档案局、市档案馆将有效推进全市数据治理，提升专题数据库建设质量，为长三角“异地查档、便民服务”工作的可持续发展、高质量发展，建好档案信息资源“蓄水池”；浙江将在原有各级综合档案馆已建成的婚姻、知青、移民、学籍等专题民生档案数据库的基础上，加强与专门档案馆和单位档案室的联动，推动实现馆室在线档案资源共享利用；江苏将着力构建包括民生档案数据收集校验、平台数据管理、各类民生档案目录数据库等在内的一系列标准规范体系，充分利用各单位基础数据资源，最大限度减少重复投资、重复建设；安徽将双管齐下，通过大力推动民生档案接收进馆进度，加快馆藏民生档案数字化进程，建设好覆盖人民群众的民生档案资源体系。
此外，项目启动初期发生过多例档案馆拒绝受理、无受理章、无传真设备、邮递不到等情况。这说明，三省一市档案部门对“异地查档、便民服务”的思想认识尚需提高，服务理念、服务规范还需进一步完善统一。
为优化民生档案资源共享供给结构，《备忘录》明确，将构建民生档案查询数据及服务标准体系，有计划分步骤逐步建立婚姻登记、独生子女、知青、退役军人等民生档案查询数据结构标准体系和检索数据库。此外，为实现“无差别受理、同标准对待”，《备忘录》明确指出，将建立民生档案查档服务操作标准体系，全面提升民生档案跨区域便民利民的服务效能。
下一步，上海市档案局、市档案馆将全面梳理可供异地查询的民生档案资源，加强建档指导，不断修订完善档案的接收范围，规范源头管理，全面推进线上线下服务流程再造，为群众异地查档减环节、减时间、减次数，进一步拓展“全市通办”上线档案种类，加快民生档案数据的共建共享，探索与司法、公证等部门合作的民生档案服务机制，制定统一的服务标准规范，指导督促各级国家综合档案馆依法开展异地查档的受理、审查及提供利用，推进业务标准化、管理精细化，解决百姓办证难、办证慢、办证烦的问题。到2020年，形成整体协调、高效运行、精准科学的民生档案“异地查档、便民服务”制度体系。
浙江省将档案公共服务纳入《浙江省基本公共服务清单》，积极推动档案公共服务均等化、标准化、现代化，加快服务网络向镇村基层延伸，形成区域档案信息资源共享机制。
“江苏已实现全省各级档案馆使用省统一平台互联互通全程在线办理和出证，江苏档案部门还将随政务外网建设推动查询服务网点延伸到乡镇、村，并继续与有关主管部门联手推动民生电子档案进馆长期保存和即时利用，加快制定完善民生档案利用等有关制度，规范查询者、数据保管者、平台操作者各方的权利义务，保障民生档案信息资源安全保管和有效利用，把好事办好。”江苏省档案馆社会事业处处长谢微介绍。
安徽省委办公厅档案管理一处处长邱旻介绍，安徽省档案局将联合省档案馆共同调研试点地区档案馆异地查档工作开展情况，进一步规范婚姻登记档案跨馆查询工作，并适时调研省外档案部门民生档案专题数据标准体系和平台建设，推动全省长三角地区其他中心城市在“长三角一网通办”专栏上线民生档案查询有关事项，并认真做好民生档案数据标准体系建设以及三省一市信息化查询出证工作平台建设等。
2020年是长三角地区档案工作发展中的重要一年，有诸多目标将在这一年实现。三省一市档案部门将充分发挥人力资源突出优势，加大科研攻关力度，加速推广应用，形成一批优秀的创新型科技成果、创新型服务举措，为三省一市民生档案“异地查档、便民服务”优化升级释放强劲动力。
原载于《中国档案报》2019年10月21日 总第3439期 第一版 | 