目前，中国石化正在构建包括大数据、人工智能、物联网和5G在内的一体化“石化云”平台，大力推进公司信息化进程，越来越多的数据以电子形式沉淀在云平台上，这意味着公司档案部门未来收到的纸质文件材料将越来越少。如何管理大量电子档案是数字经济环境下档案部门必须应对的挑战。
2013年，中国石化启动财务共享服务建设，过去是由各单位财务部门向档案部门移交档案，现在各单位大部分会计资料由共享中心处理完后向档案部门移交，档案的移交主体发生了变化，配套的制度和流程也和过去不一样了。招标档案以前由各单位的工程部门向档案部门移交，现在直接由北京的招标中心通过统一的招投标管理系统来移交，不再打印纸质版。
业务信息化对档案管理提出了许多新的挑战，如档案数据不断增多，归档范围越来越广，专业档案人员逐年减少，档案库房压力越来越大，档案利用要求越来越高等。
2006年，中国石化开始探索档案信息化，经历了从分散部署到集中部署的过程。如何保证电子文件的真实性？中国石化办公厅档案处对归档的业务系统实施准入制，要求将业务系统相关背景信息全部保存。结合国家文书类电子文件检测的一般要求，针对不同业务线的特点，中国石化办公厅档案处制定了不同的检测标准，并向所有归档的业务系统颁发数字证书，要求所有的归档数据都要通过数字证书进行验签。中国石化办公厅档案处还在云平台上开发了一个非结构化数据存储组件，保障档案数据安全。2017年，中国石化使用联盟链技术构建了企业私有链，将电子档案管理各阶段文件特征信息及相关元数据同步至中国石化私有链上，要求业务系统在归档之前将特殊格式的文件材料全部转化成档案的标准格式。
中国石化的档案工作目前面临以下几个挑战。一是业务系统建设跟不上当前的档案管理需求。早前，业务系统在建设时期没有考虑到数据归档的需求，导致如今已经不能完全适应单套制归档要求。二是格式转换出错问题较突出。当前，业务系统生成的电子文件格式不统一，一旦进行集中归档，格式转换出错频繁。三是电子档案的法律凭证价值保障体系建设滞后。由于电子档案具有易修改、对环境依赖性强等特点，导致其在法律凭证功能上存在先天不足，如当税务、审计、监察等第三方跨机构调阅电子档案时，还需打印出来后加盖单位公章才能使用，浪费社会成本。当前，中国石化虽然使用了区块链技术，但因为缺少外部单位的参与和监督，使得外界对电子档案的真实性缺乏信任，希望相关部门能够推动建立多单位参与的档案行业区块链联盟，以确保电子档案的法律凭证价值。四是电子归档推动了原有业务流程的变革。以前档案部门一般不介入前端业务流程，现在归档范围、保管期限、格式转换等要求已被嵌入前端业务系统。“马路警察各管一段”的传统做法已经无法适应时代的要求。档案工作与业务流程相互融合，出现了很多新问题，甚至可能打破以前的归档流程。
原载于《中国档案报》2019年11月11日 总第3448期 第二、三版 | 