数字经济会给档案工作带来什么样的挑战？我认为有5个挑战。
一是管理能力的挑战。数字经济时代，信息或者数据产生的速度大大加快，电子文件产生环境发生重大变化，原先的分类方法已经不合适了。手机等移动设备将成为产生文件的主力设备，文件格式将更加多样化，数据类文件占比将越来越高，档案管理的难度越来越大，档案工作的技术含量越来越高，档案工作越来越依赖于外部力量。
二是管理理念的挑战。数字经济时代对档案安全提出了更高的要求。原来的信息主要被用来查找凭证，现在数据不仅仅具有查找凭证的作用，还具有驱动作用。在数字经济的冲击下，文件的生命周期理论再次受到冲击，机构分类法也会受到挑战。
三是服务方式单一，导致服务能力不足的挑战。企业竞争的加剧，导致企业对知识的渴求进一步加剧，如华为等大企业一刻也没有停止对知识的渴求与探索。企业档案大数据进一步发挥作用的路径在哪里？这对鉴定理论提出了挑战。
四是生存空间的挑战。所有挑战最终都会表现为生存空间的挑战，最直接的挑战就是数字经济给综合档案馆带来的巨大冲击。档案管理的范围被冲击，管理空间边界和人员边界被压缩，这使得拓展空间成为当务之急。
五是国际化布局的挑战。如联合利华公司的档案部门分布在世界各地；中国交通建设集团在布局终端档案管理中心；汇丰银行在全世界范围内布局档案管理中心，其亚洲区的档案管理中心设在新加坡，并设有全球档案总监。此外，对档案负责人称呼的转变也值得注意，这是一种全球理念的体现。
面对这些机遇与挑战，我认为要采取4个策略来应对。
一是拓展空间，包括内容的拓展、技术的拓展及对档案室赋予新的内涵。
档案工作要向前延伸，就要对档案室的工作赋予新的内容，要做前端延伸，而不是前端控制，前端延伸是要让前端的工作成为档案工作的一部分，延伸内容就是要管好企业记录，做好内容的管理。大多企业现有的档案平台还只是一个信息管理平台，远没达到一个协同平台和数据综合查询平台的功能。有的单位提出过“管档案向管数据转变”，我建议叫作“管档案向管数据延伸”。延伸就意味着先守住档案的阵地，然后才能做更多的事情。同时，要对档案室赋予新的内涵。在国外，档案室统称记录管理部，注重记录的合规，国内档案室更偏重进馆前的文件材料管理。未来，档案室不仅仅要具备管理功能，还要具有记录管控的功能，要对产生的记录在归档前进行统筹管理，建立关联关系。
二是要进一步加快数字化转型。为应对工作效率、生存空间、服务能力、资源等挑战，要加快数字化转型。一般把深化的数字化转型叫全业务数字化转型，这意味着管理全流程、服务范围全方位、支撑能力更有力、电子文件要全归、资源要全部数字化。
三是加强人才队伍建设。数字经济时代，需要知识结构丰富的复合型人才。目前，技能领域领军人才极其缺乏，专业统筹规划领域也缺人才，高端人才不足，需要培养具有创新精神的人才。
四是转变理念思路。企业档案部门要加强主动性，正确处理与业务部门的关系，正确处理与信息部门的关系，正确处理与文博部门的关系；文博部门要正确处理与保密部门、机要部门、文秘部门的关系。
原载于《中国档案报》2019年11月11日 总第3448期 第二、三版 | 