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让人民群众共享数字档案发展成果

——渭南市档案馆全力推动数字档案馆(室)建设纪实

作者:王美丽

来源:中国档案资讯网

2019-12-12 星期四

    中国档案资讯网讯 近年来,陕西省渭南市档案馆以档案工作“三个走向”要求为根本遵循,以档案信息存储与保管安全为保障,以实现档案信息资源社会共享为目标,着力于拓展档案公共服务能力,坚持科学规划、项目带动、科技引领、互联共建,全力推动全市数字档案馆(室)建设,为助推政务服务“最多跑一次”改革贡献档案力量。

    以基础设施为平台 优化新载体

    渭南市档案馆适应时代发展、紧抓时代机遇,始终把数字档案馆(室)建设作为档案事业发展的重点目标,放在业务建设的突出位置。一是高度重视,提高站位。2016年,市委市政府印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》,市档案馆出台《渭南市信息化建设“十三五”规划》,成立机构、落实人员,积极争取财政支持。将档案信息化专项经费列入单位年度经费预算,从2015年至今,市财政累计拨付资金802万元用于数字档案馆(室)建设。二是完善机制,强化保障。成立由主要领导任组长,分管领导及相关科长为成员的数字档案馆(室)建设领导小组,有关科室分工协作,协调解决数字档案馆(室)建设过程中遇到的问题;制定完善机房管理、设备管理、安全管理、人员管理、数字资源管理等制度规范,强化数字档案馆(室)制度保障。三是整体推进,增强合力。多次召开专题会议对全市数字档案馆(室)建设工作进行统一部署及指导。2016年8月在蒲城召开全市数字档案馆(室)建设工作会议,确定发展思路、明确实施目标。渭南各县(市、区)档案馆先后投入专项资金用于配备数字档案馆建设的软硬件基础设施设备等。全市建有婚姻、名人、工改、知青等23类民生档案数据库,已实现全文查阅服务功能。四是互联互建,聚合资源。积极指导推进市政府办、市水务局、市教育局、市煤炭局、高新区数字档案室等试点建设数字档案室,试点单位共计在线移交目录数据1.2万条。数字档案馆与市直部门虚拟档案室之间数据在线“收集、管理、保存、利用”等功能已经基本实现。基本建成以档案资源总库为核心,以局域网、政务网、互联网平台为基础,以馆藏档案综合管理系统、集中式档案室管理系统、民生档案服务平台等核心应用为支撑的数字档案馆系统。五是交流学习,促进发展。组织专家对全市档案部门信息化工作人员及档案人员进行信息化业务知识培训。先后组织各县(市、区)档案馆及示范数字档案室单位档案人员分别赴上海、江苏、潍坊、青岛、十堰等地考察学习,拓宽视野、借鉴经验,进一步提升了数字档案馆(室)建设水平。

    以资源建设为基础 探索新模式

    数字档案馆(室)建设是一项复杂的系统工程,市档案馆立足当前,着眼长远,坚持示范引领,统筹规划,高起点、高标准、高要求地推进数字档案馆(室)建设工作。

    一是构建全面丰富的档案资源库。按照“存量数字化”“增量电子化”工作思路,大力开展传统载体档案数字化工作,推动档案部门有序开展纸质档案原文扫描挂接工作;先后制定《渭南市档案著录及全文扫描细则》《渭南市电子文件移交与接收办法》等,指导开展电子文件收集归档工作,要求市级各部门单位在移交纸质档案进馆的同时,一并接收电子文件进馆,努力实现纸质档案和电子文件应归尽归、应收尽收。二是建立标准规范的档案目录库。制定《渭南市馆藏档案数字化加工实施方案》,购置和更换数字档案馆建设所需软硬件设施设备,建立馆藏全部档案的案卷级目录库和文件级目录库,建立工改档案、社团档案、会计档案、非遗档案、人事档案等专题目录库,馆藏目录数据已达120万余条,数据录入完整准确规范,全部实现计算机检索。三是形成覆盖馆藏的档案数据库。集中人力物力对馆藏的全部照片档案、音视频档案和馆藏重要资料进行数字化加工转换,馆藏档案和接收进馆档案全文数字化率达到90%。目前已建立完善档案数据资源总库,包括目录数据库、原文数据库、照片数据库、音视频数据库等,数据存量达到14T,市档案馆已初步建成全市规范化、可共享的目录数据库,构建起内容丰富、结构合理的档案资源体系。

    以安全管理为保障 实现新突破

    安全保密是档案数字化工作的根本要求,开展档案数字化必须实现安全、质量、进度相互协调、互为保障。一是完善设备,严实管理。自开展数字化档案馆(室)建设工作以来,不断建立和完善人防、技防措施,强化安全管理。新增服务器、存储设备、数字化扫描设备、核心交换机等网络安全设备,配备文档加密防护、数据容灾备份恢复系统、正版操作系统,提升系统防御能力。对馆藏涉密档案按照相关标准专人专设备进行数字化加工,建立涉密档案管理系统和涉密数据机房。二是建章立制,确保安全。先后制定电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、查询利用制度、档案数据管理制度等工作规范。进一步细化规范数字档案资源的进馆、保管、保护、鉴定、降密解密、复制加工及利用等业务流程要求,建立起权责清晰、可行性强的管理制度。三是权责明确,高效监管。严格清点并登记档案使用情况,严格管理移动存储载体。采取现场管理人员每天巡查抽检、科室负责人不定期突击检查的两级督查措施,对照各种监管记录,核查现场情况,将制度要求转化为规范的日常管理行为。确定专人负责网站的日常管理,确保计算机及网络信息系统、档案信息发布安全管理。四是异地备份,防范风险。开展档案数据异地备份工作,每年将档案数据分别在省档案馆后库、青岛市档案馆进行备份,确保档案数据绝对安全,并将机房托管在市网信办机房,机房按照标准规范建设,供电、消防、安防、监控等设施设备完善,设备运行维护由专业的技术团队负责,日常管理科学规范、集约高效。

    以服务利用为目的 打造新通道

    按照《数字档案馆建设指南》和《数字档案馆系统测试办法》要求,启动并完成市数字档案馆建设一期项目,分步骤完成数字档案馆平台建设,全面推进全市“三网、四库、一中心”建设,分别建立起局域网、电子政务网、互联网三个档案资源利用平台。一是依托局域网,实现档案服务“高效化”。局域网主要用于馆藏档案的收、管、存、用等各项业务工作的核心馆藏档案服务系统。实现档案馆工作人员依据各自权限进行录入、接收、查阅、利用、统计、鉴定、编研、辅助实体档案管理等要求,查档人员可进行自助查档,方便快捷。二是依托政务网,实现档案利用“便捷化”。通过政务网可完成档案室档案馆之间档案的在线整理、在线归档、在线利用、在线移交、在线四性检查、在线业务指导等工作,实现档案馆与立档单位之间、各立档单位档案室之间档案共享功能,推进渭南档案信息化管理水平。三是依托互联网,实现档案查询“开放化”。网站设置开放档案“一站式查询”模块,开设网上展厅、档案文化、档案业务、档案法规等专栏,满足群众足不出户查阅利用档案的需求。

 
 
责任编辑:杨太阳
 
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