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英国国家档案馆见闻及利用体验

作者:李宝玲

来源:中国档案资讯网

2019-12-12 星期四

    中国档案资讯网讯 近日,笔者因征集中福公司档案到英国国家档案馆查询利用。中福公司是1933年6月由中国河南省中原煤矿股份有限公司和英国福公司联合组建的办事处,其前身是1897年3月17日英国为开采焦作煤碳成立的福公司(Peking Syndicate),以及1915年福公司与官商合办的河南省中原煤矿公司合并组成的福中总公司。英国国家档案馆是否保存有相关的档案呢?登录英国国家档案馆官网,以“Peking Syndicate”为关键词搜索,获得15个卷宗信息,其中外交部的9卷、高等法院的2卷、经济部的4卷。其中5卷有数字文本可以下载,其他只有案卷内容的简要介绍,没有卷内文件及目录和扫描图像。因此,笔者开启了一次以普通利用者身份在英国国家档案馆的查询利用体验。线上检索和线下查阅结合,3个小时紧张而高效地完成了查询任务,充分感受到英国国家档案馆的公共性、规范性、开放性。

英国国家档案馆外景

    一、公共性

    英国国家档案馆名副其实的公共档案馆,就像其网站所描述的一样:“对于政府来讲,我们是公共档案的保管者;对于公众来讲,我们是国家1000多年历史档案的免费查阅窗口,是用数百万档案资料架起与公众之间联系的桥梁;对于档案部门,我们是促进档案管理水平不断提升的领导者、支持者和帮助者;对于学术机构,我们是大量研究、合作机会的启发者和提供者。”

    首先,公共性体现在档案馆服务场所。英国国家档案馆位于伦敦泰晤士河南岸的丘园,由新旧两个部分组成,旧馆占地13英亩、总面积3.3万平方米,新扩建部分面积3.2万平方米。建筑平面占地面积大,灰墙坡顶,古朴庄重。全部建筑分区包括库房(2.87万平方米)、办公区(8602平方米)、地下室和公共区(2.08万平方米)、特别存储区及实验室(7038平方米)、公共阅览室、商店、餐厅位于旧馆,各种会议设施都设在扩建后的大楼中。

    档案馆后面是公共停车场,无人值守,电子刷卡,自助泊车。我们按照指示牌进入英国国家档案馆,院中绿树清泉,环境优美,向公众开放。一楼接待大厅圆形拱顶,宽敞明亮。大厅中间有一弧形活动背景墙,绘制了许多儿童画,花、鸟、动物,五颜六色,偶遇一拨大学生刚结束某项实践活动出来。左侧是螺旋式楼梯通向二层,右侧是接待服务台,为利用者提供咨询服务。从接待服务台向里走,一侧是英国国家档案馆商店,各种各样文创产品琳琅满目,有书籍、笔记本、明信片、冰箱贴、手提袋、纪念章等;另一侧是餐吧,小圆桌搭配红色可转动餐椅,简单、明快、休闲、舒适。供员工、利用者、参观者共享。

   

 英国国家档案馆接待大厅

    查询利用档案在二楼。上楼前则需要经过一道红外线安检,把包、外套存储在一楼的存物柜中,档案馆免费提供透明的塑料袋,可装手机、钥匙、笔等必需品,这里没有禁止带手机、照相机这方面的规定,没有禁止拍照的提示,与苏格兰国家档案馆管理规定截然相反。

    

英国国家档案馆商店

    二楼检索利用大厅分为两个大的区域,外面一部分是检索区域,约有2000平方米,有约七八十台电脑供利用者自助检索;有咖啡吧,有人工服务台,为利用者提供咨询和帮助。里面的一部分是利用区域,由安检入口与检索区域相隔开。利用区域大概有4000平方米,有档案存放柜、有归还档案人工服务台、有阅览区。阅览区根据利用者人数、需求不同,有适合小组讨论利用的六边形阅览桌,有适合学者利用的安静阅览区,有适合拍照使用的拍照阅览区。阅览大厅座无虚席,利用者伏案阅读,自由安静,秩序井然。

    其次,公共性体现在档案馆广泛的社会参与。英国国家档案馆的前身是英国公共档案馆,1838年8月14日成立,是英国唯一的中央级综合档案馆,保存政府各机关的档案及英格兰、威尔士的法院档案,但不包括苏格兰及地方政府档案。2003年4月2日,英国公共档案馆与皇家历史手稿委员会合为英国国家档案馆,隶属英国首相府,成为英国最大的档案保管机构,保存着从公元1086年土地契约到最近向公众开放的政府文件1100多万件,为提供公共化、多元化的服务创造了条件。笔者在其官网上了解到,该馆经常利用馆藏资源、场所、专业服务吸引历史、文化、艺术、社会各界赞助、捐助档案馆的公益活动;邀请社会志愿者开展志愿活动;举办历史文化讲座;举办不同主题的档案展览和文化休闲活动。自2012年至今,通过参观体验、角色扮演、手工游戏等形式,已举办“探索你的档案”“时光之旅”“地理之旅”等600多个档案文化休闲活动。

    第三,公共性体现在线上多元信息服务。英国国家档案馆网站具有较强的检索功能、资源组织功能、宣传教育功能。其官网以面向公众服务为导向,以馆藏资源为基础,以技术应用为支撑,提供特色化、多元化服务。网站提供3200多万件数字化副本和其他来源的电子文件2500多万份及6万多张历史照片的浏览和下载,以及信息推送订阅服务、免费电子信息月报、馆藏信息查询服务、在线图片档案馆、网上档案书店等服务。任何一个互联网用户都可以注册、登录、查询、下载或订阅,为全世界的档案利用者开启了远程查询服务、学习研究的窗口。

    英国国家档案馆利用区域

    二、规范性

    从咨询、安检、存包、注册认证、查询、借阅、归还,人工与自助相结合,笔者深深体验到利用流程、利用管理和技术应用规范、严谨与细致。

    无论国内利用者或国外利用者都要在检索大厅的电脑终端进行登记注册,并持两个以上的合法证件实名认证。信息登记完毕后,本人持证件到人工服务台认证,便可获得一张有效期为三年的借阅卡,贴有照片。然后一切的终端查询、安检入口、归还档案等都要刷这张卡了。

    首先在终端上刷卡、查询。在查询内容之前,系统会引导利用者观看5分钟的视频,以提示你在利用档案时应注意的事项。比如接触档案之前要洗干净手,利用照片要戴手套,如何利用卷轴的档案,用完要整齐地放在归还处等,不能在档案上贴标签,不能标注,不能挤压档案,不能错放,不能拿取多于允许量的档案等,不看视频无法下一步查询。我们事先查好了部门代码、卷宗号,直接输入查询,若档案无人借阅,系统提示档案调出需要等待45分钟,将在约定的柜子中取所需档案原件。系统还会提示座位的选择,如是否需要靠窗、是否需要光线明亮、是否需要安静、是否需要拍照等,系统根据用户需求推荐座位。若档案有人在利用,则提示有人在用、无法调阅。同时规定每人每次只能调阅3卷。我们查出来的线索有12个卷宗,正好我们3人每人都注册、登记,每人调阅3个卷宗,当我们都完成了查询之后,档案原件调出的时间基本上就到了。

    从安检门刷卡进入阅览厅,只允许带上述的透明袋子。我们找到约定的柜子,借阅的3卷档案已在柜中静静等候。用完后,我们将档案归还到阅览区的人工服务台。特别是查询系统,响应快速、界面友好、下载方便、操作性强,引导一步一步自动完成查询事宜,几乎不用人工服务。这些温馨提示、细节设计背后,体现出的是档案馆查询平台数据组织、业务流程的规范化和信息化技术的成熟应用。

英国国家档案馆查阅室

    三、开放性

    英国公共档案法规定,公共档案自形成之日起满30年对外开放。在来英国国家档案馆之前,对于是否能够顺利利用档案,我们没有太大把握。但是现场利用打消了我们的顾虑,在12个卷宗中,有3卷已是数字化的,可以直接下载,没有页数限制,下载后直接发到个人邮箱。现场调阅的纸质文件属于外交部门远东中国政治卷,时间跨度较长、内容也较多,大部分是英文的,少部分是中文的,是清末民国时期签订的章程、协定。卷内由很多份文件组成,也没有文件级目录,粗略看了一下,有盛怀宣与北京辛迪加(福公司)关于道清铁路的会议记录,福公司成立时的文件,清宣统元年(1909年)河南交涉洋务局与福公司的议定协议,关于袁世凯、京汉铁路建设等。因卷宗厚度太大,我们选择用手机拍摄,拍下约600多个画幅,回国后再翻译。

    我们完成借阅任务时已经快5点了。阅览室仍座无虚席,从利用者数量之

英国国家档案馆对外事务卷宗福公司档案

多、利用服务之规范中,体验到了英国国家档案馆的开放理念、开放思维、开放制度。公共性、开放性、规范性是相互联系、相互促进的。公共性要求档案馆提供公共资源、公共场所、公共服务;档案馆公共资源的全方位开放,要求各项基础业务和服务的规范化,而规范化、开放度也必将提升档案馆的公共化程度。     

  

   

 
 
责任编辑:杨太阳
 
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