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打造水务档案管理新格局

——杭州余杭环境(水务)控股集团有限公司档案工作侧记

作者:林 兰 高建华

来源:中国档案报

2020-05-07 星期四

    水是生命之源、生产之基、生态之魂,水务档案是水务建设和发展的重要依据,对推进水务工作的更好发展发挥着重要作用。杭州余杭环境(水务)控股集团有限公司档案室室藏档案65万余卷,涵盖水务、会计等6个门类,其中的水务档案主要由供排水工程、管网等文件材料组成。经多年发展,公司档案室基础设施、制度建设逐步完善,档案数字化工作有效推进,利用服务工作创新发展,形成了水务档案工作新格局。

夯实基础,打造水务档案保管基地

    60年来,公司档案室保管条件逐步改善。20世纪90年代初,公司在三层简易砖木结构小楼里办公,公司档案室停留在文书档案的保管上,只配备了1组铁制档案柜,档案室与办公室混用。随着水务事业的快速发展,2001年,公司搬迁进了余杭供水服务管理大楼,楼内设有100平方米的档案室,安装了12组共720立方米的密集架,实现了库房、阅览、办公“三分开”,保管条件大为改观。2014年,公司单独建造了档案楼,阅览、整理、办公用房宽敞,档案室安装了50组共1062.5立方米的密集架,可容纳近30年的档案,并逐步配备了电脑、扫描仪、自动烟雾报警器、红外线监控、温湿度自动监测装置等,逐步实现了从“管控”到“智控”的转变。

依法治理,健全水务档案制度体系

    20世纪90年代,公司档案室除文件收发制度外,再无其他档案管理专项制度。搬入档案楼后,公司档案室逐步健全制度建设,先后制定了《公司档案工作办法》《档案工作岗位责任制》等规章制度,对立卷(组件)、归档、借阅、保管、利用、销毁、保密、安全管理等均有严格规定。2013年,公司在制定(修订)20个专项制度的同时,将档案管理条款纳入会计、招投标、工程建设、设备采购、信息化等各个方面制度中,并提出了相应的档案工作考核办法。此外,公司加强合同管理,将工程付款与档案收集工作进行挂钩,增加了“没有档案员验收签字暂不付款”等条款,充分保障了工程档案的齐全完整。公司档案室建立了档案工作责任层层传导机制,制定《档案工作责任书》,有效落实全员岗位责任。由此,公司档案室实现档案管理体系、制度体系、考核体系“三结合”,为档案工作创造了良好制度环境。

转型升级,加强水务档案数字化建设

    根据杭州市余杭区档案事业“十三五”规划要求,全区一级立档单位数字档案室规范化率要达到100%。在余杭区档案局的监督指导下,2016年,公司制定了“浙江省示范数字档案室”创建方案。一方面,公司档案员对文书、照片等档案进行电子挂接,建立数据库,另一方面,公司档案室通过引入中介公司快速推进存量工程档案的数字化建设,并安排3名档案员做好监管、抽查工作。2015年,公司就开始通过余杭区数字档案智慧管理平台统一管理公司数据;2017年,公司档案室扫描档案20余万页,获得“浙江省规范化数字档案室”称号;2018年,公司档案室90%存量档案完成数字化,跻身“浙江省示范数字档案室”行列。公司还建立了城市供水管网综合管理系统和营业收费管理系统,管网档案和用户档案均实现图文扫描和基础数据录入,并可在有限范围内进行联网查询。水务档案工作的不断转型升级,为方便广大用户开户报修、提高营业窗口服务水平以及水务事项“最多跑一次”改革提供了数据支撑。

优化利用,探索水务档案知识服务

    为提升档案利用服务水平,公司档案室通过开展培训和继续教育进一步提高专职档案员的服务水平,由此,公司档案室的利用服务工作得到进一步提升。2012年,公司档案室为《余杭水务志》修编工作提供档案2000余件,为水务规划编制、领导决策、企业优化管理提供了良好服务。公司档案室还主动开展编研工作,编写了《水务参考》《公司年鉴》等,结合《余杭水务志》的编修工作为水务历史陈列室提供了文字脚本,努力打造“企业文化之窗”。此外,公司档案室不断完善工程档案全过程、全员性管控系统,提炼出有关工程建设、安全生产等特色案例,建立经验成果库和问题案例库,为公司精细化管理、安全化生产、高效化服务提供了档案支撑。

    原载于《中国档案报》2020年5月4日 总第3520期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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