随着经济社会的发展，近年来，城市建筑犹如雨后春笋般拔地而起。建筑工程档案记录着城市变迁，建筑工程档案管理工作作为一项重要的基础业务建设，是研究过去、指导现在和未来发展的重要依据。由此，加强建筑工程档案管理，提供科学便捷的档案服务，就更加具有重要意义。本文中，笔者将从建立健全档案管理制度、增强全员档案意识、加强人员培训、加强档案信息化建设4个方面阐述如何做好建筑工程档案工作。
建立健全档案管理制度
做好档案工作的前提就是要制定完善档案管理制度及标准化细则。
笔者认为，要明确档案管理机构及其主要职责。例如，要确定领导责任制，由企业办公室有关负责人全面负责企业档案管理工作，由各部门有关负责人负责本部门档案工作，由监督、检查人员负责文件材料收集及档案整理工作，并要进一步明确专职档案员、兼职档案员、资料员的执业资格和岗位职责。
要细化资料管理流程，使其更好地反映各管理人员之间工作的衔接、交互、配合情况，做到无漏洞、无遗失，确保档案工作全过程得到规范有序管理。各管理人员要依据资料管理制度和资料管理流程填写好各自工作中形成的资料目录和内容，以避免施工资料与工程进度不同步的情况，从而保证施工资料及时、有序地得以收集。企业离职人员中涉及兼职档案员、资料员的，在离职时必须经由档案员签字方可办理离职手续。
要完善归档分类方案，确立包括综合类、工程项目类、人事类、会计类等类别文件材料的归档范围，具体分类要结合企业组织架构和实际经营情况进行细分。归档分类方案不宜过于烦琐，档案管理的关键在于利用，只要能确保在最短时间内查询到有关档案，这样的分类方案就是实用的。一般情况下，可将建筑工程档案分为行政管理类、经营管理类、党群管理类、合同类、会计类、特殊载体类、实物类、人事类、工程类等。
要强化归档要求。为确保严格遵守档案保管期限和归档时间规定，专职档案员要定期开展指导、巡查。企业有关部门要对每年度各部门文件归档情况进行公示，文件移交质量和进度可考虑与绩效挂钩。所有兼职档案员和资料员向办公室移交档案时必须要制定统一的文件目录，确保文件完整齐全。在移交过程中，双方要填制《档案移交清册》，由档案管理员对移交的档案进行质量检查。有条件的企业，要将纸质文件扫描成电子版。对于工程图纸的扫描，企业可以自行配备扫描仪进行扫描，也可请设计公司或第三方公司提供工程图纸电子版，或可请数字化公司代为扫描。
要完善档案借阅制度，细化档案借阅流程。档案员对借阅手续审核完毕后，必须进行纸质和电子登记。纸质登记需由经办人签字，并注明归还日期，档案员应在归还日期前后进行催还。对于资料员的日常借阅，企业要制定借阅登记单、登记簿，也要确保登记单、登记簿的纸质版和电子版同步保存。
为避免由于日常频繁借阅而引起的文件遗失情况，企业可采取预防和补救两项措施进行完善管理。
在预防方面，企业首先要做好电子档案异地备份工作。随着计算机技术的发展，档案电子化为档案备份和异地存储提供了可能。企业可将电子文件拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供借阅使用，一套异地保管；其次，加强纸质备份，对重要原件（如图纸）最好一式多份保存，一份封存并移交至档案室，一份用于日常借阅，其余由工程部保管。在日常借阅中要尽量提供复印件或电子件，避免借阅原件，无论电子借阅、复印件借阅还是原件借阅，必须要做好登记工作；再次，甲乙双方签订建设合同时，可以就甲乙双方提供的资料拟定补充协议，在补充协议中明确规定甲乙双方需要提供的资料明细，并注明，若发生原件遗失情况，责任方需要积极配合寻回原件，并视文件的保密性、可复制性、成本等情况，由责任方承担相应的经济赔偿责任。
由于企业资料员的工作失误造成资料遗失的情况，要对资料员进行相应的警示或惩罚，以及时总结经验教训，避免再次出现类似错误。此外，要建立健全建筑工程档案管理制度，并对档案保密制度、档案鉴定及销毁制度、档案室管理制度、奖惩制度等进行细化和加强。
在补救措施方面，一旦发生资料遗失情况，责任方要第一时间进行补救，可经由有关部门同意重新提供原件并加盖部门印章。
增强全员档案意识
建筑工程档案是企业经营活动的真实记录，也是城市发展的历史见证，是记录历史，连接过去、现在和未来的纽带。档案工作从来都不是某一个部门的工作，特别是对于建筑工程而言，档案意识更需要深深根植于每个员工的心中，落实在每个员工的行动上，才能确保工程档案应收尽收、应归尽归。树立工作人员的责任感、使命感和荣誉感，增强全员的档案管理意识，对于更好地完成建筑工程档案管理任务具有积极作用。
强烈的档案意识难以自发形成，这就需要企业通过采取有效的宣传教育提高全员档案意识，加强全员对档案法律法规和档案管理知识的学习，使全员更加清楚地认识到建筑工程档案的功能和作用，树立全员重视档案、全员参与档案管理的观念。对此，企业可借助国际档案日、工地开放日以及企业重大活动节点等良好宣传契机，利用“线上”“线下”渠道举办档案专题展览、知识竞赛、主题讲座、档案故事讲述、主题征文等活动，还可通过开展声像档案汇编、大事记汇编等工作，让全员认识到档案工作无时不在、无处不在，从而树立起全员归档、用档的意识。
档案的信息开发和利用工作是建筑工程档案管理的重要组成部分，它不仅是实现档案工作价值的根本保证，也是提高全员档案意识的关键之一。只有将档案的信息开发和利用工作做好了，人们才会在档案信息资源利用过程中尝到甜头，体会到档案及档案工作的重要意义，从而自觉地提高自己的档案意识。但是，纵观建筑工程档案管理之现状，或因“重保管、轻利用”的思想影响，或因开发、利用的基础性工作较为薄弱，或因没能正确处理好“保密”与“利用”的关系等原因，建筑工程档案的开发利用工作未能及时满足实际需求。为此，企业应多管齐下，进一步加强建筑工程档案的信息开发和利用工作，使建筑工程档案工作能够更好地服务工程建设，从而让企业员工深刻体会到档案的实用性、便利性和重要性。增强全员的档案意识绝非是一蹴而就的，需要企业坚持不懈、持之以恒地做好相应的配套工作，才能产生有益效果。
加强人员培训
企业要定期开展建筑工程档案管理相关培训，以此提升档案工作者的业务水平。对于庞杂的建筑工程档案来说，工程管理人员和档案工作者一样，都要做到一丝不苟，这样才能确保建筑工程资料得到及时、真实、准确、完整的收集整理。
企业可以邀请档案局有关负责人对建筑工程档案工作进行业务指导，以及时学习到更为科学规范的档案管理方法，这点对于今后企业开展档案工作星级评定也会有一定的帮助；也可邀请档案局、城建档案馆有关负责人举办档案业务知识宣讲，结合国内外或行业典型案例进行讲解，让全员更加清楚什么是档案，让专职档案员、兼职档案员、资料员知道如何更好地管理建筑工程档案。
要定期开展专职档案员培训。企业可通过培训，使专职档案员取得建筑施工单位岗位需求证书、档案员资格证等，进一步夯实专职档案员的业务基础；不断加强档案继续教育，可利用档案远程教育平台提高专职档案员的业务水平；还可参加档案局举办的建筑工程档案培训班，扩充相关档案知识，做一个知识面广的专职档案员；定期参加省、市档案馆举办的满足企业发展需求的各类培训，如兰台大讲堂、档案实训基地培训课程等；注重理论联系实际，让专职档案员多多深入施工现场了解资料员的日常工作内容，熟知本企业建筑项目工程档案的内容、类别、流程等，对企业内部整体的档案工作情况做到心中有数，并通过调研了解各部门工作情况，建立符合企业发展实际的档案管理制度，进一步明确与完善建筑工程档案的分类、立卷、归档等办法。
此外，企业还要对兼职档案员和资料员等有关人员加大培训力度。首先，由企业专职档案员针对资料员，就建筑工程档案实务进行专门培训。专职档案员在每次外出培训返回后，应该就培训内容针对不同岗位的兼职档案员和资料员进行企业内部转训，并在培训结束后及时进行业务技能考试，将考试成绩记入当月绩效，不合格者当月再训直至合格。对于兼职档案员和资料员的工作质量，专职档案员要定期开展指导、检查、监督工作，发现问题及时整改。其次，企业应组织技术员、质检员、试验员、施工员、材料员等相关人员对兼职档案员和资料员进行施工资料和施工试验的培训工作，深入学习相关图集、标准、规范，从而提高自身的档案管理水平。再次，要加强外部交流学习，企业可定期组织兼职档案员、资料员等有关人员到建筑工程档案工作做得较好的企业开展调研学习，取长补短，拓宽思路和眼界，更好地指导本企业的档案管理实践。
加强档案信息化建设
加强档案信息化建设是适应新时代发展要求的必然选择，是提高档案服务水平的必由之路。笔者认为，可通过以下举措加强建筑工程档案信息化建设。
企业可根据自身条件建立数字档案系统，或通过企业官方网站、微信公众平台等上传一部分可公开的档案，在平台上要设置查阅、下载权限，一方面确保档案的安全性，另一方面便于企业内外部有关人员查阅、下载。例如，企业专职档案员、兼职档案员、资料员可通过扫描后台二维码获得授权后，进入企业官方网站或微信公众平台进行有关业务操作。后台维护人员可通过加强用户管理，对企业内部人员和外部人员进行区分设置，并对几类人员的档案查阅、下载权限加以区分和限制。不论是企业官方网站还是微信公众平台，都不能上传定有密级的文件，以防止发生泄密。
要加强建筑工程档案的数字化工作，对电子文件的目录录入、分类等进行细化，这样可以避免纸张的浪费，还可提高档案资料的查准率、查全率，提高工作效率。此外，必须做好对专职档案员、兼职档案员、资料员所使用的电脑的防病毒工作，提高系统的安全性。
资料员在日常资料录入工作中，也可结合工程实际建立与之相适应的检索工具，但是不能与全宗档案归档方法有太大冲突，否则容易影响档案移交工作效率和效果。另外，由于资料员平时管理的资料较多，与企业各有关部门的接触也较为频繁，为此，企业可以为资料员单独配备一台电脑专门存放借阅较多的资料，但必须设置权限或者加密，密码要不定期更换。也可将资料员所使用的电脑与存放资料的电脑建立共享，这样，资料员在自己电脑上操作时，可编辑存放在公用借阅电脑的资料，以提高工作效率。
在新的发展趋势下，建筑工程企业的档案工作者需要不断创新改进档案管理模式，对档案管理进行科学的、系统的规划，不断提升档案管理水平。另一方面，建筑工程企业的档案管理人员要不断提高专业素养，采取积极有效的保护措施和开发方案，推进建筑工程档案科学化信息化管理，以更好地记录城市发展、服务城市建设。
原载于《中国档案报》2020年5月21日 总第3527期 第三版 | 