近年来，交通银行无纸化办公、无纸化业务办理快速推进，电子文件、电子数据、电子档案大量产生。银行业务电子化的快速发展，对交通银行档案工作产生了极其深刻的影响。为贯彻落实国务院及相关部委关于大力发展电子商务的政策要求，根据国家档案局的安排部署，近年来，交通银行加快推进档案工作转型升级和创新发展步伐，为业务数字化发展提供有力支持。
加强电子文件管理 为银行业务电子化提供服务保障
为做好电子文件归档和电子档案管理工作，交通银行把握机遇、顺势而为，于2017年参加了国家档案局组织的第一批企业电子文件归档与电子档案管理试点，并于当年通过国家档案局的项目验收。通过本轮试点，交通银行成功探索了电子文件归档和电子档案管理经验，电子文档管理取得初步成果。
近年来，交通银行营运、授信、个贷、预算财务、集团办公等核心业务办理和审批流程均已实现电子化，这些核心业务系统产生了大量的电子数据。但在2017年以前，这些存储在核心业务系统数据库内的电子数据可能面临定期销毁、人工更改等不确定因素影响，数据的真实性、长期性、安全性无法保障。2017年，交通银行参加了电子文件归档和电子档案管理试点，打通了核心业务系统与档案管理系统数据的对接通道，将业务系统数据通过在线方式自动导入档案管理系统，建立核心业务系统与档案管理系统的数据接口，从而实现业务系统数据的闭环管理。
对迁移至档案管理系统的业务数据进行“真实性、长期性、安全性、可用性”的检测验证，是电子文件归档和电子档案管理的关键节点与重点内容。交通银行落实电子文档检测措施，采取系列措施确保了导入档案管理系统的数据达到“四性”要求。如，服务层通过SOA治理平台严格准入，系统层通过CTM自动化作业确保运行稳定，应用层通过ADE校验机制确保信息的真实可靠，网络层通过IBM CD工具CRC校验机制确保信息传输过程的可靠，运维管理采用运维授权及监控机制确保人工操作可控，使用具有优秀防篡改和强抗碰撞性的MD5系统校验文件等。
为集中管理全集团电子文档数据，有效保障电子文档的绝对安全，目前，交通银行已建立性能强大、有超大存储空间的档案资源管理平台，集中统一管理全集团所有分支机构营运、授信、个贷、预算财务、集团办公等核心业务系统产生的电子数据。这一平台的成功搭建，完成了电子数据跨平台、跨单位间的迁移，实现了电子数据的“换手管理”，使电子数据管理更加安全。总行数据管理中心落实专业的管理团队，严格按照规章制度和操作流程管理平台内的电子数据，使数据得到专业化、规范化的管理。
建设数字档案馆 提升档案管理与服务水平
2017年，交通银行参加电子文件归档和电子档案管理试点后，2018年又接着参加了国家档案局组织的数字档案馆建设试点项目。经过近2年的项目建设，交通银行在档案电子化率、系统功能、信息利用等方面取得突破，基本达到数字档案馆建设试点预期目标。
库存档案数字化率是衡量数字档案馆建设的质量标准。为提高档案数字化率，交通银行按照“存量档案数字化，增量文件电子化”的原则，对存量档案进行扫描，再将扫描文件上传至档案管理系统；对增量文件，直接从业务系统在线导入档案管理系统。截至2019年底，交通银行档案数字化率达到90%以上。
系统功能是否齐全是衡量数字档案馆建设的基本标准。交通银行突出功能建设，将建设“功能齐全、性能优越”的数字档案馆系统作为数字档案馆建设的主要目标。为此，交通银行严格按照国家档案局《企业数字档案馆（室）建设指南》的要求，规划、建设数字档案馆系统。经过近2年的建设，交通银行数字档案馆系统已经具备数据采集、档案交接、档案整理、档案鉴定销毁、档案统计、档案线上查阅借阅、档案库房管理等功能，基本实现线上全生命周期管理档案的目标。
树立利用优先的建设导向，构建利用便捷的信息共享平台。可否实现线上查阅与借阅档案是衡量数字档案馆建设的能力标准，也是数字档案馆建设的价值体现和根本动力。在数字档案馆建设规划阶段，交通银行就明确提出“数字档案馆必须实现普通员工线上利用档案的目标”。为实现这一目标，交通银行精心设计档案的查询与借阅权限、流程，确保员工在规定的权限内可线上查阅档案。为方便员工查档，交通银行还设置了标题检索、全文检索、分类检索、关联检索等多种检索方式。
稳步推进电子文件单套制 降本增效成果显著
在完成电子文件归档和电子档案管理、数字档案馆建设两个试点任务后，交通银行及时将试点成果运用到实际工作中，逐步提高核心业务办理过程中电子文件单套归档率，以减少实体档案对档案库房的占用，从而达到降本增效的目标。
用电子材料代替纸质材料，降低管理成本。降本增效是百年交行一直追求的经营理念。2017年，交通银行通过参加国家档案局的电子文件管理试点，解决了电子文件的“四性”检测问题，在提升电子文件的法律效力上取得了实质性成果。交通银行充分运用本项成果，及时对营运、预算财务、电子邮件、集团办公等系统进行流程再造，用电子材料代替部分纸质材料，从而降低运营成本。以上海市分行为例，该行营运会计档案数量高峰年——2011年产生的纸质营运会计档案排架长度为2687米，2019年该行纸质营运会计档案排架长度仅为806米，纸质档案数量减少了70%，降本成效显著。
用电子流代替纸质流，提高营运效率。当前银行业务要获得高质量发展，就要借助信息化技术，实现线上“秒批秒办”。用电子流逐步代替纸质流后，不仅促进了档案工作的发展，更缩短了银行业务的办理时间。2019年6月30日，交通银行在全行推广无纸化授信审批项目，项目推广前后分行上报总行的授信审批用时差异较大。授信项目审批用时在项目推广前、后分别为32.36天、19.52天，用时减少了39.68%。
用数据库代替档案库房，加快档案存储的升级换代。电子文件逐步取代纸质文件的直接结果，就是档案实体库房需求量逐步减少，存储电子文件的数据库库容需求则逐步增加。这种变化就是档案保管从传统向现代的转变，是信息化时代档案工作发展的必然趋势。基于纸质文件大量减少、实体档案库容压力逐步减轻的实际，今年3月，交通银行调整了全系统档案库房建设思路，暂停在省分行建设档案中心的计划，拿出用于建设库房的部分基建资金来购置电子数据存储设备。准备将已建成的12个规模较大的档案中心转变成跨省、市的区域档案中心，每个区域档案中心保管两三家省直分行的档案。后续再根据区域档案中心库容闲置情况，采用合并方式逐步减少区域档案中心数量。
加快推进档案数字化转型 激发科技赋能活力
在数字档案馆建设取得阶段性成果后，交通银行紧跟信息化发展步伐，于今年参加国家档案局“电子文件单套归档和电子档案单套管理”试点。对于本次试点，交通银行党委和高管层极为重视，今年3月至4月，交通银行党委书记、董事长任德奇连续3次作出批示，要求借单套制试点的契机，加快推进全集团档案数字化转型。经过前几年的建设，特别是今年上半年的持续发力，交通银行档案数字化转型已初见成效。
从手工管档向智能管档转变，推进档案管理的转型升级。一是档案接收自动化。档案管理系统自动定期接收其他业务系统导入的电子文件或电子数据，无需人工干预。二是档案数据统计与档案监督检查自动化。集团档案数据的大集中，使交通银行可通过档案管理系统统计全系统的档案工作基础数据，并通过基础数据查看、分析各分支机构年度档案工作开展情况，既快捷又精准。三是到期档案鉴定、销毁手续办理自动化。档案管理系统自动将保管到期档案清单推送至办公室档案管理员，由办公室牵头组织业务部门通过档案管理系统办理到期档案鉴定、销毁手续。
从简单利用向知识管理转变，推进信息开发的转型升级。近年来，交通银行充分利用数字档案带来的“红利”，运用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为银行提供全方位、多层次的档案信息服务。如，交通银行利用库藏档案，举办了“交行支持抗战图片展”“交通银行创立110周年历史成就展”“新中国成立70年来交通银行支持国家经济建设史料展”，编纂并公开出版了《交通银行史》《交通银行志》《交通银行史料续编》3套书籍，编纂完成《香港分行史料释读》等内部书籍。
从现场利用向联网共享转变,推进档案利用的转型升级。交通银行利用内部网，向全行员工开放档案查询权限。为确保员工随时随地查档，交通银行为员工提供了多种终端查档方式。员工除了可以在办公室个人终端查档外，还可通过笔记本电脑查档，满足了员工在家庭、外地出差等多种场景中的查档需求。下一步，交通银行拟在手机APP“交银e点通”上开辟档案查询功能，为员工拓展更多的档案查询渠道。
原载于《中国档案报》2020年8月17日 总第3565期 第一版 | 