随着信息技术不断向纵深发展，社会经济和企业生产经营活动呈现出数字化、智能化趋势，数字转型已成为企业转型升级的内在要求和必然趋势。会计档案记录了企业各项业务产生的重要经营和管理数据，是数据时代的“石油”资产。在数字转型的背景下，会计档案管理如何应用新技术实现自身转型，并有效助力企业的数字转型和价值创造是当前面临的重要课题。
“十三五”期间，中国石油围绕建设“共享中国石油、数字中国石油”目标，以数字转型作为战略举措，推进信息化实现从分散到集中、从集中到集成的两次阶段性跨越，正在迈向共享服务及数据分析应用新阶段。而随着中国石油业务领域的拓展及各类ERP等业务系统的推广实施，会计凭证以及企业内部形成的会计原始资料数量日益增长，传统纸质会计档案打印、装订、整理、保管和借阅利用模式“高成本、低效率、低价值”问题日益凸显，与新的发展形势不相适应，迫切需要对传统管理模式进行全新变革。
明确电子化集成化资产化管理目标
2016年1月，财政部、国家档案局联合印发的《会计档案管理办法》开始实行。该办法明确，满足一定条件形成的属于归档范围的电子会计资料可形成电子会计档案。这为企业电子会计档案的实施提供了制度保障，为会计档案管理注入了新动力。大数据分析、人工智能等新兴技术也为激活会计档案数据价值提供了条件。
传统纸质会计档案管理的主要目的是保存备查，主要发挥的是会计档案的凭证作用，数据价值得不到发挥。电子会计档案管理绝不局限于传统的借阅利用服务，而是要将电子会计档案作为企业重要数据资产，充分发挥数据资产价值，这是与传统会计档案管理的根本区别。
基于这一思路，中国石油确定了电子会计档案管理的阶段目标。一是电子化，通过解决凭证性问题，逐步扩大电子会计档案比例，推动会计档案管理对象和管理方式的变革。二是集成化，通过业务流程和系统功能集成，实现会计业务全程电子化，发挥电子会计档案在提高管理效率和利用效率等方面的促进作用。三是资产化，通过电子会计档案的大数据分析利用，发挥会计档案在管理会计、财务决策和管理提升方面的重要价值。其中，电子化和集成化是基础和首要目标，在此基础上，逐步实现数据资产化目标。
构建电子会计档案管理体系
电子会计档案管理并不是取消打印或将数据进行备份这么简单，需要企业以会计档案凭证价值和信息价值的有效发挥为基本要求，构建包括理念、技术、制度、能力在内的电子会计档案管理体系。中国石油重点在归档策略、业务流程、功能架构、制度建设等方面进行了新的探索。
归档是档案管理的核心内容，电子会计文件的归档范围、整理方式等较传统文件材料有很大不同。对此，中国石油建立了电子化的归档模式。
在归档范围方面，中国石油制定《中国石油电子会计归档范围和电子档案保管期限表》，重点确定仅以电子形式归档的范围，并逐步提高电子化归档范围比例，如ERP系统形成的出入库单、司库系统收款付款转款单等本单位内部系统形成的原始凭证，外部接收的银行电子回单、电子发票等全部以电子形式归档，记账凭证全部电子形式归档，除年报外的其他财务报告全部以电子形式归档。在归档整理方面，分为财务部门的归档整理和档案部门的档案整理两个环节，内容包括对电子会计档案的分类、组卷、著录、排列、移交等。其中，如何建立原始凭证与记账凭证、纸质档案与电子档案的关联关系是重点和难点。中国石油的具体做法是，以记账凭证号为主线，通过合同编号、司库款单号、报销单号、ERP单据号等电子文件ID建立记账凭证与原始凭证的关联关系，确保原始凭证与记账凭证的对应和完整；通过档号和载体类型著录项建立电子档案与纸质档案的关联关系，确保纸质档案与电子档案对应。在归档元数据方面，充分认识到元数据是保障电子会计档案真实性、完整性的重要手段，更是分析利用的前提。中国石油综合考虑检索利用、数据分析等因素，设计电子会计档案元数据共81项，其中财务系统捕获的元数据共68项、档案系统13项，并将元数据捕获贯穿电子会计文件形成、办理、归档和档案管理的全过程。在归档格式方面，将归档格式作为确保电子会计档案长期可读的重要手段，规定了纯文本文件、格式化文本文件、版式文件和图像文件的归档格式共21种。财务系统形成的业务单据以及记账凭证、报表均转换成PDF格式归档，元数据采用XML Schema进行封装归档。
业务流程的集成化是确保高效管理的前提。在业务流程方面，中国石油设计了集成化的流程框架，打破了纸质档案管理“分段式”做法，从全生命周期角度设计了涵盖形成、办理、归档、保管、利用、鉴定销毁的整个电子会计档案业务流程。除了采取将归档范围、分类方案、元数据捕获、文件形成质量等要求进行流程前置并内嵌等做法外，电子会计档案管理还必须考虑到档案来源系统众多、种类多样、文件零散等现状。因此，如何处理好前端业务系统、财务系统和档案系统的关系是电子会计档案管理中需要解决的问题。中国石油从保证会计凭证的完整性、关联性和系统性出发，采取前端业务系统先与财务系统集成，财务系统再与档案系统集成的模式。其中，前端业务系统与财务系统集成，即通过集成前端合同系统、司库系统、集中报销系统、ERP系统、加油站管理系统，将前端业务系统产生的原始凭证和有关依据文件全部汇集至财务系统，在财务系统中制证并整理，形成完整、系统的会计凭证。需要指出的是，为满足数据分析的需要，财务部门对源文件以及外部扫描文件都有严格的数据化要求。财务系统与档案系统集成，即财务人员利用财务系统归档模块将各种会计资料整理成册（组卷），通过集成接口以在线归档方式向档案系统进行移交，档案工作人员在档案系统中再进行整理并转移至长期保存模块。
虽然在“十一五”时期，中国石油便已建立了技术较为先进的财务系统和档案系统，但距满足会计档案电子化的要求还有很大差距。一方面，财务系统和档案系统功能必须满足《会计档案管理办法》中有关电子会计档案管理的要求；另一方面，需要适应中国石油电子会计档案管理体制与管理模式。在功能架构上，中国石油开发了智能化的系统功能，重点在3个方面进行了完善。一是建立归档功能模块。在会计档案电子化之前，财务系统以数据库方式保存数据，没有归档整理、格式转换、元数据归档等功能。按照电子会计档案管理要求，财务系统新增了归档模块，开发了以上功能，并通过集成接口向档案系统归档移交。需要指出的是，财务系统形成的结构化电子会计档案数据仍在财务系统保存一定时间并采取数据库备份方式。二是开发集成接口功能。财务系统与档案系统之间的接口采用WebService的方式实现在线自动归档。财务系统接口通过“封装”XML文件方式，按要求将所需元数据及待归档的电子文件打包并“加密”形成数字摘要；档案系统接口通过“身份验证”“数字摘要验证”实现对归档数据真实性、可靠性的校验。三是完善档案系统功能。中国石油开发了电子会计档案按卷保管和卷内文件管理、自动建立关联关系、归档数据封装及长期保存等功能，增加了“四性”保障功能，采取技术措施从归档、接收、长期保存3个环节对电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，并量化和可视化检测结果。
电子会计档案管理涉及前端业务部门、财务部门和档案部门，以及管理、技术等多方面因素。因此，健全规范化的制度体系是确保电子会计档案有效实施的重要保障。为此，中国石油积极贯彻落实财政部、国家档案局《会计档案管理办法》要求，制定了《中国石油电子会计档案管理办法》，明确了电子会计档案管理的主要目标、管理职责和基本要求。重点规定了财务部门和档案部门的职责界定、电子化的范围、收集整理、保管利用以及业务流程。此外，中国石油还制定了电子会计档案业务规范。如，《中国石油电子会计档案元数据规范》规定了电子会计档案元数据的元素、结构、表述方法等，并给出了有关封装格式的定义；《中国石油电子会计档案格式规范》规定了电子会计档案长期保存格式应具有的特征及选择原则、格式范围；《中国石油电子会计档案“四性”检测规范》规定了电子会计档案在捕获阶段、迁移阶段、接收阶段，其真实性、可靠性、完整性、可用性方面的检测对象、检测内容、检测方式和检测标准。
电子会计档案管理工作成效明显
2016年12月，中国石油在所属辽宁销售公司开展电子会计文件电子化归档试点，2017年9月通过国家档案局组织的试点验收，2017年底开始在全集团推广实施。截至2020年8月20日，通过在线方式完成所属126家单位4521个组织机构1.12亿件电子会计文件材料的归档工作，数据量达5016GB，日均在线归档量达117.6万件。疫情期间，有力保障了会计业务的顺利进行。
经过3年的探索和实践，电子会计档案管理工作取得了明显成效。一是实现了电子化目标，在归档范围、归档整理、归档格式、“四性”检测、元数据管理、归档集成方面形成系列标准规范和管理策略，综合电子化率（仅以电子形式归档率）目前达到80%，在低碳环保和经济效益方面效果明显。二是变革与创新了会计档案管理模式，通过前端业务系统、财务系统和档案系统的集成，优化了财务业务流程，实现了业务发生、业务处理和归档管理的全过程在线控制，不仅提高了会计档案数据质量，而且有效加强了风险控制能力。三是实现了电子会计档案数字资源的集中共享，为中国石油财务共享管理体制创新提供了有力支撑。基于电子会计档案的采购行为、销售行为、用户行为分析等场景已成为财务共享业务新的增长点。如通过发票内容数据化后的分析利用，优化了资源采购；通过销售单据数据化后的分析利用，敏锐洞察客户行为习惯，实现精准营销。电子会计档案的数据资产价值正在显现。
中国石油电子会计档案管理实践也为其他企业提供了有益启示。如企业应从发挥电子会计档案凭证价值，特别是数据资产价值角度，充分认识到电子会计档案管理对于企业提质增效、数字转型和管理提升的作用；需从理念、管理、技术、制度、能力等方面，构建确保电子会计档案价值发挥的管理体系；应根据本单位信息化现状、系统成熟度、会计档案管理体制等情况，选择合适的管理模式；档案部门应充分发挥专业优势，提升能力，在归档整理、长期保存、“四性”保障等方面作出专业贡献。
（作者系中国石油档案馆副馆长）
原载于《中国档案报》2020年9月3日 总第3572期 第一版 | 