“现在群众办事真是太方便了！”去年3月，在广西梧州市工作的辽宁省沈阳市苏家屯区居民张先生通过苏家屯区民生档案跨馆查证流程，在梧州市公证处拿到了自己的结婚登记证明后感慨地说。
近年来，苏家屯区档案馆积极推进数字档案馆建设，先后投入150余万元用于数字档案馆建设。2018年，区档案馆晋升为辽宁省3A级数字档案馆，成为沈阳市首家省级数字档案馆。
创建数字档案馆 实现跨馆出证
数字档案馆建成后，区档案馆在机构改革后人员减少的情况下，保质保量地完成了馆藏档案资料录入工作，共计录入115万条。建立照片、婚姻、招工等档案全文级数据库，扫描档案27万页，校对文书档案数据75万条。区档案馆的20余万条婚姻、招工等民生档案数据与沈阳市档案馆实现共享，全市14个区（县）馆际间档案信息实现互联互通。
民生档案是档案利用的“重头戏”，区档案馆民生档案利用率占全部档案利用的85%。“群众利益无小事”，区档案馆始终将民生档案数字化工作放在首位。2019年，为了能够快速准确地登记查档者信息，区档案馆配备了身份证扫描仪，现在到区档案馆查找民生档案，从登记、查档到开具证明，平均用时仅需2分钟。精准快速的服务，受到了广大查档利用者的好评。仅去年，区档案馆提供民生档案利用就达5000余件次，利用者达2000余人。
整合资源 发挥档案服务民生的作用
2019年3月，家住苏家屯区的退伍军人李某怀着忐忑的心情来到区档案馆。此前，他得知农村复原退伍军人可享受养老保险待遇，但必须提供参军和退伍时的证明材料。由于他退伍几十年，相关证明材料自己没有保存好，于是便急忙来到区档案馆寻求帮助。工作人员通过检索，从区民政局全宗档案数据库中查到了他的信息，并当场给他开具了证明。李某拿到证明后连声道谢：“你们办事太快了！我悬着的心终于落地了！”
自2000年起，区档案馆统筹规划，分步实施，扎实开展数字档案资源建设工作，逐步建立了民生档案专题数据库，优先对馆藏婚姻、招工、知青、独生子女等民生档案进行目录级加工。截至去年年底，已全部完成馆藏档案资料目录级录入工作，建立了28个目录级数据库，共计录入数据120万条。
2010年，区档案馆启动对馆藏重要档案、婚姻档案、照片档案的全文扫描工作。2017年，区档案馆投入40万元购置了档案综合管理系统及相关软硬件设备，有序完成了全部目录级、全文级数据迁移工作。同时，有计划地陆续开展馆藏档案全文数字化工作，截至去年底已扫描馆藏档案29.3万页。
为解决在查档过程中人名查询不准的实际问题，区档案馆自2014起开展已录入数据的校对工作，对所有涉及人名的档案，包括招工名册、临时工名册、工资表等案卷，逐件逐条进行校对补录，截至去年底已校对数据74.9万条。此项工作的开展，极大地提高了民生档案查全率、查准率。
自2007年起，区档案馆面向全区立档单位开展档案数字化工作，要求各单位移交纸质档案进馆的同时，实现纸质档案与电子目录同步移交。目前，全区各单位综合档案室已全部实现计算机辅助目录级管理及查阅利用。截至2017年底，区档案馆共接收档案2万卷2.5万件，同步接收目录级数据25万条。
群众满意就是我们的工作目标
民生档案工作与人民的生活息息相关，为人民群众解决生活中遇到的问题提供帮助。
2019年5月28日，沈阳市居民佟某通过电话向苏家屯区档案馆的工作人员咨询到馆查阅婚姻档案事宜。但佟某平时工作较忙，难以在区档案馆的工作时间之内到馆查档。于是，她向工作人员提出周六来馆查阅的请求，工作人员当即同意。“真是没想到会这样顺利，你们的服务太好了。非常感谢！”当佟某拿到其婚姻档案证明时，连声说道。
占地招工档案为许多因占地当上工人的农民补上了工龄，保护了他们的利益。2019年5月29日，苏家屯区居民朱某来到区档案馆查阅占地招工档案。工作人员查找到了他1987年的占地招工档案，立即为他出具了证明。他高兴地向工作人员致谢：“谢谢，区档案馆为我解决了退休的大问题！”
查档者马某是一名工人，2019年达到退休年龄。但由于档案中无招工审批表，无法办理退休手续。于是她抱着一线希望来到了区档案馆。通过查询民生档案数据库，工作人员准确、快速地找到了她1984年的招工档案，为她办理退休手续出具了档案证明。
查档室的工作人员每天听到最多的话就是“谢谢！”。每当看到查档的群众怀着忐忑的心情来到查档室，带着满意的笑容离开时，工作人员也有一种快乐荡漾在心中——群众满意就是我们的工作目标！
苏家屯区档案馆的全体人员深知：在为群众服务上没有最好，只有更好。为此，他们努力强化服务意识、提升服务水平、改善服务环境，在查档室设立了档案利用工作公告栏，提供相关业务联系方式等，为查档者添置了老花镜、碳素笔、饮水机等便民设施，桌子上还放置了花卉，营造温馨的查档环境。
记载家国情怀的家庭档案
苏家屯区档案馆不断拓展工作范围，将档案工作延伸到家庭中，并在全区倡导建立家庭档案，开展家庭建档工作。
苏家屯区档案馆采取多种形式开展了档案进家庭活动，包括成立家庭建档宣讲团、开展“家庭档案中的家国记忆”征文活动、编辑家庭档案图册、制作宣传家庭建档的录像资料；与苏家屯电视台记者一同走进中兴街道恒大名都社区家庭建档示范户家中进行采访；召开“幸福沈阳共同缔造 建立家庭档案 让好家风代代传”主题座谈会。通过开展系列活动，区档案馆充分发挥了典型示范引领作用，引导更多的家庭建立家庭档案。
2018年，在改革开放40周年之际，苏家屯区档案馆编印了《幸福了我的家》一书，以小家变迁见证改革开放的巨大变化。其中，《满足，再满足，更满足——我的40年住房史》《5台照相机 记录40年》两篇文章被沈阳市档案馆编辑出版的《家庭档案中的家国记忆》一书收录。区档案馆利用馆藏资料编写的《传播精神文明 弘扬家庭美德——苏家屯区“档案进家庭”活动纪实图片集》获辽宁省档案学会优秀编研成果三等奖。此外，为不断丰富馆藏资源，区档案馆还努力拓宽档案资料征集渠道，鼓励全区居民踊跃捐赠档案并向捐赠者颁发捐赠证书。
苏家屯区档案馆依托馆藏档案资源，紧贴民生，多点发力，扎实做好档案利用工作，以优质高效的档案服务生动践行为党管档、为国守史、为民服务的职责使命，不仅为其赢得了群众的赞誉，还在档案系统中树立了为民服务的榜样。
原载于《中国档案报》2020年12月3日 总第3610期 第一版 | 