近日，山东海阳核电一期工程顺利通过国家档案局组织的档案验收。山东海阳核电工程位于山东省烟台市辖海阳市留格庄镇，项目规划建设6台百万千瓦级压水堆核电机组，一次规划，分期建设。其中，一期工程建设2台百万千瓦级三代核电机组，单机容量125万千瓦。1号机组于2009年9月24日开工建设，2018年10月22日投入商业运行；2号机组于2010年6月20日开工建设，2019年1月9日投入商业运行。为探寻建设项目档案工作背后的故事，交流工作经验，国家档案局经科司项目处负责人采访了山东核电有限公司信息文档处档案科科长姚雪琴。
问：山东海阳核电项目作为国家三代核电自主化依托项目之一，是山东省首个核电项目，也是国家电力投资集团首个投资控股的核电项目，山东核电有限公司对于项目档案工作是如何定位的？
答：合格设备、合格人员、合格文档是核电项目建设的3大要素。文档管理是贯穿核电厂工程建设、调试、运行各阶段的基础性工作，是保证机组安全稳定运行的重要保障，是企业科学规范管理的直接体现。海阳核电项目在工程设计、制造、调试和生产运营过程中形成的原始记录反映了电站的真实面貌，具有不可替代的使用价值和凭证作用。
公司成立以来，始终高度重视文档工作，明确文档工作职责分工，配备了专职档案人员，制定了统一领导、分级管理、统筹规划、同步实施的管理原则，建立文档程序管理体系并作为电站建设质保体系的重要章节，为工程建设和生产运营提供有效的文档信息保障。
问：山东海阳核电项目管理模式多样，核岛工程采用EPC总承包模式，常规岛及BOP工程管理采用专业化分包模式。工程建设期间，有些单位又进行了合并重组等调整，面对这种情况，档案工作如何顺利开展？
答：山东海阳核电项目管理模式的独特性对档案工作的开展确实有挑战。在国家档案局、山东省档案局和国家电力投资集团有限公司的悉心指导下，我们借鉴同行经验，结合项目自身管理模式，在工作中不断摸索、不断改进，主要从3个方面着手。一是组织建立项目文档管理体系，实施分级管理，明确公司内外部的文档职责分工，建立了以“业主为主体、参建单位共同参与”的档案工作管理网络，充分发挥总包方和监理单位的管理职能。二是依据上游文件建立了以《文档管理大纲》为统领的文件、档案一体化管理程序体系，并在工程实践中持续优化，确保上下游程序规定一致，国家档案法律法规和项目文档要求得到落实。三是建立有效的沟通协调机制，定期召开不同层级的文档例会和专题协调会，同时将项目文档工作纳入公司领导月会议程，重大问题提交项目高层协调会。这些制度和措施有效保证了项目档案工作的开展。
问：在61个文档管理程序中，有合同文件组卷办法，我注意到这个程序最初制定是在2008年１月，最新版的时间是2019年１月，中间历经几次修订升版，请以此为例介绍一下，文档管理程序的制定及修订情况。
答：山东核电有限公司成立于2004年9月，成立之初就初步建立了文档管理程序体系。随着项目的实施，结合项目管理模式、档案法律法规、集团规章制度和处室职责分工等变化，公司每年组织开展文档程序的评估并制订修订计划，不断进行优化。如合同档案，最初是以合同为单位、采用按卷整理方式进行装订，这种整理方式的文件目录较多，业务处室整理起来不易操作。随着档案标准升版和按卷整理、按件装订方式的推行，我们寻求优化方案，积极与业务处室沟通协调，按合同采购方式不同，为合同招评标阶段文件编制文件包，分门别类制作标准化目录清单，极大地方便了合同项目负责人的收集和整理工作。
问：作为全球首批三代核电站，面对项目建设难点多、技术攻关多、参建单位多、形成文件多等项目建设特点，山东海阳核电项目确定了怎样的档案管理原则？
答：山东海阳核电项目档案管理实行“谁形成、谁收集、谁整理”的原则。各参建单位完成合同规定所承包项目的全部文件的收集、整理和组卷工作，确保归档项目档案的完整、准确、系统和规范。项目文件实施“五化”和“五关”控制措施。“五化”是指要求合同化、工作程序化、监督过程化、移交计划化、资源信息化。“五关”是指建立文档一体化管理体系，把住档案质量源头关；将文档管理要求纳入合同条款，把住项目文件管理责任关；将文档移交纳入项目管理，把住项目文件移交进度关；强化文档管理经常性检查评估，把住文档管理监督关；建立文档四级审查机制，把住档案质量审查关。
问：山东海阳核电项目将文档管理要求纳入招标文件，特别是文档工程师参加合同招评标、合同谈判工作，请介绍一下具体情况？
答：现代企业管理强调依法治企，项目管理过程中合同是各方开展工作的前提。在采购小组成立时，文档工程师就作为小组成员加入，公司文档工程师参加合同招评标、合同谈判工作，针对建安、设计、设备采购等不同合同类型分别制定了标准的文档合同条款，对于重大合同，文档人员参与合同招标、评标和合同谈判全过程。通过合同条款约定，明确项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式等内容。同时，监理合同条款明确了监理单位对所监理项目文件和档案的检查、审查责任，总承包合同明确了总承包单位对所辖分包单位项目文件和档案的检查、审查和汇总责任。
问：文件移交是项目档案管理的难题，山东海阳核电项目在文件及时移交方面，采取了哪些有效措施？
答：同步性是项目档案收集的重点之一，公司采取的移交进度控制措施主要有3个方面。一是纳入计划管理，实施同步控制。文档部门结合工程项目进展，发布年度文件归档专项计划。设置专人跟踪，将年度计划分解到月，发布月度文档专项计划，将计划完成情况纳入公司部门绩效考核，计划部门跟踪项目文档移交计划与工程计划的匹配度，从而保证文档移交与工程移交的同步性。二是纳入合同管理，实施全程管控。设立文档支付节点，按文档移交比例支付合同费用；参与合同支付审查、合同履约评价，对承包商文档管理情况实施考核；参加合同结算协调会，将竣工文件移交作为合同结算的前提。三是纳入领导议事日程，建立项目管理协调机制，分级分层协调解决文档工作相关问题。
问：山东海阳核电项目采用模块化施工，使得传统意义上的土建、安装、调试作业深度交叉，对于这种建造模式的变化，项目文档管理如何应对？
答：模块化施工是山东海阳核电项目建设的突出特点，土建与安装、安装与调试交叉并行，没有土建向安装移交环节。面对这种情况，我们组织相关单位的文档和技术人员开展调研，梳理项目文件形成特点，确定了项目文件分阶段移交原则，细化各类文件移交时间点，指导建安施工单位制作模板，编制建安完工状态报告明确各类文件清单和状态，发布项目文件归档总体计划、年度计划和尾项跟踪计划，设立文档移交专项支付节点实施签证，有效推进了主体竣工文件的移交进度，这也保障了山东海阳核电一期工程项目档案预验收在2号机组商运半年内完成的目标。
问：安全是核电项目建设运行中最重要的内容，核电档案的安全也是非常重要的，山东海阳核电项目是如何加强档案的安全性的？
答：山东核电有限公司规划建设了档案馆舍，配备温湿度和安全控制设施设备，执行库房“八防”措施，实行库房、办公、整理与借阅“四分开”和出入管理登记制度，采取人防与技防相结合的措施，保障文档实体安全和信息安全。同时，每年定期组织档案安全相关文件、制度培训，开展档案馆突发事件应急演练，提升应急组织和处置能力。通过文档管理系统进行电子文件管理，采用专门的安全软件对电子文件进行权限控制，用户根据授权查阅相关文档信息。文档数据和电子文件备份纳入公司信息系统数据备份策略，实施全库备份和增量备份相结合，定期将备份的数据磁带移交至文档部门保存。
问：山东核电有限公司因海阳核电项目而成立，海阳核电是我国三代核电引进消化吸收再创新的依托项目，可以说项目的文档管理没有现成的经验可借鉴，你们是如何做好相关工作的？
答：山东核电有限公司将文档管理纳入项目管理，实施“三纳入、四参加”管控措施，开展项目文档同行评估和阶段验收，及时发现问题、及时整改，从体系和制度上保障档案的完整、准确、系统和规范。一是“请进来”，邀请国家档案局、山东省档案局、国家电力投资集团有限公司和核电同行专家到现场授课，增强对法律法规、政策文件和理论知识的理解；二是“走出去”，赴成熟核电厂调研学习，不断增长见识、提升技能；三是“沉下身”，深入现场与合作单位共同探讨，形成具有海阳特色的文档管理之路。
问：山东海阳核电一期工程档案验收顺利通过，二期工程即将开始，在文档工作方面有哪些新想法、新目标？
答：一期工程中，我们建立了文档管理体系，锻炼了队伍，同时也发现了工作中的不足。二期工程，我们将深入、系统地总结一期工程文档管理经验，持续优化完善文档管理体系，做好前端控制，尤其是要在隐蔽工程音视频、设备完工文件和竣工图方面强化事前规划和过程质量管控，争创优质工程、一流文档。同时，以用户需求为出发点，以新技术为手段，开展课题研究，促进员工成长，不断改进服务方式、提高服务效率，推进文档数字化转型，实现从信息化服务逐步迈向知识化和智慧化服务的管理提升，在践行国家电力投资集团有限公司“2035一流战略”和山东核电“一卓越两基地”战略征程中展现新作为、作出新贡献。
原载于《中国档案报》2020年12月17日 总第3616期 第三版 | 