新修订的档案法增设“档案信息化建设”专章，明确提出“推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。近年来，山东省日照市档案馆瞄准市域数字档案管理利用体系中存在的条块分割“岔口”现象和数据孤岛“短路”问题，以党政机关、企事业单位和人民群众的档案服务需求为主线，以补短板、强弱项为着力点，以全国示范数字档案馆创建为龙头，不断优化整合市域档案服务，积极构建方便快捷、公平普惠、优质高效的“互联网＋档案”政务服务体系和基于移动互联网的民生档案服务体系，努力实现由被动服务向主动服务、由单一服务向综合服务的智慧转变，推动日照数字档案集成系统实现迭代升级、数字档案管理效能及服务水平实现较大突破。
市档案馆坚持思想先行，以“全域数字档案”理念突破档案管理“最先一公里”，努力打通服务群众“最后一公里”。按照“集约高效、共享开放、安全可靠、按需服务”的原则，推动实现全域各种类型数字档案的“数据聚合、智慧融合”，打造市域数字档案运行“城市档案大脑”生态圈，形成完整生命周期的档案数据体系。针对各类数字档案，通过区分其不同属性，将其划分为数据管理、备份和共享利用形式，分类搭建日照市档案馆室一体化综合管理平台和档案服务基层社会治理一体化资源平台，推动“综合档案馆+专业档案馆+机关档案室+企业档案室+村居（社区）档案室+其他主体”档案资源集聚链、供给链不断延伸。牢固树立以用户、群众为中心的服务理念，深化“厅（现场查）+网（网上查）+掌（移动平板、手机APP查）”服务链，通过档案馆际互通、馆室互通、室室互通，线上线下交织交互，实现就近能查、同城通查、异地可查、多渠道“一网”通查，让“信息多跑路、群众少走路甚至不跑腿”。
为推动档案管理“最先一公里”与服务群众“最后一公里”的有机融合，市档案馆专门打造了覆盖全市档案馆（室）的档案业务管理平台。截至2020年11月，市、县（区）两级综合档案馆及符合条件的机关档案室全部接入“城市档案大脑”，档案馆（室）注册数量达550家，共上线182.6万条档案目录，数字档案存储总量达4.5TB。结合工作实际，市档案馆在全市档案馆室一体化综合管理平台中先后增加了名人档案、土地确权档案、精准扶贫档案、婚姻档案等专业档案管理模块，累计录入名人档案目录28.1万条，土地确权档案目录32.3万条，婚姻档案目录14.96万条，党员档案1.76万条，以及教学档案、科技档案、会计档案等其他门类专业档案。积极建立日照市数字档案馆综合管理平台，打造“智慧库房”，为一期入库的6万卷（件）档案安装RFID标签，实现档案出入库、调取、盘库统计、温湿度及空气环境测控、视频监控、防盗报警、杀虫灭菌、净化消毒、智能密集架管理的智能管控。围绕群众查档需求，市档案馆坚持不断提升档案数字化管理利用水平，重点推进档案查阅“厅、网、掌”（“厅”指各级综合档案馆专门设置档案查阅服务大厅，受理群众现场查档，查档群众只需凭二代身份证，即可通过身份证自动认证，以自助形式查询馆藏档案中的个人相关信息；“网”指依托日照市政务云平台，开通网上在线查档和网上预约查档服务，实现网上查档“一网通办”；“掌”指运用移动互联网技术，以高安全性和高可靠性为基础，开发日照档案“掌上查”微信小程序，实现用户查档“只跑一次”或“一次不跑”）工作。进一步加强对数字档案的全方位、全过程、全生命周期安全保护和透明监控，确保不同时间段、不同空间状态下的档案数据能够被实时监测、实时预警、实时保全、实时修复，保证数字档案的原始性、完整性、可用性。
目前，全市已经打通了市内外档案馆（室）档案流通渠道，推动各级各类档案资源实现了从实体管理到信息管理、从线下接收到在线接收、从资源分散到整合共享、从单一利用到多维交互利用的目标。全市所有入网单位通过全市档案馆室一体化综合管理平台都能实现资源共享、工作互助和优势互补，形成了全市域馆际、馆室、室室之间档案业务协同、管理协同、数据协同、服务协同的工作格局。市档案馆还积极与市档案主管部门、市大数据管理部门、市行政审批部门共同研究党政机关电子公文、“最多跑一次”行政权力和公共服务事项电子文件、电子证照的在线归档机制，推动数字档案融入数字政府建设整体布局。
今年以来，面对突如其来的新冠肺炎疫情，市档案馆与市档案主管部门进一步加强协作，在全市档案馆室一体化综合管理平台中增设“数据年检”“年报统计”“进馆移交”“云课堂”等模块。依托这一平台，市、县两级档案主管部门能够实时了解每一个基层档案室基本的档案保管情况，并根据工作需要及时开展线上业务监督、线上工作指导。截至目前，市档案局已掌握128家市直部门机关档案室年度文件材料整理归档情况，高效完成档案年检工作。此外，市档案馆专门将文书、照片等的收集、整理、归档工作要求制作成视频并上传至“云课堂”，满足了疫情期间档案工作人员线上学习档案业务知识的需求。市档案馆还及时挖掘整理20世纪50年代日照县科学防治“黑热病”的做法，撰写了《60多年前日照县打赢的那场疫情防控阻击战——新中国成立初期日照县黑热病的防治经验》一文，为市相关部门提供资政服务，提振群众战疫信心。
一直以来，市档案馆不断健全“全网通查、一键通办”服务体系，与省内外80余家综合档案馆签署档案互查协议，建立“馆际联动、异地查档、跨馆出证”工作机制，为查档群众提供就近申请、就近查阅、就近取证的“一站式”服务。将查档服务从互联网桌面向移动终端延伸，查档群众通过手机就可以轻松方便地提交档案查阅申请，并获取及时专业的档案查阅服务。截至今年10月底，市档案馆累计接待查档群众2190人次，较2019年全年增长40%。
当前，市档案馆与东港区档案馆、区民政部门已实现东港区档案馆馆藏14.96万件婚姻登记档案信息的共享，查档群众只需就近申请，经档案工作人员核实后就能直接开具相关证明。为更好地服务查档群众，市档案馆专门打造了土地确权档案数字化提供服务平台，将东港区、岚山区、五莲县土地确权档案全部进行数字化扫描，形成32.3万条目录及原文数据，并“一对一”授权返还给各乡镇（街道），查档群众只需到居住地的镇（街道）办事大厅即可查阅相关档案，真正让“群众少跑腿，信息多跑路”。
目前，日照市档案馆除集中保存全市各级综合档案馆、机关档案室全部数字档案外，还与市城建档案馆、市国土资源档案馆、市房管档案馆等专业档案馆签署了数据备份协议。同时，陕西省汉中市档案馆、黑龙江省齐齐哈尔市档案馆、浙江省湖州市档案馆也将日照市档案馆作为数字档案异地备份基地。
原载于《中国档案报》2020年12月31日 总第3622期 第三版 | 