随着经济社会的不断发展，建设工程行业也得到了飞速发展，工程档案数量也随之增多。建设工程档案是对工程建设全过程的记录，为工程项目的维修、扩建及复建工作提供了依据，是我国各项建设工程的重要组成部分，对推进建筑、市政、交通等相关行业发展起着重要作用。
建筑工程档案管理的重要性
建筑工程施工过程中的档案资料主要是对工程项目设计施工过程中一些重要事项进行记录，在工程施工以及工程管理过程中都发挥着重要作用，是管理层开展项目管理工作的重要依据。
工程项目建设需要以完备的工程设计以及规范化的管理作为前提，所以，在工程建设过程中会形成大量的工程建设资料。如果工程出现质量、安全问题，都可通过档案资料及时找出问题原因。工程档案管理工作使施工流程及管理工作更加规范，便于相关工作人员更好地开展工作，确保工程项目有序进行。
档案资料同时也为后续的维护及扩建工作提供重要保障。由于工程项目施工烦琐且施工量巨大，施工过程中会形成大量的数据资料，一旦在建筑完工后需要进行维护或改、扩建工作，如果没有原始性资料作为参考，那么后续工作很难顺利开展。
建筑工程档案资料的有效管理可以为施工提供依据，也可以为工程项目后期的维护提供参考。建筑工程项目的使用年限一般都较长，通常情况下需要使用几十年。随着科学技术水平的不断提升，建筑的维护和保养工作属于必要性内容，还可能为了适应经济社会的发展对建筑进行改扩建。如果缺乏相关档案资料作为参考，建筑的相关参数信息也就无从知晓，无法进行科学合理的施工设计，从而增加维护及扩建风险。但是，建筑工程档案资料的存在，能够有效解决这些问题。有了详细的数据信息作为参考，工程改扩建工作可以更加顺利开展。
建筑工程档案资料管理中存在的问题
一是档案管理意识淡薄。由于一些建筑工程项目管理人员错误地认为档案管理水平并不能提高项目建设的经济效益，因此，在档案管理方面投入的人力、物力相对较少。大部分管理人员并没有意识到规范化的档案管理体制对于保障工程建设质量的重要性。因此，档案的日常管理工作也较混乱。当出现问题时，有时会互相推诿，对于档案管理质量的提升十分不利。
二是档案管理质量较差。在整个施工过程中形成的全部资料性文件都属于工程档案管理的内容，由于资料内容较多且较复杂，需要对其进行有效分类及整理，大部分的建筑施工单位更加关注对资料的收集，但欠缺对档案工作的科学化、规范化管理，从而使得资料的安全性和实用性无法得到保障，长此以往，档案管理工作很难往下进行。另外，对于一些重要文件，由于工作人员缺乏专业的档案管理素养，容易出现资料缺失情况，从而对整个建筑工程档案资料保存的完整性造成影响，对于后续工程建设的顺利开展及施工单位的经济效益和社会效益造成很大影响，影响了整个建筑工程项目的进度和效率。
三是缺少完备的监管体制，建筑工程档案管理质量较差。由于建筑工程施工单位缺乏有效的质量监管体制，档案管理工作常常流于形式，相关工作人员的行为不能够得到有效约束，工作效率较低、工作质量较差。只有对建筑工程档案管理的重要性具备正确认识，强化监管机制建设工作，并与奖惩制度相结合，才能够更好地解决问题。
建筑工程档案资料管理的优化措施
一是建立健全建筑工程档案管理机制，做到有法可依、有章可循，职责分明、签认齐全。建筑工程项目质量评测有关标准明确指出，相关工作人员都应该明确责任和义务，不需要进行越级处理。对于质量检查，需要技术人员、质量检测人员、管理人员共同参与，对于满足施工需要的混凝土、钢筋及水、暖、电等材料的质量，要及时进行详细记录，并由负责人签字验收。其他重要性内容，均需要由参与人员签字确认，将责任和义务落实到每一个人身上。
二要及时做好工程资料的记录和收集工作。工程档案资料主要反映工程项目质量情况，并且要对其进行真实记录。所以相关记录内容一定要做到同步整理。在工程项目正式开工之前，应该报批或报审工程开工所需各项资料，如，立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程建设准备阶段形成的文件。施工文件应做到内容连贯，在实际施工过程中，施工单位的相关技术人员应该对施工内容以及各项信息进行实时记录，避免造成资料遗漏或出现内容与施工现场实际不符的现象，禁止堆积到最后补做。项目部还应指定专人定期对施工文件进行统一收集、检查、整理，及时查漏补缺，对发现的问题及时解决，避免错误重复发生；及时收集设计单位下发的设计变更文件，监理单位下发的监理通知单和回复整改报告，以及各分包单位的验收资料等；及时收集建筑工程项目竣工验收活动中形成的文件，确保工程质量竣工验收记录齐全，各方签章不得遗漏，施工质量控制资料记录无缺失，隐蔽验收记录等资料齐全有效，安全和功能检验资料收集整理齐全，消防验收、防雷验收、室内环境监测、沉降观测、电梯验收、节能检测验收等齐全完整。
三要提升档案管理人员的职业素养。档案资料的收集和管理工作都需要由专门工作人员来完成，因此，提升档案管理工作人员的职业素养十分关键。在平时工作中，要对相关档案管理人员进行职业教育培训，确保工作人员具备较强的综合能力和管理素养。要制定岗位职责，做好工程施工中所需的关于统计和检查等工作的统一表格、标准等准备工作，使各级管理人员清楚地了解工作程序和目标，以规范其日常工作内容与行为。要做好施工过程中计划制订与调整过程中监督检查档案资料的记录情况，定期检查相关部门工作完成情况，做好施工管理登记工作。同时，档案资料管理人员需要与建设、设计、施工、监督、跟踪评审等相关单位进行沟通，及时了解施工情况，并对施工中的验收记录进行检查，核实后形成标准文件或图集，并对资料管理人员发放的图纸资料做好回收整理与保管工作。根据项目的基础、依据与实践等实际条件做好文件的整理组卷工作，与清单一起整理并存档，做好工程资料的整理与汇总工作。施工现场的管理人员在工程建设档案资料的登记、录入工作中一定要做到翔实、准确，以保证整体的工程质量和后续需求。
总而言之，建筑工程档案是工程建设最真实的反映，是检验整个工程建设质量的重要依据。及时发现管理中的问题，制定完善有效的管理人才培养体系和奖惩制度，并不断总结经验教训，是提高工程档案管理整体质量和技术水平的关键，对建设企业借鉴成果、提高质量、增收节支有着重要意义。建筑工程档案管理工作还应不断适应新时代发展，借鉴国内外先进管理经验，扬长避短，不断优化管理体系和规章制度，让建筑工程档案管理持续适应新时代新要求，更好地服务各建设单位的发展和国家经济建设。
原载于《中国档案报》2021年3月25日 总第3656期 第三版 | 