随着物联网、大数据、云计算等技术的兴起，世界各国档案库房环境管理逐渐朝着智能化方向发展。传统档案库房存在的设备落后、管控手段单一、工作效率低等问题，使档案库房安全管理面临着巨大挑战。根据国家档案局和国家电网有限公司规划指引，近年来，国网江苏省电力有限公司（以下简称“国网江苏电力”）立足智慧档案创新发展需求，充分发挥物联网、大数据、人工智能等技术优势，打造了以省公司本部库房为中心库房、以市公司和直属单位库房为分布式云存储库房的“1+N”智能档案库房云体系。
结合馆库需求，构建高度智能化的智慧档案馆库系统
参照变电站现场无人值守、远程集中监控的成功经验，国网江苏电力利用云计算和物联网技术，将存储、安防、温控等各个子系统互联，通过监测、分析和整合各个子系统的数据以做出智能化响应，打造了具有自我分析和处置能力，在日常工作中辅助使用者进行管理、统计、挖掘潜在需求的智慧档案馆库系统。
智能化设备是智能档案库房建设的基础，国网江苏电力从升级完善库房基础设备入手，配置了档案智能密集架，能根据用户不同操作需求，实现密集架的自动打开、自动关闭及智能报警提示等；利用RFID标签（即“电子标签”），国网江苏电力实现了电子档案、实体档案、密集架位置等信息的在线关联和智能定位，能够灵活有效地对档案进行管理，提高了档案室存储空间的利用率。
目前，国网江苏电力档案库房采用双指纹门禁系统与人脸识别系统相结合的方式，连接起档案库房进出安全通道门与实体档案管理子系统，实现了24小时的全方位监控和管理，以及人员和档案的非法出入报警及短信通知。
同时，国网江苏电力专门在档案库房安装了智能细水雾防火系统，能提前感知火源、火灾的位置及火势大小等，并根据灭火需要自动启动消防灭火系统，将报警信息发送至公司24小时监控室和档案人员，构建起人防、技防、物防三位一体的安全防范体系。
国网江苏电力专门搭建了档案库房智能环境监控系统，将精密空调、无线温湿度采集器等设备进行集成，实现了对档案库房温湿度、空气质量等指标的全天候智能监测、控制、治理和预警，实现环境监测“无人值守”；通过自动控制设备定时开关消毒灭菌设备，在减少档案工作人员和库房之间相互影响的前提下，能够有效净化档案载体，消除空气中的有害物质，既保证库房干净无菌，又降低了库房环境对档案工作人员的伤害，实现智能消毒的“无人值守”。
打通数据壁垒，实现档案收管存用在线一体化管理
通过网络集成、数据集成、界面集成、通信集成等多种技术手段，国网江苏电力搭建起智慧档案馆库系统与国网档案系统的数据桥梁，实现了网络信息的交互、综合和共享，真正做到对局域和远程信息的实时监控，实现了文件材料收集、保管和利用的在线一体化管理；集中部署数字档案馆系统，实现各门类档案的集中统一管理。通过完善数字档案馆系统功能，制定业务规范，实现文件材料在线智能收集、分类、整编，提高了档案整理效率，为档案信息资源开发利用奠定了坚实基础。
通过智慧档案馆库系统，国网江苏电力将档案相关信息写入RFID标签芯片，粘贴RFID标签对档案进行“赋码”，使档案具有“感知力”。智慧档案馆库系统能够为档案自动分配库位，并将信息反馈给数字档案馆系统，校核档案存放位置及状态，确保实体存储位置与系统数据的一致性。
当提供查档服务时，数字档案馆系统将用户借阅申请自动推送到智慧档案馆库系统，馆库系统核对后自动打开对应框架，档案管理员按照提示便可完成实体档案下架工作，RFID读写器同时会自动识别并更新档案信息为“出库状态”，通道门校核RFID信息一致后允许档案出库，完成档案借阅操作。针对借阅到期档案，智慧档案馆库系统会及时向用户发送催还消息，在档案入库后，会更新库存状态并将信息反馈至数字档案馆系统。
应用档案RFID标签盘点模式，工作人员通过手持作业终端或智能档案机器人，就能自动识别档案盒条形码及档案RFID标签，自动生成盘点报表，极大程度减轻了人工作业强度，且误差几乎为零。
利用智慧档案馆库系统的智能化协同功能，国网江苏电力建立起可视化档案管理平台，工作人员可以实时查看整个档案库房的库存、作业以及业务数据信息，实现档案库房的可视化运营管理、业务决策快速响应，提升智能档案库房的综合运营效率。
加强技术支撑，创新研发应用智能档案盘点机器人
面对RFID标签信号源之间的相互碰撞和干扰难题，国网江苏电力进一步降低了信息读取差错率，大大增加了识别精准度，成功实现档案自主识别从盒级到件级的突破，创新成果已通过国际查新鉴定并申报国家专利。
国网江苏电力联合东南大学智能机器人实验室，研制了能在档案库房独立自主运行的智能机器人第一代样机，在不改变档案库房环境及现有排架的基础上，能够实现档案智能定位、自主盘点等，为无人值守的智能档案库房建设和运维打下基础。
同时，国网江苏电力自主研发了多自由度机器人关节，使机器人体积大大减小、重量大大减轻，机器人动作更加轻便、灵动。如今，在80厘米的密集架间，机器臂能够完成180度转身、上下6层移动、手臂伸展最高近2.4米、最低离地面20厘米的动作，极大地提高了档案机器人工作的可操作性和盘点速度。国网江苏电力还研制安装了多个精密传感器的可移动智能车，可以自动感知周围环境的变化，实现机器人的自主导航、定位、避障和寻址，并能根据档案管理员发送的盘点指令，在不需要人工干预的情况下，自主完成盘点任务，大大节省了劳动力，解决了档案人员编制紧缺的问题。
当前，国网江苏电力已经实现设备采购、信息系统管理的合理化投资，节省了大量人力物力，有效提高了公司已有投资效益。通过集成智能密集架、温湿度信息采集设备、监控设备、消防设备、门禁及LED显示屏等设备，实时监控和管理档案库房，不仅将档案库房变为在线展示的“透明”库房，还提高了档案库房管理的实时性及高效性，创造的经济价值更是无法估算。
如今，国网江苏电力不仅对基层单位智能档案云存储库房实现了远程可视化集中监控管理，同时，作为极具社会影响力的中央企业、驻苏央企档案管理排头兵，国网江苏电力开展基于“1+N”模式的无人值守智能档案库房建设实践，也为企业档案管理提供了有效借鉴。
奋进新时代，打造新兰台。在技术革命引领管理变革的新形势下，国网江苏电力将持续深耕基础管理，推进全面创新，加快建设安全、智能、互联、高效的智慧档案体系，为档案事业高质量发展作出新的更大贡献！
原载于《中国档案报》2021年4月8日 总第3662期 第三版 | 