近年来，深圳市档案馆坚持以重大活动档案工作为抓手，通过全覆盖指导、全天候联系、全过程跟进、全方位督查的“四全”工作法，全力抓好重大活动档案工作，确保先行示范区建设过程中重大活动文件材料收集齐全完整、管理规范安全，更好地为全市经济社会发展服务。
全覆盖指导，压实档案工作主体责任
2020年1月，市档案局印发了《关于进一步做好深圳市重大活动档案工作的通知》，明确了重大活动文件材料收集范围、主体责任、监督管理、工作指南等，明确重大活动组织承办单位要制定档案管理工作方案，编制或修订《档案分类方案》，确保重大活动档案工作有领导分管、有部门管理、有人员经办，实现“人人赶进度，事事有着落”。
目前，全市已建立起市档案局、市档案馆协同联动高效新机制，市档案主管部门统筹协调，负责监督指导全市重大活动档案工作；重大活动组织承办单位负责建立重大活动档案工作协调机制，指导各成员单位开展好重大活动档案工作，落实档案管理部门和责任人，将档案工作经费纳入重大活动经费整体预算，编制《大事记》和《归档文件目录》等，并按规定时间向市档案馆移交档案；市档案馆协同市档案局履行好重大活动档案的接收、保管和利用职责，加强进馆重大活动档案业务指导和整理质量检查验收力度，确保指导服务“不漏一家，不少一个”，各部门紧密协作，共同推进重大活动档案工作。
全天候联系，为重大活动档案工作提供专业服务
市档案馆专门打造了一支素质过硬、能力突出的档案干部队伍，全天候联系重大活动组织承办单位，及时沟通解决档案业务问题。充分利用市档案馆官网、微信公众号、政务办公系统、粤政易APP等平台，不断完善信息沟通机制，全天候解答重大活动档案工作有关问题。去年以来，为全面抓好重大活动档案工作，市档案局通过开展专题培训、解读有关政策等方式，为各组织承办单位提供专业档案服务，从源头保证重大活动档案齐全完整、真实准确、著录规范。
全过程跟进，确保重大活动档案齐全完整
新冠肺炎疫情暴发后，市档案馆选派了2名业务骨干进驻市疫情防控指挥部，研究制定了《疫情防控指挥部办公室档案管理工作方案》和《文件材料收集指引》，指导各工作组档案工作人员做好疫情防控文件材料收集工作，共收集纸质文件5340件、声像档案11.6GB、实物档案28件，编辑大事记765条。启动疫情防控专题档案资料征集工作，精心谋划开展“档案记录‘战疫’英雄”档案资料专项征集活动。截至2020年年底，征集到社会各界捐赠的档案资料1万多卷（件），其中，包含音视频档案资料537个、电子照片6363张、实物档案234件、纸质档案1306件。疫情期间，市档案馆组织工作人员跟随市委、市政府主要领导赴市疾控中心、市第三人民医院和口岸、机场、社区等检查疫情防控、病人救治和复工复产工作情况，用镜头记录深圳人民众志成城抗击疫情的历史，采集照片约1.97万张，提供照片利用约1.26万张。
在深圳经济特区建立40周年之际，市档案馆选派1名业务骨干进驻活动主办单位，协助编制了《深圳经济特区建立40周年文件材料归档范围和保管期限表》，指导相关部门做好文件材料、实物（含工作证、嘉宾证、车证、标志物、纪念品）、声像资料的收集整理归档工作，还编制了《庆祝深圳经济特区建立40周年活动大事记》等。圆满完成深圳经济特区建立40周年庆祝大会合影拍摄工作，采集照片1000多张，精心制作合影相框、照片礼盒分送至相关领导及特区先进模范人员。
全方位督查，形成重大活动档案工作管理闭环
市档案馆坚持采取定期收集、定期检查、交叉复查、随机抽查等形式，对重大活动档案工作开展全方位督查。建立动态跟踪机制，常态化收集重大活动档案工作中出现的常见问题，对重大疑难问题和特殊情况，采取“部门协商——专题会议讨论——领导议定”的处理方式，切实解决问题。成立专项督查小组，制定督查工作方案和检查要点，建立“分片包干、责任到人”工作机制，采取交叉复查、随机抽查等方式开展重大活动档案督查工作。定期召开档案业务工作研讨会，重点通报档案工作薄弱环节，对档案工作无人管理、无人落实、进度缓慢、整理质量不高的单位，及时督促，确保整改到位。完善评价指标体系，将机关档案工作纳入全市党群部门绩效评估考核体系，将“重大事项档案工作落实情况”作为加分项，以绩效考核的方式对档案工作进行督查督办。
今年，市档案馆将围绕建党100周年、市第七次党代会等重大活动，进一步建立健全档案工作机制，盘活重大活动档案资源，适时举办专题展览；围绕粤港澳大湾区建设和先行示范区建设，积极探索新时代做好重大活动档案工作的新思路、新途径，更好地为全市各项决策提供档案资政服务。
原载于《中国档案报》2021年4月19日 总第3667期 第三版 | 