引言：
近期，全国各地档案主管部门都在紧锣密鼓地制定档案事业发展“十四五”规划，为了向大家提供更多参考借鉴，国家档案局交流合作司编译了美国早先制定的、正在实施的档案事业发展规划，以飨读者。
战略目标2：与用户建立联系
“与用户建立联系”需要不断改进客户服务方式，培养公众参与度，并对文件在民主社会中的重要性加以新的认识。不断与用户，包括个人、组织和其他联邦机构接触并向其学习。建立长期性和战略性的用户关系，以确保服务工作受到用户的重视，通过共同努力提高整体工作效率和效益。
2.1 到2020财年，美国国家档案与文件署将在承诺的时间内满足93%的用户需求。
美国国家档案与文件署致力于提供一致、可靠和信誉良好的服务，以提高客户参与度，令客户将其视为可信赖的合作伙伴。美国国家档案与文件署为各种公共和联邦机构用户提供服务，包括回应参考需求、在公共查阅室提供文件、向退伍军人及其家属提供退役文件（DD-214）副本以及回应公众根据《信息自由法案》提出的要求。
美国国家档案与文件署目前在承诺的时间内满足93%的客户需求，作为多个服务的加权平均。然而，随着机构向完全电子化环境过渡，美国国家档案与文件署将面临维持这一标准的挑战。美国国家档案与文件署致力于维持目前高标准的用户服务，以保持用户的信任与信心。
策略：修订标准，以便高效、及时地回应需求；制定新指标并设定基准，以更好地提升用户总体满意度；将书面信函和其他异地需求转移到在线解决方案中。
2.2 到2020财年，美国国家档案与文件署将在博物馆、外展、教育和公共规划活动中获得90%的满意度。
美国国家档案与文件署通过博物馆展览、教育和公共项目、在线工具和服务，以及通过邀请公众参与机构倡议来与公众接触。美国国家档案与文件署通过衡量公众满意度和参与程度，进一步了解与公众的接触程度。
美国国家档案与文件署一直从博物馆游客、教育和公共项目参与者那里获得90%的客户满意度。美国国家档案与文件署将面临保持高满意度的挑战，因为它正在探索如何协调多个交付渠道（包括在线）的参与职能和活动。
策略：扩大众包工具使用范围，提高公众利用和参与度；制订全国性的推广计划，在全国范围内提高公众对馆藏的认知。
2.3 到2025财年，将有100万份档案是通过公民对国家档案目录的贡献而来，从而使得美国国家档案与文件署的馆藏更加丰富。
美国国家档案与文件署鼓励公众与政府接触，通过为在线国家档案目录提供独特内容来探索美国历史。美国国家档案与文件署鼓励公众添加标签和转录的档案资料，以改善搜索结果，并使手写或难以阅读的文本更容易被公众接受。
策略：扩大使用众包工具，提高公众利用和参与度；建设设计和用户体验方面的能力，以更好地理解用户需求。
2.4 到2020财年，美国国家档案与文件署将制定政策和流程，支持联邦机构向全电子文件管理过渡。
美国国家档案与文件署在实现其战略目标方面的成功取决于其服务客户机构转变其计划和系统以支持完全电子文件管理的能力。美国国家档案与文件署必须通过有效的政策、现代化的工具和新的服务来加强对联邦机构档案管理官员的支持，以推进向电子文件管理的过渡。
策略：重新设计业务流程，改进电子文件档案2.0版本服务顾客的功能；向联邦机构提供管理电子文件的数字化指引和标准；开发联邦文件管理要求，与联邦政府和商业伙伴合作，将要求嵌入软件应用和云盘。
战略目标3：最大化美国国家档案与文件署对国家的价值
公众对政府信息的利用可以创造巨大经济价值，也提高了馆藏档案的文化和历史价值。最大限度地提高美国国家档案与文件署对国家的价值即是对以上表述的再次肯定。美国国家档案与文件署将改进联邦政府的文件管理政策和实践，支持政府的数字化转型，并鼓励公众和企事业单位利用政府的历史文件和数据来创造经济价值。
3.1 到2019财年，美国国家档案与文件署将每年对10%的联邦机构进行档案管理实践检查，以确保联邦电子邮件和其他永久性电子档案以电子格式进行管理。
美国国家档案与文件署必须向其服务客户机构提供必要的政策、指导和培训，以适当方式管理其保存的档案。美国国家档案与文件署还必须向其利益相关方提供合理和独立的保证，确保这些机构遵守相关法律法规。
美国国家档案与文件署通过开展实地检查帮助机关加强档案管理。美国国家档案与文件署根据明确的流程开展检查，以书面形式公开检查结果和建议，并要求机关改正错误直至满意。美国国家档案与文件署从2011年起已经开展了18次检查，目标是在2019年完成26个检查。
策略：审查检查中发现的问题，并根据未来检查的需要修改标准；制定评估联邦电子档案和档案保存系统的程序；成立一个专门检查机构电子档案保存系统的单位。
3.2 2022年12月31日后，美国国家档案与文件署将不再接收模拟格式的永久和短期档案，只接收具有适当元数据的电子格式文件。
相比电子档案的管理，美国国家档案与文件署和大多数联邦机构目前都有单独的政策、实践和物理基础设施来管理传统（模拟）格式的档案。这种结构既昂贵又复杂，增加了可能无法适当保留任何格式的永久性、有价值档案的风险。美国国家档案与文件署必须采取果断行动，将联邦记录保存工作过渡到完全电子化的环境，以提高效率，提高信息的可获取性和可利用性，并允许美国国家档案与文件署和联邦机构将资源集中在应对电子记录管理的挑战上。
2022年12月31日之后，美国国家档案与文件署的联邦档案中心计划将在最大可能范围内不再接受新增的传统（模拟）格式档案的移交。美国国家档案与文件署将继续保存和服务该日之前收到的所有档案，直至其预定的处置日期为止。一旦这些档案到了处置日期，美国国家档案与文件署将接受这些永久性记录的传统（模拟）格式进入国家档案馆。
从2023年1月1日开始，永久档案的移交必须尽可能以电子格式进行，无论这些记录是否“原生电子化”。在这一日期之后，各机构必须对传统（模拟）格式的永久档案进行数字化处理，然后再移交给美国国家档案与文件署。
策略：建立反映现代电子记录管理的评估、调度和预存取流程；重新设计记录管理培训，以协助机构建立一支精通电子记录和数据管理的记录管理工作队伍；为永久性记录的数字化和模拟原件的适当处理制定明确政策；与各机构和私营部门合作，提高大规模数字化模拟记录的能力，并将临时模拟记录移交给私营部门。
3.3 到2025财年，至少15个外部来源将使用国家档案目录中的美国国家档案与文件署数据集作为主要来源。
美国国家档案与文件署与利益相关者、公共和私人组织合作，向公众提供历史记录。美国国家档案与文件署目前通过第三方网站向公众提供大量记录，包括维基百科、美国数字公共图书馆和非营利的族谱网站。美国国家档案与文件署必须增加使用其数据集的平台和组织的数量和种类，以便公众更深入地参与，通过使用和重复使用政府信息来刺激经济活动。
策略：加强美国国家档案与文件署的应用程序编程接口，以改善公众对国家档案馆目录中大型数据集的访问体验；建立新的公私合作伙伴关系，允许美国国家档案与文件署数据集得到更广泛的利用；发展与其他文化机构的合作关系，吸引新的私人投资用于政府信息利用和再利用的网络应用程序。
战略目标4：通过员工建设未来
美国国家档案与文件署致力于为所有员工提供成功过渡到数字化环境所需的学习和领导机会，通过员工建设未来也是承诺。致力于增强员工参与工作的能力，增加创新以改进工作流程和产品，并成为下一代领导者。美国国家档案与文件署正在建立一种包容各方、赋权赋能的工作文化，将员工与机构使命联系起来；正在培养一支多元化的员工队伍，使其具备完成使命所需的技能。
4.1 到2020财年，美国国家档案与文件署40%的工作人员将参加正式的领导能力发展计划活动，以加强机关领导力建设。
美国国家档案与文件署必须有一批技术娴熟的领导干部，无论是担任领导或非领导职务，以便有效地过渡到完全电子化的环境。美国国家档案与文件署开展领导力发展活动，以确保该机构拥有一批具有适当技能和丰富经验的合格领导者。目前，美国国家档案与文件署32%的员工在过去5年中参加过正式的领导力发展计划活动。美国国家档案与文件署必须扩大和加强其领导力发展计划，为员工的参与和发展提供更多机会。
原载于《中国档案报》2021年4月26日 总第3670期 第三版 | 