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网络环境下的档案规范记录系统研究

作者:段荣婷 王大青

来源:中国档案报

2021-05-13 星期四

    本次获奖的专著《网络环境下的档案规范记录系统研究》由科学技术文献出版社于2017年正式出版,属于国家社科基金项目成果。该成果被全国哲学社会科学规划办公室鉴定为良好等级,作为成果组成部分的档案规范记录计算机检索应用系统自2015年1月起便被嵌入军队某一级档案馆的档案检索系统,大大提高了其档案查询效率,增加了检索方便性,提升了档案利用的社会效益与经济效益。

成果的研究目的及其解决的问题

    在建设社会主义文化强国过程中,档案事业与文化建设密不可分。档案,总是与一定的时代背景相联系。同时,由于档案规范记录提供了规范化的检索点,使得常常用作检索关键词的人名、组织机构名的检准率和检全率成倍提升,检索方便性大大增加,也为档案内容中涉及的重要地名、事件名乃至主题等的规范控制提供了借鉴,这些无疑都会对数字环境中的档案利用和管理产生积极影响,尤其是将在信息网络共享背景下的档案信息检索、知识管理系统构建、档案信息智能整合与编研、档案信息主动服务等方面发挥重要作用。

    专著《网络环境下的档案规范记录系统研究》基于发展的视角,面向语义网建设,对档案规范记录的理论与应用进行了体系性研究,为完善我国档案检索基本理论体系和推动网络环境下我国档案检索实践的发展奠定了重要基础,有利于我国档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设,有利于智慧档案馆乃至数字中国、智慧中国的建设。

成果研究的基本思路与主要内容

    该课题不仅对国际前沿档案规范记录理论进行了分析,而且从时代背景出发,思考了数字政府战略、语义网、关联数据及置标语言等对档案规范记录建设可能产生的影响。课题组从档案保管的长远目标出发,建立了中国档案规范记录体系,制定了两项切合实践的配套标准,即《档案规范记录著录规则》与《基于XML的档案规范记录编目格式规范》,并开发了档案规范记录计算机检索系统,前瞻性地解决了我国档案规范记录工作中常见的但又必须解决的实际问题。

    该课题的基本研究思路是对档案规范记录进行一系列的基础研究,并结合我国档案工作实际,对建立我国档案规范记录体系开展了有益的实践探索。在研究与探索中,课题组采用了模块化的系统方法,针对《网络环境下的档案规范记录系统研究》的主要内容,按内在逻辑与规律将其划分为8个模块,并在此基础上,形成最终的研究成果——专著与标准(工具书)。成果内容分为基础研究篇(第一至七章)与应用研究篇(第八至十章)。

    第一章是绪论。本章对研究问题提出的原因、基本目的、基本思路、主要内容、方法体系、实施步骤及主要创新与贡献进行了综述。

    第二章是研究背景。本章分析了课题研究的时代背景、社会背景、技术背景及专业背景(文献综述),为研究问题的提出奠定了基础、提供了依据。

    第三章是档案规范记录的作用与意义。本章主要从提供背景信息(确保档案凭证价值)、提高检索效率及实现知识增值(提供档案情报价值)等方面进行了系统分析。

    第四章是档案规范记录的基本原理。本章界定了档案规范记录的概念,分析了其特性、结构、构成对检索点的规范控制。

    第五章是对《国际标准——档案规范记录著录规则》进行研究。本章介绍了《国际标准——档案规范记录著录规则》的制定背景与最新进展、同其他相关国际标准之间的关系,分析了其结构、主要著录规则,并列举了著录实例。

    第六章是对国际档案规范记录网络化置标标准《档案背景信息编码著录规则》进行研究。本章介绍与分析了其背景、目的、特征与优点,分析了其著录内容的结构功能与语义,主流置标模式——国际万维网联盟(W3C)XML Schema,以及其规范记录元素与属性编码。

    第七章是对国际规范记录应用案例的研究。本章在具体分析档案规范记录嵌入集成式检索系统与档案规范记录专门独立式检索系统后,结合第五章与第六章内容,得出了国际规范记录应用的启示,强调了需要大力推进档案规范记录标准化。

    第八章是中国档案规范记录体系的建立与标准《档案规范记录著录规则》的制定。本章具体论述了中国档案规范记录体系的逻辑构成模型与建立目标,分析了中国档案规范记录体系建构的总体原则与基本步骤。结合我国档案管理实践,拟制了《档案规范记录著录规则》,为我国档案规范记录的标准化建设打下基础。

    第九章是标准《基于XML的档案规范记录编码格式规范》的制定与中国档案规范记录计算机检索应用系统的研制和实现。本章基于XML语言,探索了中国档案规范记录的语法标准,为网络环境下档案规范记录的语法描述、信息共享奠定基础。在中国档案规范记录计算机检索应用系统的研制和实现方面,课题组按照应用软件的研发规则和步骤,依次设计了中国档案规范记录XML Schema及其实例文档的生成、标准样式表的添加与测试,从而使应用系统的浏览、链接、检索等功能得以实现。

    第十章是档案规范记录的未来发展方向。本章从语义网建设需求出发,基于资源描述框架(RDF)研究中国档案规范记录的网络化置标,以提升档案规范记录检索效率和档案信息共享效能,并扩展研究了档案规范记录数据关联的实现,为档案信息智能检索和数据挖掘乃至知识图谱构建奠定了基础并提供了实践路径。

成果研究的科技创新与主要贡献

    相关评审及查新专家认为,该研究内容与方法的创新程度较高,研究内容前沿,在我国档案领域尚属首次,具有首创意义,填补了我国在档案规范记录方面系统研究的空白。研究成果具有鲜明的科学性、理论性、前瞻性、系统性、指导性和应用性等特点。

    该研究最终成果及其创新点主要有3个。

    一是取得了中国档案规范记录理论研究成果。一方面是基础理论研究成果,辨析了档案规范记录的概念,阐述了档案规范记录的特性、结构、构成方法、对检索点的规范功能,从而揭示了档案规范记录的基本原理,并着重分析了档案规范记录对于提供背景信息、提高检索效率和实现知识增值的作用与意义等。另一方面是应用理论研究成果,包括档案规范记录的标准应用理论与置标应用理论研究。既翻译并研究了《国际标准——档案规范记录著录规则》及其配套标准《档案背景信息编码著录》,还涉及对档案规范记录进行置标的相关研究。

    二是构建了中国档案规范记录体系及档案规范记录标准子体系。总体设计与建构了中国档案规范记录体系逻辑模型,并制定了切合中国实践的标准《档案规范记录著录规则》及《基于XML的档案规范记录编目格式规范》。这是该课题研究成果的主体。在明确我国档案规范记录标准设计原则、著录项目与著录格式等问题的基础上,课题组设计并制定了符合国情的《档案规范记录著录规则》,并进行了著录实例分析。而《基于XML的档案规范记录编目格式规范》则主要涉及基于XML的中国档案规范记录Schema、中国档案规范记录XML实例文档的编写,及标准样式表的设计与制定等。

    三是研发了基于XML的中国档案规范记录应用系统。为适应当前的计算机网络环境及未来发展需要,充分发挥档案规范记录价值,课题组设计研发了中国档案规范记录计算机检索应用系统,并进行了系统测试和实际应用,实践证明该系统技术路线合理,具有较好的应用价值。

    原载于《中国档案报》2021年5月13日 总第3677期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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