本报讯 在粤港澳大湾区建设深入推进之际，前不久，中宣部向社会宣传发布东深供水工程建设者群体的先进事迹，并授予他们“时代楷模”称号。作为东深供水工程建设项目的设计单位，广东省水利电力勘测设计研究院有限公司（以下简称“水电设计院”）保管着该项目的大量档案。一直以来，水电设计院不断加强项目档案规范化管理，完善档案利用流程，全力服务东深供水工程建设。
东深供水工程于1964年动工，先后4次对供水线路进行了扩建、改造，工程周期长、涉及专业和人员多，形成的档案也较多。为认真做好东深供水及其改造、扩建系列工程档案规范化建设工作，凸显工程建设成效，水电设计院多次召开项目档案工作推进会，采取有效措施加强工程设计档案管理，确保东深供水工程档案收集齐全完整，分类科学合理，整理规范简明。
东深供水系列工程档案工作内容、档案收集范围和整理要求明确后，水电设计院抽调文字功底好、责任心强、档案管理经验丰富的人员，详细研究工程建设过程中各阶段、各环节档案的收集整理情况，形成了可行性研究、初步设计、施工图设计等阶段的报告、图纸、计算书、修改通知单、照片、实物等档案2.5万余卷，切实做到收集完整、整理规范、摆放有序、标注清晰、查找方便、保管安全。
此外，水电设计院定制了统一的档案盒，将项目档案按照标准规范整理后上架进行有序保管。同时，编制符合规范的各种档案检索工具，制作成1600多页的纸质和电子系统目录，方便查找利用。
水电设计院坚持资源优先，按照“存量数字化、增量电子化”的工作思路，大力开展传统载体档案数字化工作，分期、分批完成了东深供水系列工程文字材料、图纸、老照片、录音录像、获奖证书等全部档案的整理、扫描和检查验收等工作。同时，开展自检自查，对档案中的缺项、漏项进行再核查，确保档案资料真实、规范、完整，档案内容逻辑关系无差错。
为充分实现档案数字化利用，水电设计院启动国家级企业数字档案室试点并于2020年8月通过国家档案局验收。该试点旨在通过编制档案业务办理指南和流程图，实现档案利用工作的科学化、规范化、精细化；通过系统内置利用审批权限模型，下放档案利用预授权，减少审批时间，并从归档人、归档部门等方面配置利用权限，完善利用申请流程，借阅、续借等操作都能在系统内完成，真正做到让数据多跑路，让职工少跑腿、零跑腿，为职工提供优质便捷的档案服务。
原载于《中国档案报》2021年5月17日 总第3679期 第二版 | 