今年5月18日，深圳赛格大厦出现有感振动，由于原因不明触发了公众对大厦安全的恐慌。在广东省委、省政府和深圳市委、市政府的领导下，深圳市应急部门和建设管理部门第一时间启动了应急响应。市应急局组织相关部门和单位对大厦进行人员疏散和封闭管理，并对周边区域进行必要的交通管制；市住建局组织专业单位对大厦的振动、倾斜、沉降、结构受力等进行全面监测，并组织院士专家和权威技术团队对大厦建筑的结构安全和振动原因进行论证分析。目前，赛格大厦已经按照专家组结论实施有限开放、限制使用，并同时进行技术改造工作。
在此次事件的处置过程中，深圳市城建档案馆按照相关部门的要求，在第一时间提供了该大厦的竣工档案共1万多件，为事件的及时妥善处置发挥了重要作用。其实，深圳市城建档案馆并非是首次应对突发公共事件。1993年8月5日，深圳清水河危险品储运仓库储存的化学原料因为管理不当引发化学反应自燃，连续引发两次大爆炸，特别是第二次爆炸威力巨大，腾起的蘑菇状云高达上百米，不仅摧毁了大片库区内建筑，还严重威胁临近的油气储存区和变配电枢纽。事故发生后，市城建档案馆动员全馆职工查调相关城建档案，在8月6日凌晨将清水河危险品储运仓库全部建筑的几百卷档案交到了事故抢险指挥中心，为事故的后续搜救、处置和原因及责任分析提供了重要支撑。
虽然这两次应急调档都及时满足了事故应急的需要，发挥了重要作用。但仔细分析这两次应急调档，可以发现，在应对城市突发事件的能力建设中，城建档案部门还有许多需要完善的地方。
一是相关标准规范亟需健全。深圳市城建档案馆成立于1984年，是全国首批成立的城建档案管理机构。伴随着深圳市的高速发展，深圳市城建档案馆馆藏档案在全市的城市规划、建设、维护、改造中发挥着越来越重要的作用。在应对突发公共事件时，城建档案部门能否第一时间提供完整准确的档案，是城市应急处置系统能力的一部分。但就应对具体实际来看，在城市应急系统中，还没有相应的法规明确城建档案部门的功能地位，也没有健全的管理规范和技术标准予以遵循。同时，在城建档案日常工作中，还没有明确制定应对突发公共事件的工作规划和内容，而日常的档案接收、著录和信息化建设等业务工作也没有充分考虑到突发公共事件的应急需要。
二是城建档案的著录方式亟需完善。时隔28年的两次大调档，深圳市城建档案馆都是采用传统人工方式实现的。28年来，深圳市已经发生了翻天覆地的变化，而城建档案应急调档的方式却一直滞后。清水河危险品储运仓库发生爆炸时，距离其建成时间不足10年，且为单一区域，而赛格大厦是标志性建筑，工作人员在查档时目标明确清晰，因此效率比较高。但如果面对老旧建筑、地形区域复杂、建筑物众多、危情更严重、时间更紧迫等多重不利因素叠加的突发公共事件，市城建档案部门要在短时间内查全查准相关档案就有极大难度。比如，2018年起，深圳市南山区启动20年楼龄住宅供水改造及水质提升工程，第一阶段工程涉及325个小区，相关水务建设单位、设计单位、施工单位纷纷前往市、区城建档案馆查询涉及楼宇的竣工档案。由于需进行改造提升的小区楼宇普遍都有20年以上的建筑历史，小区建筑的很多信息都发生了变化，如建筑物、小区的名称发生变更，楼宇当时的工程编号和现在物业管理的楼栋标号不一致，道路名称与如今的地理位置信息不对应等，都给档案查阅工作带来了一定难度。南山区的这个查询实例，反映出当前的城建档案著录检索方式远远跟不上诸多复杂情况叠加下的应急需求，需要进一步加快完善城建档案的著录方式。
三是亟需加快城建档案的数字化并建立相应的共享机制。本次“赛格大厦有感振动”事件中，市城建档案馆提供了共计1万多件的纸质扫描复制件，花费了大量时间。市城建档案馆虽然保存有赛格大厦的竣工图扫描电子文件，但由于缺乏规范的分发机制、传输手段和控制措施，因而在应急调集工作中往往“心有余而力不足”。在突发公共事件应急工作中，对档案资料的需求一般来源于多个部门。在“赛格大厦有感振动”事件应对中，因赛格大厦的建设、设计、施工企业都是驻深大型企业，管理规范，有些档案可以直接从他处调集。但如果原设计施工单位已经迁移变更甚至注销，或者档案管理不善无法提供利用，传统的纸质档案利用方式无疑会增加调档的响应时间，从而影响整个应急系统的效率和速度。城建档案因其载体和形成的特殊性，相对于综合档案来说，其数字化和电子化也更为复杂，但电子档案具有调集快、传输快的特点，可以实现按需分发和提取，能够实现以最快的速度满足应急系统处置前线、指挥中心、支援后方各层级和方面的需要。基于此，加快城建档案的数字化、电子化，并不断建立完善相关共享机制，是提高城建档案部门应对突发公共事件效率的必然途径。
城建档案馆是城市建设管理的一个重要功能单位，承担着城市建设竣工资料信息的接收保管工作。正所谓“养兵千日，用兵一时”，从某种程度上来说，在城市突发公共事件中，城建档案部门的应急应对能力，也是对其业务能力建设成效的最终检验。
原载于《中国档案报》2021年8月5日 总第3713期 第三版 | 