8.4 提交提名的程序
8.4.1 文献遗产可属于公共或私人所有。
8.4.2 世界记忆网站上的提名表含有填表说明，该说明也是总方针的一部分。
8.4.3 出于实际考虑，在每两年一轮的提名过程中，每个国家最多可申报两个提名。如多于两个，相关的世界记忆国家委员会或联合国教科文组织全国委员会，或在没有全国委员会的情况下，负责联合国教科文组织事务的相关政府部门须作出选择，并解释其选择的理由。
8.4.4 不同成员国的两个或多个提名者可将分散在不同所有者或保管者手中的文献汇集或集合进行联合提名，此类提名的数量或提名者的数量都不受限制。如果提名者不是所有者或保管者，则需要所有者或保管者同意。如果所有者或保管者不同意，提名者需要解释原因。
8.4.5 我们对被提名文献的类型有一些具体的限制，详见8.2。
8.4.6 被提名的书籍或档案汇集和全宗必须是有限的，有清晰的开始和结束时间，必须是闭合的。如，一个封闭的有特定档案盒和位置编号的档案全宗、一个有固定大小和内容的数据库，或者一个有详细目录的汇集。表述不清或内容不断增加的提名是不予接受的。如果目录或登记详情过于复杂，可提供内容描述以及目录条目、登记号码，或将上述材料作为提名表的附件。
8.4.7 如果文献遗产，如书籍和故事片，有多份或有类似但不同的版本，提名需关注作品本身，而不是提名列举的某一特定版本，当然在提名时至少要确定其中具体的版本。在某些情况下，新发现的该文献的代表性版本可建议加入到已入选名录中，详见8.7。
8.4.8 简洁。提名应是综合性的，但不宜过长。评审检验的是提名的质量，而非长度。提名表没有限定的长度，但通常不超过15页A4纸。
8.4.9 如需要，可添加照片、列表、图表或数字档案作为附件，这些有助于名录分委会或国际咨询委员会的评审。提名被世界记忆项目秘书处接受即表示允许联合国教科文组织公开提名表，包括其图像、图表，既可在线上平台向成员国公开（详见8.5.3.2.1有关平台的内容），也可公布在世界记忆项目网站上。除非另外声明，否则一旦入选名录，即意味着授权联合国教科文组织以宣传为目的公开并使用其图像和图表。数字文件应控制在合理的大小范围内以便使用。
8.4.10 客观性。每个提名都有它自己的优点。提名应基于事实，并用中立和客观的语言。华而不实或未经证实的言论和贬损性、宣传性或好斗的语言只能起反作用，使评审更加困难。与其他历史事件相比较等进一步解读也是没有帮助的。这样的提名会被拒绝或退回重改。
8.4.11 可利用性。鼓励提名者将文献遗产公开提供利用，可根据实际情况提供现场利用或线上利用。虽然这不是入选的先决条件，但“可利用”是世界记忆项目的目标，在评审过程中明显是有帮助的。
8.4.12 法律责任。在供成员国使用的线上平台或世界记忆项目网站上公布提名名单，或者将文献遗产列入名录，并不意味着世界记忆项目秘书处需承担任何法律或财务义务，不会影响到文献遗产的所有权、保管权或使用，也不会给所有者、保管者或政府增加任何限制或责任。同样，也不意味着联合国教科文组织对这些文献的保护、管理或利用有责任。然而，入选文献的所有者或保管者有义务对该文献实施保护并提供利用。
8.5 提名程序
8.5.1 提交
8.5.1.1 每两年提名一次。在执行局确定本轮提名日期后，世界记忆项目秘书处在世界记忆网站上发布提名通知。提名通知包括提名的截止日期和入选标准。截止日期应在提名通知发出至少4个月之后。
8.5.1.2 提名，包括8.4.4定义的联合提名，只能由与提名相关的成员国以电子版和纸质版的形式经由联合国教科文组织全国委员会提交给世界记忆项目秘书处，如果没有教科文组织全国委员会，则经由该国负责教科文组织事务的相关政府部门，包括世界记忆项目国家委员会（如有）提交。
8.5.1.3 尽管有8.5.1.2所述，但任何个人或组织，在事前征得文献所有者或保管者同意后，也可通过与提名相关的成员国设立的联合国教科文组织全国委员会提交提名申请，如果没有教科文组织全国委员会，则经由该国负责教科文组织事务的相关政府部门，包括世界记忆项目国家委员会（如有）提交。
8.5.1.4 下列国际组织可通过世界记忆项目秘书处提交提名：
·联合国及与联合国教科文组织签署相互代理协议的联合国体系的其他组织；
·未与联合国教科文组织签署相互代理协议的联合国体系的组织；
·政府间组织；
·依照联合国教科文组织与非政府组织合作关系指令，与联合国教科文组织建立官方合作关系的非政府间国际组织。
8.5.1.5 如果提名涉及一个或多个成员国，国际组织的提名需得到相关成员国的同意。这些国际组织需通过该提名所涉及成员国的联合国教科文组织全国委员会征得成员国同意，如果没有教科文组织全国委员会，则通过该国负责教科文组织事务的相关政府部门征得成员国同意。
8.5.1.6 提名必须遵循世界记忆项目网站上刊载的提名表的要求。
8.5.2 世界记忆项目秘书处登记提名
8.5.2.1 世界记忆项目秘书处每登记一项提名，则向提名者确认收到提名，并核实其完整性。如果提名不完整，世界记忆项目秘书处将立即要求提名者提供缺失的信息。在完整的提名提交之前不会采取进一步行动。
8.5.2.2 完整的提名提交之后，世界记忆项目秘书处将通知提名者，并抄送相关成员国常驻代表团、联合国教科文组织全国委员会，或在没有教科文组织全国委员会的情况下，抄送负责教科文组织事务的相关政府机构。如果提名文献涉及或来源于某成员国，则世界记忆项目秘书处也应抄送对应成员国的常驻代表团、联合国教科文组织全国委员会，或在没有教科文组织全国委员会的情况下，抄送负责教科文组织事务的相关政府机构或该成员国的世界记忆项目国家委员会。世界记忆项目秘书处也可以通知相关的世界记忆项目地区委员会（如有）。
8.5.2.3 世界记忆项目秘书处将提名表上传到供成员国使用的线上平台。
8.5.2.4 然后，世界记忆项目秘书处将提名转交名录分委会进行评审。
8.5.3 名录分委会对提名的接收及评审
8.5.3.1 准入
8.5.3.1.1 作为工作流程的一部分，名录分委会将对照8.2.2中的不予接受提名类型，确定提名可否准入。
8.5.3.1.2 名录分委会关于某项提名是否可接受的决定是最终决定，将由世界记忆项目秘书处转达提名者。
8.5.3.2 信息的传播
8.5.3.2.1 一旦名录分委会确定了提名是可接受的，世界记忆项目秘书处将把提名上传到世界记忆项目线上平台，该平台用于存储申报《世界记忆（国际）名录》的全部提名文件。世界记忆项目秘书处向成员国宣布文件上传成功。可登录该平台的有常驻联合国教科文组织代表团、联合国教科文组织全国委员会，或在没有教科文组织全国委员会的情况下，负责教科文组织事务的相关政府机构、世界记忆项目地区委员会和世界记忆项目国家委员会。任何上传到平台上的新信息都会通过电子邮件自动通知成员国。如下文8.5.3.3.2所述，成员国可向非公共文献遗产机构和/或本国其他相关方提供权限，访问本平台上存储的提名文件，以便于任何个人或实体提交评论或提出质疑。
（未完待续）
王红敏 李文栋 张轶哲 柴 培 张 巾 编译
原载于《中国档案报》2021年9月27日 总第3736期 第三版 | 