哥斯达黎加共和国位于美洲中部，首都为圣何塞。该国档案工作有着良好的传统，在全世界范围内较早地建立起近代档案事业，于1881年就建立了国家档案馆，比美国国家档案馆（成立于1934年）早了半个多世纪。
哥斯达黎加原为印第安人居住地。其早期档案工作的建立和发展，与地理大发现和殖民地时期的到来有着直接联系。1492年，哥伦布发现美洲新大陆，之后，西班牙、葡萄牙殖民者率先到达美洲，占领了中美洲和南美洲。1564年，哥斯达黎加成为西班牙殖民地。西方殖民者在占领一个地区之后，往往会建立相关机构，还会制定一系列的法规用以管理殖民地。这就不可避免地会形成各类文件。管理这些文件，也就会衍生出档案工作。
在殖民地时期，哥斯达黎加也开始有了档案工作。当时，针对档案管理的问题，有人提出，保管文件的地方必须要配有3把钥匙并将其交由社会上有名望的人士保管，以确保档案安全。这种观念在当时是比较先进的。
1660年，少尉胡安·洛佩斯·德·奥尔特加发起了一场收集市政厅文件的运动，提出“如果有市民保留这些文件，将受到严厉惩罚”。1821年9月15日，哥斯达黎加宣布独立。在颁布各种法律时，新政权继承了保存文件的优良传统，以确保行政和司法文件的长久保存利用。1823年，哥斯达黎加加入中美洲联邦，1838年退出。1848年8月30日成立共和国。在这段时间，哥斯达黎加的档案管理工作比较松散，未实现档案的集中统一管理。1881年7月23日，哥斯达黎加国家档案馆建立，这在哥斯达黎加档案事业发展史上具有里程碑意义。
哥斯达黎加国家档案馆从建立至今，共经历了4个发展阶段。
第一阶段是1881年至1888年。这一时期，国家档案馆刚刚成立，存在着杂乱、不完整和损坏的文件，缺少档案工作人员和必要的档案管理设施。当时，各方面的条件都比较艰苦，国家档案馆没有固定的办公场所，第一个办公场所是租用的私人住宅。
第二阶段是1889年至1956年，国家档案馆安置在圣托马斯大学。这一时期，国家档案馆开始组织开展文件收集工作，细化案卷查阅制度，档案管理工作日趋规范化。
第三阶段是1957年至1990年。1957年，国家档案馆搬至位于圣何塞的玛丽亚·克里斯蒂娜大楼。在这一阶段，国家档案馆得到了政府更大的支持，参与了更多的国际合作，特别是与美洲国家组织和联合国教科文组织的合作。这些支持措施使国家档案馆的工作人员可以在国外（主要是阿根廷和西班牙）接受培训，获得新的知识，从而推动档案事业更好发展。
第四阶段是1990年至今。1990年，哥斯达黎加颁布关于建立国家档案馆系统的法令。该法令规定了国家档案馆的体制，使其成为哥斯达黎加最大的历史档案馆，同时也是国家档案馆系统的管理机构。1993年，国家档案馆一期工程开始动工，国家档案馆有了固定场馆，迎来新的发展时期。新馆远离污染源、环境优美、设施先进，是一座现代化档案馆，具备开展各项工作的条件。之后，随着二期、三期、四期工程相继建设，国家档案馆逐渐形成现在的规模。
如今，国家档案馆隶属于哥斯达黎加文化和青年部，是国家档案系统（由300多个公共机构的档案部门组成）的管理部门，负责管理哥斯达黎加的文献遗产，并协助监管该国的公证活动，在国家的政治、文化等多个领域都发挥着非常重要的作用。
原载于《中国档案报》2021年11月1日 总第3749期 第三版 | 