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济南市莱芜区首批288万页档案实现“一键查询”

作者:孔浩

来源:莱芜区融媒体中心

2022-01-29 星期六

    “没想到档案馆的效率这么快,不到5分钟就拿到了妹妹的出生审批表,而且还不花一分钱……”近日,山东省在济南市莱芜区档案馆服务大厅,市民李凯悦前来查询妹妹的相关材料,提交申请后,工作人员通过查询数字化档案,她很快拿到了复印材料。

    2021年以来,该区档案馆服务大厅共接待群众来访4500余人次,提供档案复制件11500余页,涉及机关工作查考、干部个人档案补充、革命军人(烈士)证明、婚姻、计划生育审批等方面,极大地方便了群众。

    “一次办成”的背后,是莱芜区档案局、区档案馆真抓实干、跨越提升的不懈努力。

从“人力”到“脑力”,档案查询效率实现大提升

    “以前群众来查询相关的档案资料,要经过目录检索,在上百万页档案中进行人工查找,浪费大量的时间和精力。”区档案馆相关负责人介绍说,“如今,数字化档案代替了纸质档案,查询方式也由‘人力’查询变成了‘脑力’查询,点击电脑屏幕,便可迅速查询到相关档案”。

    经区档案局、区档案馆分析研判,启动了“两年集中行动”计划,将全区各街镇、各部门单位分两批,集中利用2021年、2022年两年时间,陆续完成历史积存档案集中整理移交入馆数字化提升工作。

    “2021年,在区委区政府的支持下,区财政拨付100万元专项资金,启动首批26家部门单位档案集中入馆数字化提升工作,并作为区委办公室党史学习教育为民办实事的重要项目,目前全部288万页档案已经完成数字化提升,实现了一键查询。”区委办公室副主任、区档案局局长刘文卷说。

从“常数”到“倍数”,档案管理质量实现大跨越

    有这样一组数字:2021年区档案馆新增档案3万余卷、16万余件,是之前30年总馆藏量的1.5倍;2021年,全区各级各部门单位在档案收集整理、档案数字化、档案室建设等方面投入500余万元,比之前30年的总和还多……区档案局、区档案馆不断完善组织建设、人才队伍建设、基础设施建设,对各项短板弱项加速补齐,各项工作实现全面提升。

    2019年机构改革后,莱芜区委办公室加挂区档案局牌子,负责全区档案行政管理工作,区档案馆负责全区档案“收、管、服”工作,职责分工进一步明晰;区划调整后,先后有7名业务骨干选岗到区档案馆,人才队伍进一步充实;档案馆办公楼增设查档等候室,服务大厅增设服务窗口和相关配套设施,基础设施建设进一步夯实,为全区档案工作及区档案馆高质量发展提供强有力的支撑和保障。

    “因为历史原因,全区档案工作在机构、人员、场所等方面都存在明显短板。职责明晰后,机构运行更加畅通。”莱芜区档案馆馆长何永刚说,“区档案局发挥统筹协调功能优势,协调各方资源;区档案馆利用人员配置、业务资源等优势,提供人员和业务支持,形成了局馆齐抓共管良好局面”。

从“被动”到“联动”,档案管理职能发挥实现大突破

    为进一步改变各部门单位在档案管理工作中重视程度不够、主动谋划不足、被边缘化的局面,区档案局、区档案馆充分发挥职能作用,实施政策驱动、示范带动、现场推动、责任传动“四轮驱动”,实现了局馆联动、馆室联动,有力保障了全区档案工作实现跨越提升。

    政策驱动激发活力。在依靠严格档案执法监督检查进行督促的同时,实施财政资金支持的政策驱动,争取100万元财政资金用于档案工作数字化提升,进一步提升了全区各单位做好历史积存档案集中整理移交入馆工作的积极性。

    示范带动以点带面。深入开展山东省档案工作业务建设评价工作,通过积极争取,纳入全区各单位年终考核的加分项,在2021年成功创建18家省级“示范单位”“先进单位”“规范单位”的基础上,2022年又着力打造并向上推介28家,在全区营造争先创优浓厚氛围。

    现场推动提质增效。针对全区档案工作队伍普遍存在的专职人员少、业务素质差等现状,结合疫情防控、精准扶贫、第一批集中入馆档案整理移交等工作,区档案局会同区档案馆采取一线工作法,现场推动工作,2021年先后100余次上门对40余家单位开展指导教学,最多的上门6次,有效提升全区档案员的业务素质。

    责任传动层层递增。督促各单位建立健全了“一把手”负总责、分管领导主要负责、档案业务人具体负责的档案工作网络,至少明确一名专职或兼职档案员,真正解决了有人干事的问题。同时,在执法监督检查过程中,对重点部门镇街全部见到主要负责人,存在问题直接反馈、整改计划现场制定、完成时限当场确定,实现了责任的正向传动,推动档案工作责任真正落到实处。

 
 
责任编辑:张雪
 
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