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国内外奥运档案利用服务的实践特点

作者:贾沣琦 王逸梵

来源:中国档案报

2022-02-08 星期二

    第二十四届冬季奥林匹克运动会正在北京和张家口举办,这是我国历史上第一次举办冬奥会,也是《奥林匹克2020议程》颁布之后,第一届从筹办之初就全面规划管理奥运遗产的奥运会,可见我国对冬奥遗产的高度重视。

    奥运档案作为奥运遗产的重要组成部分,是在奥运会申办、筹办、举办过程中以及赛后,与奥运会有关的各个组织、机构、个人形成的具有保存价值的历史记录,具有形成主体众多、形成形态多样、内容资源分散等特点。因此,做好奥运档案管理工作,关键要做好前期的档案资料接收和管理等工作,但同时要注意不能“重保管、轻利用”,更要重视后期的奥运档案利用服务工作。为此,本文从服务主体、服务资源、服务方式、服务技术4个方面总结国内外奥运档案利用服务的实践特点,以期为冬奥档案的利用服务工作提供参考。

    一、服务主体:跨馆、跨界与跨国合作

    奥运档案的服务主体并非局限在档案部门,而是需要开展跨馆、跨国合作,趋向与其他组织机构的跨界融合。

    一方面要加强档案行业内的跨馆甚至跨国交流合作,有利于促进馆际乃至国际的奥运档案资源的交流共享。例如,北京、伦敦两地档案馆签署合作备忘录以推进奥运档案资源共享,相互支持举办档案展览,为对方提供便利条件。合作双方既可增进奥运主办城市间的相互联系,以更好地开发利用奥运档案,又能有效地宣传奥林匹克精神。

    另一方面则要加强档案部门与其他行业有关部门的跨界合作。例如,2012年伦敦奥运会期间,英国国家档案馆积极与中央和地方政府以及体育、媒体、文化遗产等有关部门合作开发奥运档案资源。开展奥运档案利用服务的跨界融合有利于促进不同领域的思想碰撞、技术互补和资源共享,提高奥运档案的开发水平和服务成效。

    二、服务资源:全面整合与重点聚焦

    奥运档案具有分散广、数量多的特点。因此,档案利用服务在资源收集上应呈现出全面整合和重点聚焦的特点。

    其一,要注重全面整合,建立专题数据库或专题网站,实现奥运档案的系统性和完整性。例如,2012年伦敦奥运会的档案管理项目“The Record”集成奥运档案资源,建立数字化档案网站,从而确保奥运档案可以被充分利用。再如,日本国立公文书馆历史文件中心的在线数据库公布了大量的日本奥运档案,并向利用者提供多所机构的跨平台检索服务。通过搭建专题数据库等方式对奥运档案资源进行全面整合,能够方便利用者系统、快速地查阅档案、了解奥运。

    其二,要注重重点聚焦,挖掘典型奥运人物,发挥档案价值,讲述奥运故事。例如,加拿大国家图书档案馆曾对1948年圣莫里茨冬奥档案进行整理和挖掘,聚焦诸多在该届奥运会中表现优异的加拿大运动员,以“奥运英雄”为主题举办专题展览,受到社会各界的好评。再如,英国《星期日电讯报》的撰稿者奈杰尔·方达尔深入研究奥运档案,挖掘并整合了5位奥运金牌选手的档案素材,讲述了鼓舞人心的档案故事。奥运会是人类探索体能极限的最引人入胜的赛场,因此,从奥运档案中寻找榜样奥运人物、讲述档案故事,有利于发挥奥运档案的情感价值,激发民众热情、弘扬奥运精神。

    三、服务方式:注重开放性与针对性

    优质的服务方式有利于更好地发挥奥运档案价值。目前,奥运档案服务方式上体现出开放性服务和针对性服务两方面特点。

    其一,开放性服务。奥运档案作为奥运遗产的组成部分具有丰富价值,是全民共享的资源。因此,近年来的奥运档案服务方式呈现出面向大众群体的开放性服务特点。例如,2018年北京市各级档案馆向社会公众开放了北京3次申奥的报告书、2008年奥运会的奖牌等珍贵奥运档案,引起社会公众对奥运档案和奥运会的广泛兴趣。再如,美国奥林匹克与残奥会委员会于2019年启动的一个交互式网站,展示了以前不向公众开放的克劳福德家族美国奥林匹克档案馆内的火炬、奖牌和其他奥运档案资源,人们可以在相关网站上探索和浏览奥运会和残奥会的历史。开放性档案利用服务有利于扩大档案利用范围,让档案资源走向社会、实现全民共享。

    其二,针对性服务。奥运档案数量庞大,利用者的需求各异。因此,近年来的奥运档案服务方式呈现出面向专门群体的针对性服务特点。2012年,北京市档案馆针对青少年群体举办了“青少年与奥运”主题展览,展品全部选自市档案馆馆藏,包括大中小学生积极参与奥运会会徽征集的设计稿、吉祥物、歌曲征集作品、奥运绘画作品等,吸引了众多青少年的踊跃参观。2018年,加拿大图书档案馆为媒体制作了一份冬季奥运会资源指南,以支持媒体对韩国平昌冬奥会的报道,此外,该指南也适用于体育爱好者、教师和研究人员。针对性的档案利用服务有利于吸引公众注意,从而提升档案利用效率、发挥档案价值。

    四、服务技术:兼顾先进性与安全性

    服务技术是机构提供档案利用服务的保障条件。随着时代发展,奥运档案涵盖纸质、音频、视频等多种形态,多样化的奥运档案对开展利用服务的技术能力是一种考验。在奥运档案利用服务技术方面,要兼顾技术的先进性和安全性。

    其一,拥有先进的技术才能适应不断变化的时代环境和丰富多样的档案形态,有利于提高服务效率、塑造良好的服务形象。例如,在保障安全的前提下,英国国家档案馆依托强大的技术支撑成为新闻发布平台和信息集中平台,高效服务民众查阅信息,继而成为人们了解奥运的重要渠道之一,提升了档案馆的服务形象。

    其二,拥有安全的技术才能保证多媒体时代下多形态档案的长久利用。例如,加拿大温哥华市档案馆的技术团队为保障档案安全和可长期利用,在搭建稳定可靠的数字文件保存系统上花费了较长时间,9年后才公开数千张2010年温哥华冬奥会火炬手的照片档案,激发起民众的奥运记忆。追求技术先进性的同时保障档案资源安全有效,有利于提高服务质量。

    回看国内,2022年北京冬奥会对于档案部门来说是机遇也是挑战。总结国内外奥运档案利用服务的实践特点,可为当前的北京冬奥档案利用服务工作提供思路。笔者认为,在服务主体方面要继续坚持“合作共赢”的服务理念,集各方之智、聚各方之力,发挥各自所长,共同提升奥运档案的利用服务水平。在服务资源方面,要继续坚持“内容为王”的开发理念,一方面要重视冬奥档案资源的全面整合,建设冬奥档案专题数据库,落实《重大活动和突发事件档案管理办法》提出的“档案主管部门应当科学规划专题数据库建设工作,推动档案馆和责任部门档案专题数据库共建共享共用”要求;另一方面,也需加强冬奥档案资源的重点聚焦,挖掘典型奥运人物、奥运事迹,用档案讲述冬奥故事、弘扬冬奥精神。在服务方式方面,要积极践行“以人为本”的服务态度,既要保证开放性的服务,做到冬奥档案资源的全民共享;同时,又应根据利用者的不同需求提供更具针对性的服务。在服务技术方面,要秉持“技术辅助”的思想认识,加强技术提升,统筹先进性和安全性,尤其是在国内疫情处于常态化的时期,线上档案利用服务的需求大大增强,服务主体需要精心应用高水平技术支持利用服务工作。

    奥运档案的接收和管理工作的最终目的是让档案得到有效开发利用、充分实现档案价值。2008年北京奥运会是史上最精彩的奥运会之一,2022年北京冬奥会也必将成为一场精彩、非凡、卓越的赛事盛宴。赛场上全力拼搏的运动健儿牵动人心,赛场下档案记录着动容瞬间、留存着奥运光彩。期待在我国档案部门和其他有关部门的通力合作下,冬奥档案利用服务工作也能如冬奥赛事般更加精彩、非凡和卓越,为弘扬奥林匹克精神、发展普及冰雪运动、推进健康中国建设贡献力量。

    原载于《中国档案报》2022年2月7日 总第3789期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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