政府数字化转型是海南自由贸易港（以下简称“自贸港”）建设的重要内容。在海南数字政府建设过程中，海南省档案部门积极转变思想、担当作为、同步跟进，加速全省档案工作数字化转型进程，通过健全档案管理体制机制、积累共享数字档案资源、指导规范电子档案归集等方式，构建起完整的数字档案收、管、用体系。
健全管理体制机制，为档案工作融入政府数字化转型提供坚实保障
《“十四五”全国档案事业发展规划》在主要任务中明确指出，“各级党委将档案工作纳入年度考核内容”。这反映了“档案工作姓党”的政治属性要求。自贸港作为当今世界高水平的开放形态，更应当坚持党对档案工作的领导，将档案工作纳入年度考核内容，积极探索党管档案的新经验、新做法，推进档案事业健康发展，更好地服务自贸港建设。
省档案局要主动对接政府数字化转型，积极争取将档案工作纳入全省政府数字化转型总体部署同步推进，争取将海南省数字档案馆建设项目纳入政府数字化转型总体方案，作为本行政区域内公共数据和电子文件统一归档的平台，争取将省档案馆民生档案查阅、开放档案查阅、档案数据灾难备份和“异地查档、跨馆服务”等公共服务事项纳入省政府数字化转型核心指标考核，不断提升省档案馆公共服务事项的网办率、材料电子化比率、“零次跑”比率、即办率、掌办率等，自觉融入自贸港高质量营商环境建设。
丰富数字档案资源，为政府数字化转型提供内容支撑
档案资源是重要的信息资源，全省各级综合档案馆中所藏档案，涉及政治、历史、经济、科技、军事、社会、文化等方方面面，为数字政府建设提供了丰富内容。
目前，全省各级综合档案馆正在加速推进馆藏档案数字化工作。仅2021年，省档案馆就完成了347万页馆藏档案的数字化工作，超额完成年度任务；三亚、屯昌等市县馆藏档案数字化完成率已经达到95%以上。日益丰富的数字化档案资源为海南省数字档案馆建设打下了良好基础。
“十四五”期间，全省将建立以数字档案资源为主导的档案资源体系，协同推进“存量数字化、增量电子化”，实现馆室一体化。
在“存量数字化”方面，省档案部门将加快推进文件级目录和全文数据库建设，力争做到全省各级综合档案馆传统载体档案数字化完成率达到100%，省直机关传统载体档案数字化完成率达到100%，省属企业传统载体档案数字化率达到90%以上，并且实现全文检索。
在“增量电子化”方面，省档案部门将通过开发部署政务服务网电子文件归档模块，建设馆室一体化电子文件归档接收系统，建设基于局域网的电子档案长久保存系统和基于不同网络的电子档案利用系统，建成一个适应电子档案“收、管、存、用”全流程管理的数字档案馆系统。大力推进党政机关电子文件单套制归档，深化“互联网+政务服务”等领域电子文件归档工作，完善政务服务数据归档机制，强化全流程一体化政务服务平台数据归档功能建设要求，切实推进政务服务数据归档工作，逐步开展其他业务系统电子文件单套制归档工作，推进企业事业单位电子文件单套制归档从会计系统向管理系统、工程技术系统、科研系统等更广泛领域推广。同时，积极推进发票电子化归档工作。
在开展“海南数字档案记忆工程”方面，省档案部门将聚焦乡村振兴、疫情防控、非物质文化遗产、自贸港重大建设项目、农垦改革等建设专题档案数据库，形成一批具有海南特色的数字档案资源。
在此基础上，本着“开放是常态，不开放是例外”的原则，全省将最大限度推动实现数字档案资源的开放共享。目前，省档案馆已经将馆藏12万多条开放目录上传至海南省档案信息资源共享利用平台，供全省各市县档案馆查阅使用；与福建省档案馆、广州市档案馆签订《民生档案跨馆利用服务协议书》，着力解决群众异地查档难的问题。
“十四五”期间，全省将推动实现电子档案管理系统与省一体化在线政务服务平台对接以及海口、三亚两个设区地级市的互联互通；通过政务云联通省大数据中心，向省大数据中心归集开放档案数据，加快完成馆藏档案开放鉴定工作并实现常态化，将省档案馆的查档服务平台接入海南政务服务网；建设海南档案服务网，在全省范围内实现“一网查档、多馆联动”，同时尽快推出移动端查档服务，让查档利用者“最多跑一次”或“零次跑”。
创新档案业务监督指导方式，为数字政府各参与主体提供精准档案服务
下一步，省档案部门将探索健全“互联网+监管”手段，建立档案数字治理新模式，推动档案工作融入数字政府各项业务全流程，推进档案业务在线监督指导，提升档案治理网络化、智能化、精细化水平。健全机关档案监督指导工作机制，探索实施机关、所属单位、部门档案馆分层次监督指导。完善档案主管部门与行业主管部门协同配合的专业档案管理体制，强化各类专业文件材料、电子数据归档监督指导。加强对自贸港重点园区档案工作的指导力度，在有条件的园区建设文件和数据管理中心，探索区域内完全单套制的档案管理模式，力争形成可在全国复制推广的经验做法。
切实保障数字档案资源安全，守住政府数字化转型的安全底线
在参与政府数字化转型的过程中，省档案部门始终以数字档案资源长久保存、长期可用为目标，推进各级综合档案馆不断夯实档案信息化基础，满足馆藏数字档案资源安全管理及备份需求，逐步建立起与海南自贸港建设水平相匹配的档案信息安全保障体系；尽快启用海南省电子文件备份中心（省重要档案特藏库），实现全省数字档案资源集中备份，落实与江西省档案馆对口建立的馆藏重要数据的异地备份机制，定期对省档案馆重要的数字档案资源开展异地备份；建设基于局域网的电子档案长久保存系统（馆藏资源总库），实现数字档案资源存用分离，解决数字档案资源的长久保存和安全可用问题；建设符合国家标准的涉密机房和涉密档案管理系统，确保涉密档案的安全保管和有效利用。
原载于《中国档案报》2022年4月7日 总第3814期 第三版 | 