作为重大活动的记忆载体，重大活动档案一直是各级各类档案馆档案资源体系建设的重点，但长期以来，由于受各种因素的影响，重大活动档案工作做得不够扎实。而作为其重要组成部分之一的重大活动照片档案的收集整理工作也开展得不尽人意。今年年初，笔者有幸参加了中国共产党滨州市第十次代表大会（以下简称“市第十次党代会”）的照片档案收集工作。在此，想就如何开展重大活动照片档案征集工作谈6点体会。
一要积极沟通，充分做好前期准备工作。为了做好市第十次党代会照片档案的收集工作，市档案馆精心准备，提前谋划，专门召开会议将本次党代会档案收集工作纳入工作重点。随后，市档案馆主要领导及接收征集工作分管领导多次与本届筹委会进行沟通协调。在馆领导的多方协调努力下，市档案馆照片拍摄收集工作被正式纳入筹委会工作内容。筹委会还给笔者颁发了A类工作证，持证可出入所有会议场所。一般来说，持Ａ类工作证的人员数量相对较少，因为有会场机位、角度等的限制，只有很少一部分工作人员能进入。若不未雨绸缪，不提前沟通，很难保证笔者能加入A类工作人员队伍，深入重要活动现场获取第一手照片资料更是无从谈起，这在以前的活动中都是有着深刻教训的。
二要认真研究，统筹做好照片的拍摄收集工作。凡事预则立，不预则废。凡是重大活动一般都会发放会务资料，进入活动现场的第一要务就是要仔细阅读会务资料，根据工作重点规划自己工作的“路线图”。但当笔者刚确定好采集照片工作步骤后，就出现时间冲突，原因是当天下午各代表团完成入驻后，市委书记及市长将于同一时间分别走访慰问不同的代表团。情急之下，笔者立即联系了相关驻会记者，委托对方帮忙拍摄照片。活动结束后，笔者第一时间找到该记者，将所需照片存入电脑。需要说明的是，这种情况下联系记者，一定要得到对方的明确答复，并且活动结束后要迅速完成拷贝，以免给工作造成被动。
三要即得即整，确保第一时间完成照片素材的初加工。重大活动一般连贯性比较强，过程环节比较多且十分紧凑，把握不好极容易遗漏或者混淆相关环节。这就需要参会者铆足干劲，尽可能多地拍摄和收集照片，随时随地做好标记、处理归纳。为了保证照片的准确性，笔者利用会议间隙及午休时间将照片快速拷贝进电脑，对照会议服务手册及制定的分类标准，把照片分类打包成数个文件夹，并做了简单的时间标记和内容说明。一天会议议程结束后，晚上是整理照片的最佳时机。晚上整理的重点是进一步区分不同议程、不同场景的照片，确保不出现事实性错误。同时，根据归档需要，要对部分特殊照片做好标识，为下一步照片档案整理工作打下坚实基础。
四要精挑细选，完成入档照片加工整理。素材齐备是照片档案整理的基础。本次市党代会形成的照片共有1000余张。市党代会结束的一周时间内，笔者就对所有文件夹内的照片进行了精细整理，从中选出最具代表性的照片，进一步对其进行审核、加工、注释、编号等，完成每张照片的时间、地点、事由、人物、背景、拍摄者等信息的标注工作，为照片档案的最终形成构建好框架。
五要确保精准，及时向主办部门反馈核实信息内容。笔者认为，照片档案成型前的反复考究和多次确认是确保内容准确的前提和基础，也是不可忽略的工作步骤。重大活动往往有多个部门参与，既有明确的独立分工，又有全面的整体协作。这就决定了重大活动档案的收集整理是不可能“毕其功于一役”的。笔者在整理照片档案过程中，就出现了会议名称把握不准、人物具体职务不详、具体场景环节不明确、背景逻辑不清晰等问题。为解决这些问题，笔者先后联系了市委办公室、市委组织部、市委宣传部及市传媒集团等单位的相关人员，对于存在的问题一一进行了咨询和求证，保证了照片档案信息的准确和完整。
六要确保整理成型，完成移交进馆。照片档案的整理一般都是按照时间顺序进行，重大活动中同一时间内同时进行的活动可以按照事件属性进行独立整理，再根据实际情况编排顺序。结合工作实际，建议采用两种形式分别进行：按照国家档案局《照片档案管理规范》标准整理入册，形成传统意义上的纸质照片档案；按照国家档案局《数码照片归档与管理规范》完成电子数码照片整理归档工作。这样既符合目前对于照片档案整理的规范要求，也达到了档案异质保存的目的，有效保护照片档案的安全。在市第十次党代会照片整理中，笔者精选了180张照片入档，形成纸质照片档案2册。为了规范和美观，照片的标识文字均采取打印黏贴的方式。照片档案的芯页虽然可拆装，但一旦拆开，恢复安装会产生变形、损坏等现象，而且纸张较厚，不适合直接打印。在这种情况下，采用不干胶打印黏贴是一种很好的解决方式。在纸质档案整理完毕后，根据规范，对电子素材略作加工便形成了重大活动数码照片档案。整理完毕后，笔者将两种形式照片档案移交入馆，为本次党代会照片档案的收集整理画上圆满的句号，也为下一步开发利用工作奠定了坚实的基础。
总的来说，重大活动照片档案收集整理工作只是各类档案收集整理工作的一个缩影，是整项档案工作的一个组成部分。相较于机关文书等类型档案的整理，这个领域的工作开展得还不是很完善。不同层级、不同领域、不同区域也不尽相同，存在着一定的差距。笔者通过自身经历，与大家共同探讨，希望能起到抛砖引玉的作用，更好地促进此项工作的开展。
原载于《中国档案报》2022年11月21日 总第3910期 第三版 | 