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做好机关档案工作的建议

作者:梁凤琴

来源:中国档案报

2023-02-15 星期三

    机关档案记录了一个单位的各项工作情况,可以为机关的领导工作和业务管理提供依据和参考。那么,该如何做好机关档案工作呢?结合多年来的档案工作实践,笔者认为应从5点做起。

    一是加强领导,健全机制。工作好不好,关键看领导,领导重视是做好机关档案工作的前提。首先,应建立健全机关档案工作责任制,明确主管领导及直接负责的相关领导;其次,要建立档案管理机构网络,形成以机关综合档案室为中心,各基层单位、各科室共同参与的管理格局;最后,要逐步建立健全统一领导、分级建档、逐级负责、条块结合的档案管理体制。

    二是把握重点,规范管理。文件材料的归档及管理是机关档案工作的重点,是做好机关档案工作的基础。在文件材料的归档及管理中,要把好四关:一是把好文件材料“收集关”,确保文件材料齐全完整;二是把好文件材料“整理关”,确保文件材料归档规范;三是把好文件材料“管理关”,防止档案损毁丢失,确保档案的真实性和可靠性;四是把好文件材料“保密关”,保证涉密档案的内容不泄密。

    三是加强档案人员的继续教育,保持档案队伍的相对稳定。要采取多种形式加强档案人员的继续教育,省、市档案局可以组织专业知识培训;各单位可以采取“请进来,走出去”的方式,既可请档案局专业人员现场指导,也可到相关单位实地学习。档案人员要注重自学,既要学习档案专业知识,又要学习与档案管理相关的知识,做到知识面广、业务精通。要注重保持档案队伍的稳定,确保各项业务工作不断档,提高机关的档案管理水平。

    四是完善设施,加大软硬件设施建设力度。硬件上,要按照档案规范管理的要求,配备充足的档案柜,有条件的单位可以购买密集柜,配备防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿度计等必要的设备。软件方面,要加强档案信息化建设。首先,要立足现有信息化设备,对历年纸质档案进行数字化加工,以备将来档案信息化建设需要。其次,要使用规范的且适应本单位业务需要的档案管理软件,使档案管理更加规范化、科学化、简便化,使档案利用更加高效化。

    五是注重信息资源开发,服务机关工作。机关档案管理的目的在于服务机关工作。档案部门要围绕机关工作,积极挖掘档案信息,在服务领导决策、服务基层、服务经济建设上下功夫,把档案变成可利用的信息资源,通过档案资料的充分利用,使档案的价值得到充分体现。

    原载于《中国档案报》2023年2月13日 总第3944期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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