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兰台筑梦写芳华

——记山东省平阴县档案馆保管利用科科长宋明皎

作者:本报记者 王春燕

来源:中国档案报

2023-04-10 星期一

    10多年前,宋明皎怀揣着对未来的美好期许来到山东省平阴县档案馆工作。筑梦十余载,坚守写芳华。10多年来,她恪尽职守、勇于担当,默默无闻、无私奉献,由最初的懵懂新人变成如今的业务能手,成为平阴档案事业发展的见证者和推动者,用实际行动彰显着档案人的责任和担当。

初识档案 累并快乐着

    提起刚到档案馆工作时的情景,宋明皎记忆犹新:“当时,档案馆在我的印象中无非就是接收档案、整理档案、管理借阅档案,感觉工作枯燥,没什么技术含量。但上班第一天我就彻底改变了这种看法。”上班第一天,同事教宋明皎整理档案,全宗号、目录号、档号……各种各样的“号”在她脑子里“乱飞”。她忍不住问同事:“一卷档案有必要写这么多号吗?”同事告诉她,每个“号”都有它的含义,正是它们保证了档案的唯一性,也体现了档案工作的严谨性。此后,宋明皎对档案工作不敢再有丝毫懈怠,并积极向同事学习档案整理技巧,向书本学习档案专业知识,在浩如烟海的档案中细细摸索,寻觅“蓦然回首,那人却在灯火阑珊处”的豁然。

    宋明皎所在的科室是县档案馆保管利用科,主要负责档案的接收、保管、利用、开发等工作。县档案馆老馆建成时间久远,考虑到承重问题,需要把部分档案搬到一楼库房。科室的3名女同志就像蚂蚁搬家一样忙活起来,档案太多,她们就制作了简易担架;档案太重,她们就搬着一步一步往前挪。就这样,她们在短时间内就把2万多卷档案从二楼库房挪到了一楼库房。

    寒来暑往,春夏交替。宋明皎说,大家也有累的时候,有快要坚持不住的时候,每当这时,就相互调侃一句“档案虐我千万遍,我待档案如初恋”,大家哈哈一笑,继续认真工作。

积极作为 民生无小事

    提供档案查阅利用服务是县档案馆的主要职能之一。热心耐心查好每一卷档案、服务好每一位群众是对保管利用科工作人员的基本要求。一个寒冷的冬日,一位老大爷步履蹒跚来到县档案馆。见他冻得浑身发抖,宋明皎赶忙倒了一杯热茶递给他,并详细询问他的诉求。老大爷说:“我以前是知青,今年要退休了,可现在找不到依据证明我的工龄,你们能帮帮我吗?”宋明皎听后,第一时间在知青档案库中进行检索,她一边仔细检索,一边询问老大爷更多相关线索,终于在《知青点物资统计表》中找到了老大爷的名字。老大爷激动地说:“太感谢了!有了这份档案我的退休金就有保障了。”档案虽然只有一张纸、几个字,但它却能重塑一段往事、再现一段经历、解决一个难题,对档案的敬重之感在宋明皎心中油然而生。

    民生无小事。面对人民群众日益增长的查档需求,宋明皎深知,除了保持细心耐心之外,精准查档、快速出证是提升群众获得感的重要方式。近年来,县档案馆不断推进民生档案数字化工作,利用信息技术将档案利用网织密做大,通过联通省、市、县、镇(街)多级平台实现信息共享,使跨馆出证成为可能。在档案馆查档大厅的留言本上有这样一段话:“太好了,现在查婚姻档案终于不用在婚姻登记处、档案馆两头跑了,大大节省了我们的时间!”如今,百姓查阅婚姻档案只需在婚姻登记处发出申请,婚姻档案便能即时送达,真正实现了“数据跑代替群众跑”。

勇挑重担 在历练中成长

    2019年,县档案馆启动国家级数字档案馆创建工作。领导把这项任务交给宋明皎带头实施。“我们馆虽然很早就开始了数字化工作,但随着标准的日趋完善,导致过去的数字化成果已不符合现在的要求,加之馆藏档案数量庞大、档案管理系统功能不完备等,这些都给创建工作带来了很大的难度。”面对这些困难,宋明皎一时有些困惑。怎么办?是退缩?还是硬着头皮上?“咱们档案人有一股执着劲儿,把困难当作磨刀石,把干劲当作催征鼓,决不能退缩!”宋明皎说。于是,她首先对测试标准进行了深入研究。99条指标,每一条她都研究了无数次,每个指标如何认证、怎么体现她都绞尽脑汁。用她的话来说,有时候连晚上做梦满脑子都是指标。此外,为了建成“收、管、存、用”功能完备的档案系统,她和同事多次与软件公司对接、修改。不破不立,他们愣是打破了原有系统结构,重新建设了一套新系统。但每次她们信心满满地向上级部门汇报工作进度时,却总能发现不完美的地方,距离最终目标还有差距。“有时也想过要放弃,实在太难了!”回想起当时的情景,宋明皎笑着说。“但静下来再想想又不甘心,已经付出了这么多,如果放弃就是巨大的损失。”咬住牙、沉住气,不气馁、不放弃,在各级领导和同事的关心支持下,在自己一遍遍的加油鼓劲中,宋明皎终于和同事们圆满完成各项创建工作。2020年11月,平阴县档案馆成功创建国家级数字档案馆,成为全省第一家“档案馆新馆”和“数字档案馆”同时建成的档案馆。

乘势而上 发展迎来新契机

    2021年1月,平阴县档案馆新馆正式启用。宋明皎和同事利用5天时间将8万余卷(件)档案资料顺利搬至新馆。整个搬迁工作是流水作业,下架、打包、运输、上架……每个环节都有平阴档案人忙碌的身影。宋明皎主要负责最后一个环节——上架。档案上架需要对所有档案一一进行核对,确保案卷齐、序号顺、数量清。往往是前一车还没上完架,下一车的档案就又垒成了山,这也就意味着上架工作人员需要一直忙碌,没有休息时间。然而,工作再苦再累,她和同事也一直坚持着,直到所有任务完成,他们才松了一口气。宋明皎说:“上架质量的好坏直接影响迁馆工作的成败。我们科学筹划、齐心协力,整个上架工作一气呵成,做到了档案无遗漏、无破损、无泄密。”看着一卷卷档案排列上架、一排排的密集架渐渐填满,宋明皎笑了,她忘记了苦和累,那甜美的笑容洋溢着档案人的骄傲与自豪。

    新馆智慧化的设备、优美的办公环境为平阴县档案事业发展提供了新契机。县档案馆聘请近百位荣誉馆员为档案工作加油助力;举办山东省黄河沿线区县档案馆传承黄河文化合作交流会议;积极做好“两类档案”的归集和接收进馆工作;征集玫瑰、阿胶、泉水、古城档案,建立起独具平阴特色的档案资源体系;编撰《平阴县重大活动档案辑录》《平阴印记》《平阴档案精品集》等10余部图书,充分发挥档案工作存史资政育人作用;编辑出版《天南地北平阴人》一书,收录了平阴籍人士1460人……一项项务实的举措为加快实现“六个跨越”、建设现代平阴贡献了档案力量。

    “兰台筑梦写芳华,我与档案共成长。”过去的十年,是平阴档案事业快速发展的十年,也是宋明皎在档案岗位不断历练和成长的十年。其间,有抉择,有磨难,更有新时代兰台人的责任与担当。工作以来,宋明皎获得过许多荣誉。然而,她却说:“成绩只代表过去,我将再接再厉,以更加饱满的热情和昂扬的斗志逐梦前行,在平凡岗位上创造非凡业绩,为推动平阴档案事业发展贡献力量。”

    原载于《中国档案报》2023年4月10日 总第3968期 第一版

 
 
责任编辑:实习编辑 程子淇
 
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