档案清点工作是档案管理的一项基础性工作。通过定期对全部馆藏档案进行清点，可以清查档案数量，全面掌握档案保管状况及馆藏档案的结构、分布、特点，了解馆藏档案内容，为进一步采取有效措施加强档案保管保护、规范档案管理提供有效参考和依据，并为加强馆藏档案资源建设和开发利用提供一定的帮助。
宁夏回族自治区共有区、市、县三级综合档案馆27个，馆藏量和档案保管状况各不相同。笔者通过实地调研、电话采访等方式，系统了解近年来区、市、县三级综合档案馆档案清点工作开展情况，提出意见和建议，希望提升各档案馆对清点工作的重视，推进档案管理规范化。
一、工作现状
档案清点工作是根据各类型档案特征、库房硬件保管条件和查阅利用情况，对库存档案的数量、电子及纸质目录进行全面清查清点的工作。该工作在准确掌握不同时间库存档案数量的同时，对档案质量进行检查，从而及时发现存在问题并采取有效措施加以整改。
从清点周期来看，区、市、县三级档案馆近5年间均开展了档案清点工作，符合业务建设相关要求。其中，有5年间每年清点1次的，也有5年间清点2次至3次的，还有5年间只清点1次的。
从清点方式来看，实体档案清点主要采用人工查阅清点或者机器扫描RFID条形码两种方式。全区此前均采用人工清点方式，因全区仅有自治区档案馆于2022年实现了档案管理智能化，但其最近一次馆藏档案清点是在2021年开展的，当时库房智能管理系统尚未交付使用，因此还是采取人工清点的方式。
从清点内容和程序来看，清点工作内容完整、程序合理。在检查档案数量方面，全区各级综合档案馆均能逐卷逐件全面清点各全宗各门类档案的数量，核对档案实体与纸质目录数量是否一致，并以全宗、门类为单位，如实填写档案清点记录表。在检查档案整理质量方面，大部分档案馆能做到检查案卷、盒脊背是否标识清晰，档号编制、页码编写、档案装订、目录与备考表是否规范等。在检查档案保管状况方面，各级档案馆均能做到检查档案案卷外观状况，详细记录档案案卷破损变形、受污染等情形；检查卷内纸张保存情况，详细记录纸张破损、霉变、字迹洇化等情况。在检查档案排架情况方面，各级档案馆均能检查档案是否按规律排列有序、柜架编号清晰、存放标识准确、案卷是否有错误归架等情况。在核对档案实体与数据库目录数量是否一致方面，除个别县级档案馆外，大部分综合档案馆已建立覆盖全馆馆藏目录体系，能够对目录数据与实体的一致性进行核对。在问题整改方面，各级档案馆在清点完毕后，针对发现的档号编制不规范、一号多卷，档号标识不规范、不完整，档案归架错误，档案卷盒（皮）破损、纸张破损，档案电子目录数据与实体不一致等问题，能够及时加以整改。在汇总清点数据方面，各级档案馆在清点完毕后均汇总数据形成清点清册。但全区仅有自治区档案馆在清点完毕后梳理清点情况、存在问题及整改措施，并形成了清点报告。
二、工作成效
通过档案清点工作，宁夏回族自治区各级综合档案馆准确统计馆藏各门类档案数量，掌握档案保管状况，及时整改存在问题，进一步提升了档案管理规范化水平。
一是全面掌握档案馆各全宗、各门类档案数量，摸清馆藏家底，便于日后科学管理。二是逐步规范档案整理，提升案卷质量。通过准确标识档案卷皮，规范档号编制、页码编写、档案装订、目录与备考表等，进一步提升案卷质量。三是采取保护抢救措施，延长档案寿命。各级综合档案馆及时更换卷皮卷盒，修裱破损档案，推进档案数字化，改善档案库房保管条件，增加安保、消防、温湿度调控设施设备等，有效保护档案实体。四是逐步规范档案排架。通过查找摆放错位档案，规范档案排列上架，找出档案出入库流程等工作存在的漏洞。五是规范档案数据库管理。通过清点工作，可以发现档案数据库存在的诸如目录数据与实体不符、原文挂接不完整、原文图像不清晰等问题，进一步提升档案数字化成果的质量，提高档案查全率、查准率，减少利用档案实体的次数。
三、工作难点
宁夏回族自治区各级综合档案馆清点工作的难点主要集中在3个方面。
一是人员素质参差不齐，清点工作效果不一。自治区档案馆、市级档案馆档案业务人员相对固定，清点工作由专门的档案库房管理人员进行，他们对馆藏档案的内容、数量和保管状况比较熟悉，容易发现问题。而县级档案馆普遍存在人手不足的情况，许多档案工作人员身兼数职，在“专”和“精”上面有所欠缺，往往只是单纯清点档案数量，发现档案整理、保管等方面存在问题的能力较弱。
二是人工清点耗时耗力，效率不高。各级档案馆在清点工作中，普遍感觉人工清点耗费大量人力和时间。比如，吴忠市档案馆馆藏档案约8万卷，抽调了16名业务人员，耗费2个多月才完成清点任务；固原市档案馆馆藏档案约8万卷，2名业务人员耗费7个多月时间完成清点工作。清点工作还要求工作人员注意力高度集中，人工清点稍有不慎就容易造成数量统计或其他操作上的失误，返工复查成为常事，导致清点工作在清点数量上耗时过多，而在检查档案整理、保管状况等方面力量投入相对较少。
三是档案管理现代化水平不高，核对数据效率低下。部分档案馆无档案智能库房，甚至有的档案馆没有配备档案管理系统。因此，档案清点过程中一旦发现目录数据与档案实体数量不一致等情况，只能单纯采用手工核对的方式，以卷为保管单位的档案核对起来相对容易，但以件为保管单位的档案档号构成比较复杂，查找、核对起来有一定难度，往往查找一件档案需花费几天，核对数据效率低下。
四、几点建议
结合工作实际，笔者围绕档案清点工作全流程提出以下4点建议。
一是做好培训，提高清点质量。在开展清点工作前，应集中清点人员开展培训，强调清点工作的重要性，详细介绍馆藏档案结构、门类及各门类档案的保管特点、清点方法和注意事项等，并说明容易发现的问题，使工作人员了解档案基本情况，在工作中有的放矢。
二是有效利用RFID等技术，提高清点效率。利用RFID技术进行清点，可有效清点档案数量，发现错误上架的档案。但要实现智能化库房管理，不仅要投入高额设备经费，还需投入大量资金完善前期基础工作，对于多数经费捉襟见肘的基层综合档案馆而言很难做到。自治区档案馆由于馆藏档案门类繁多，目前仅对馆藏纸质的以卷为保管单位的文书档案、会计档案实现了RFID管理，以件为保管单位的文书档案、专业档案除会计档案外其他门类、照片档案、录音录像档案、实物档案尚未粘贴RFID标签。
笔者在实践中也发现使用RFID技术进行档案清点的不足。如，当RFID标签粘贴到金属质地的实物档案上时，无线电信号会受到较大干扰，需要操作多次才能识别到。又如，因多卷档案排列在一起，RFID标签也连在一起，会引起互相串扰，加之扫描时一次读取档案的范围不易控制，只想扫取部分档案信息时可能会超出范围。笔者了解到，江苏省太仓市档案馆开发研制的自动化档案盘库车一定程度上克服了RFID技术在使用中的不足。太仓市档案馆馆藏档案40多万卷，只用两三个人即可用一个多月完成清点工作，效率极高。其所采用的档案盘库车的工作方式是采用超高频的无线射频识别技术，在不需要从密集架中取下实体档案的前提下，远程读取档案信息，自动清点档案数量，比对档案内容，简化了清点工作流程，提升档案盘库效率。同时，档案盘库车运用计算机软件确定盘点的全宗等范围，并通过软件比对读取的档案信息与确定的范围，解决了盘库车读取档案信息超出范围的问题，提高了盘点的准确性。
三是合理使用统计工具，提高核对数量的准确性。尽管智能现代化的档案清点暂时无法实现，完善的馆藏档案管理系统一时无法跟上，但合理使用统计工具可以有效弥补档案管理软件的不足，让档案清点操作更加高效、便捷。固原市档案馆在清点时有效利用统计工具的数据对比、分析等功能，取得了积极成效。在清点工作结束后，利用统计数据完善各全宗、全门类档案状况，对日后的管理和利用工作提供便利。
四是及时总结，积累经验便于优化。除自治区档案馆外，全区其他档案馆在清点及整改工作结束后均未撰写清点报告，没能及时总结清点工作的得失。全面地总结清点工作，总结好的经验和方法，对于规范档案管理具有重要作用，应引起重视。
原载于《中国档案报》2023年4月10日 总第3968期 第三版 | 