征集工作是档案法赋予档案馆的一项重要职能，是档案资源建设的重要途径，发挥着丰富馆藏数量门类、优化资源结构的重要作用。近年来，随着综合档案馆传承民族记忆、弘扬中华文明的效能不断提升，征集工作的重要性也日益凸显。征集工作固然有规律可循，但在实际工作中，征集对象的千差万别、征集内容的复杂多样要求征集工作要在坚守制度规范的同时兼顾灵活。笔者以河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）开展征集工作的实践为例，对如何把握征集档案资料的范围、以什么方式进行征集、如何搜集征集线索，以及如何将线索最终转化为征集成果等征集工作中的重点难点问题进行分析，探讨征集工作中如何在确保规范的同时兼顾灵活。
一、确定征集范围要在固定框架下兼顾灵活
2021年，河北省档案馆（省方志办）制定了档案方志资料征集工作规范，将10大类档案资料纳入征集范围。规范中所划定的征集范围已经较为全面地涵盖了所要征集的档案资料的主题和内容，为档案资料的征集搭建了一个总体的框架。但在实际开展工作的时候，不能简单照抄照搬这一工作规范，而是需要根据所征集对象的不同情况和所需档案的不同作用对征集范围进行有针对性的调整和细化。2022年，河北省档案馆发布了多个征集公告，其中，有涉及中国共产党光辉历史的，如红色档案资料和团史资料；有涉及个人的，如河北省杰出妇女代表、全国劳模、退役军人及驻村第一书记；有涉及重大事件的，如2022年北京冬奥会、冬残奥会；还有涉及整个文化产业的，如非物质文化遗产。每一次拟定征集公告时，都要对征集的内容和范围进行认真调研和讨论，在征求各方意见的基础上，针对不同的征集对象，梳理各门类载体档案资料内容，建立相关类目和条目，最后再根据所需档案发挥的不同作用进行取舍，从而形成最终的征集范围版本。如，在征集冬奥档案资料时，征集范围和对象主要划定为实物档案；征集驻村第一书记和全国劳模资料时，主要关注他们工作中的笔记、日记、获奖证书和工作照。可以说，每一次征集范围的调整都体现了征集工作的复杂性和多样性，需要在实践中不断摸索规律、总结经验。
二、确定征集方式要在严格流程中兼顾灵活
目前，河北省档案馆（省方志办）档案征集的方式主要有无偿捐赠，有偿收购、征购，原件复制，档案资料寄存。近几年，其中的无偿捐赠成为了开展档案资料征集的主要方式。这种方式在捐赠流程上相对比较简单，即签订捐赠协议，明确双方权利义务，档案馆再将捐赠的档案资料接收入馆，并向捐赠者颁发收藏证书。寄存方式与无偿捐赠方式在捐赠流程上唯一的不同在于签订的是寄存协议，较无偿捐赠协议而言，双方的权利义务自然有所不同，主要表现为档案资料的所有权归捐赠方所有。其他诸如有偿收购、征购和原件复制等方式也正在逐步探索中。
其实，不论采用哪种方式，征集工作的最终目的都是将档案资料征集进馆为“我”所用，在严格按照征集流程规定的步骤完成相关工作的同时，应根据捐赠人的不同情况和要求适时调整确定征集方式。有些捐赠人对档案馆有很高的认同感，具有很强的档案意识，对于将个人财产转化为国家记忆感到光荣，则他们在捐赠档案资料时，往往倾向于无偿捐赠；有的捐赠人非常珍惜自己手中的档案资料，这些资料承载了他们的珍贵记忆，对原件捐赠万分不舍，这时就需改换策略，建议以复制或者寄存的方式将这些档案资料征集入馆，这样一来，捐赠人既能保有对原件的所有权，也能让捐赠品得到妥善的保管，同时档案馆又能对这些档案资料进行有效开发利用；有的捐赠者手中的档案资料具有较高的文物和商品价值，则需要支付一定的资金进行购买，对于这种情况，就更需审慎，需要引入第三方专家对所征购档案资料进行价值鉴定，再根据出具的审核意见办理相关审批手续才能最终完成征集工作。
三、确定征集线索要在明确思路中兼顾灵活
寻找和搜集征集线索一直是征集工作中比较难的一环。虽然同为馆藏档案资源的两个入口，与接收相比，征集工作的显著不同是档案来源缺乏确定性和稳定性。可以说，接收这一方式“输入”持续且稳定，而征集这一方式则来源目标分散、资源数量难以估算。为了攻克这个难题，河北省档案馆（省方志办）在工作中进行了一些探索，如，发动工作人员的朋友和亲戚提供征集线索；利用新闻媒体，将征集需求“广而告之”，扩大全社会的知晓率，让社会大众提供征集线索；联合相关单位，特别是与一些征集对象的主管单位合作，请他们协助提供征集线索或组织征集；通过征集工作人员多听、多看，主动去发现征集线索等。当然，从一条线索到最终转化为征集入馆的档案资料，还要经过一段曲折的历程。
2022年，河北省档案馆（省方志办）开启了名人档案征集工作。我国当代著名作家、剧作家，《小兵张嘎》作者徐光耀先生成为首位名人征集对象。刚一接触这条征集线索时，工作人员的征集思路并不十分清晰。在一步步接触、一次次探访过程中，工作人员的目标逐渐明确，即进行抢救性征集，将徐光耀先生所有相关档案资料全部征集进馆，逐步建立徐光耀档案资料库，为建设名人馆摸索方法、总结经验、提供示范。为此，工作人员灵活调整工作方法，从开始时将征集目标聚焦于徐光耀先生的各种书籍、笔记、日记、书法作品等扩展到征集他的亲人、朋友、研究者等与他相关人士的各类档案资料；从开始时只满足于收集他的纸质档案资料扩展到对他进行口述档案采集；从开始时只采集他的第一手音像资料扩展到采集他的朋友、亲人等讲述和评价他的音像资料。这一步步的改变是工作人员根据实际情况作出的积极主动的回应和调整，有效地将一条条线索转化为一件件征集成果。
征集工作的复杂性体现在征集工作的每一个环节，在合法合规的前提下，河北省档案馆（省方志办）将不断开拓思路、创新模式，最大限度地将体现历史根脉和文化风貌的珍贵档案资料征集进馆，丰富馆藏内容、优化馆藏结构，建设具有地方特色的馆藏资源体系。
原载于《中国档案报》2023年6月8日 总第3993期 第三版 | 