为进一步加强和规范事业单位法人登记档案和机关群团统一社会信用代码赋码档案管理工作，近年来，福建省三明市宁化县以“四个注重”为抓手，扎实推进档案规范化、精细化管理，确保档案信息安全。
一是注重收集，严格初始资料审核。从精心谋划入手，县委编办及时召开会议，就登记档案及赋码档案工作进行专题部署，指定专人分管、专人负责。在日常工作中，严格审核各单位提交的设立、变更、注销登记、年度报告及社会信用代码赋码材料，规范办理流程，告知材料清单，认真审核材料是否齐全完整、签字盖章是否清晰准确。归档前，对收集的文件材料进行再审核，及时查缺补漏，整改完善，确保归档的基础资料和历史信息真实有效、齐全完整。
二是注重整理，规范资料分类存档。从标准化入手，在县档案局、县档案馆业务人员的指导下，严格按照《福建省省属事业单位法人登记和省级机关群团赋码档案整理办法》的要求，将每个单位的登记档案和赋码档案进行科学分类、规范整理。登记档案按“一户一档”整理装盒，赋码档案按年度问题归档装盒。细化盒内各类材料排列顺序，做到档案分类明确、编排有序、目录清晰、装订结实、装盒合理。
三是注重保管，严格档案管理职责。明确档案管理职责，建立档案室、文件材料整理、档案保密、库房管理等工作制度。加强动态管理，对发生变更的事项数据及时进行更新，确保相关文件材料及时归档。不断提高档案工作人员安全意识和信息管理能力，进一步完善档案基础设施建设，按照档案管理“九防”要求，添置了计算机、空调、防火防盗门窗、温湿度计、防虫用品等相应设施设备，为档案安全打下良好基础。
四是注重利用，规范档案查阅制度。不断提高档案服务水平，优化档案服务意识，提高检索效率，确保登记档案和赋码档案更好地为各单位提供服务。规范查阅手续，认真核对档案查阅者身份证明和介绍信，填写查阅档案登记簿，对查档时间、内容、目的等进行详细登记，严格依规办理。对涉及保密内容的，严格执行相关保密制度，确保档案信息安全高效利用。
原载于《中国档案报》2023年6月12日 总第3995期 第三版 | 