近年来，福建省漳州市龙海区档案馆抢抓“数字漳州”建设的有利时机，创新档案资源数字化利用方式，探索建立民生档案服务共享系统，为群众提供“就近查档、就近取证”便捷化服务。
搭建平台，档案资源“共建共享”
立足群众需求，针对婚姻、不动产档案业务办理频率较高且档案数据相对完整的实际情况，区档案馆持续深化改革，将婚姻、不动产档案作为试点，开发民生档案服务共享系统。广泛吸收查档群众的意见建议，不断优化完善系统，设置身份查验、查档登记、检索利用、借阅管理、查阅出证、档案打印、服务评价等服务功能模块。建立与民政、自然资源等部门常态化联动机制，周密协同推进，共建共享档案数据资源。按照“存量数字化、增量电子化”的原则，扫描原有馆藏档案，明确新接收档案在其纸质档案进馆时，必须同步移交电子档案或数字副本，逐步完善电子档案数据库。通过存量档案数字化和电子档案接收等方式，目前民生档案服务共享系统已录入不动产档案4.7万件164.5万页，婚姻档案24.3万件131.4万页。
一网办理，查档服务“全面提效”
在档案数据资源利用方面，区档案馆大力推行查档服务“一网办理”，对档案业务办理流程进行再优化、再升级，实行“一证查档”，查档全程无需提交纸质材料，群众凭借本人身份证在自助终端申请查询，区档案馆远程审批、出具证明，实现档案无纸化查阅、直接打印、立即出证。指定专人进驻行政服务中心，有序引导群众借助自助机查询档案，特别是针对老年人等特殊群体的办事需求，实行“一对一”操作指导服务，切实减轻了群众的时间成本和财力负担，实现“让档案数据多跑路，让社会公众少跑腿”。今年以来，累计接受群众咨询、指导服务群众100多人次。
权限分级，档案安全“有效保障”
为确保档案系统和档案资源可管可控，区档案馆严格按照“一证一档，一人一档”的共享利用原则，加大对档案数据调用权限的管理。采用目录集中、全文分散的方法，分级开放权限，保护档案隐私，保障数据安全。如，一个不动产产权经过多次交易形成的全链条信息中，群众只能查询到与自己有关的档案信息，其他资料会被系统自动过滤。持续完善档案审核、入库、整理、查询、转递等工作流程和档案利用、统计、鉴定、销毁等工作标准，提升档案数字资源管理水平。在区档案馆设置服务器和审批服务平台，在区行政服务中心设置服务终端，通过身份认证、资源权限管理、日志审计、访问控制、数据加密等安全措施，对档案查阅、信息调取、证明出具等流程进行严密监控，确保全流程监管“零遗漏”。坚持“人防”与“技防”相结合，进一步完善档案共享利用相关规章制度，特别是对档案保密安全、资料脱密脱敏、档案数据灾难备份作出明确规定。聘请专业技术团队维护民生档案服务共享系统，定期优化升级，修复安全漏洞，形成制度化、专业化的运作体系。
原载于《中国档案报》2023年6月26日 总第4001期 第三版 | 