近日，新西兰国家档案馆发布了档案综合管理系统（Archival Integrated Management System，以下简称AIMS）项目回顾报告。该报告全面总结了AIMS项目的经验教训，并确定了成功推进该项目所需重点关注的关键领域，为其他计划进行类似系统升级的机构提供了参考。
2019年，新西兰国家档案馆启动了AIMS项目，以取代存在安全风险、无法再受支持的旧系统Archway。2022年2月，该馆推出了新的馆藏检索工具，但使用时出现的一些技术问题导致用户和工作人员的使用体验不佳，且持续存在的功能不良、系统漏洞、服务意外中断等问题使得用户和政府机构的不满情绪日益严重。为应对新系统面临的一系列问题和挑战，新西兰国家档案馆一方面致力于解决用户使用中遇到的各种紧迫问题，持续对系统功能进行改进；另一方面，试图通过总结项目初期经验教训，为下一步制订系统综合补救计划提供信息参考。
报告提出了成功推进项目所需重点关注的几个关键领域。报告指出，AIMS项目需从用户接触、风险管理、项目管理等方面改进项目实施状况。在用户接触方面，应确保有代表性的外部用户和内部工作人员适度参与项目开发全过程并接受适时的咨询，且关键用户群应有机会参与测试新产品，从而在系统上线前提供反馈意见。在风险管理方面，应开展全面的风险管理实践，充分考虑所有风险及相应的解决措施，并由项目团队、利益相关者和领导层进行定期审查。同时，应制定项目所需满足的明确标准，包括是否需要进行性能测试评估等。
针对报告总结的经验教训，新西兰国家档案馆作出了回应，并已经在系统功能改进、业务流程简化、变革管理等一些关键领域取得了进展。该馆计划在项目的下一阶段加强人员培训和用户参与，并积极变革管理，不断提升AIMS项目的实施水平。
原载于《中国档案报》2023年8月3日 总第4017期 第三版 | 