本报讯 自去年8月起，根据中办、国办《关于加强重特大事件档案工作的通知》精神及上海市档案局工作要求，浦东新区档案局结合实际，全面部署、有序推进重要会议、重要工作、重大活动、重大突发事件（以下简称“四重”）档案归集和管理工作。目前，全区第一轮“四重”档案归集工作进入收尾阶段，相关工作取得阶段性进展。
围绕浦东新区引领区建设及区委、区政府确定的各项重点工作，区档案局制定并下发《关于发布2023年浦东新区重要会议、重要工作、重大活动、重大突发事件档案工作清单的通知》，明确“四重”文件材料的归档范围与牵头部门。同时，开展“四重”档案业务指导、培训、宣传等相关工作，围绕档案收集难点与区发改委、区建交委、区科经委、区地工委等部门逐一探讨解决方案，要求其将档案工作嵌入“四重”工作全过程各环节，确保“四重”档案收集齐全完整、整理规范有序。
为提高档案归集质量和效率，浦东新区档案局坚持线下指导与线上归集相结合，通过专题调研、日常指导、发布工作提示等形式，将“四重”档案归集工作与年度各项档案工作同谋划、同部署、同落实，定期根据“四重”工作时间节点发布档案工作提示，进一步加大对各相关单位的业务指导力度，从源头做好档案归集工作，确保“谁形成，谁归集”。为提升“四重”档案归集工作效率，区档案局在档案管理系统中增设“专题档案”要素字段，并根据年度“四重”档案工作清单设置备选项，确保各单位在开展年度归档工作的同时，借助系统同步完成“四重”档案的归集，形成专题档案电子目录。
为做好档案的管理和利用，区档案局对“四重”档案进行了科学分类，对“大上海保卫战”“第五届进博会”等年度专项工作，区档案局派专人对相关单位开展业务指导，要求相关工作结束后6个月内收集工作中形成的文件材料的电子目录并完成全文数字化，并报送至区档案馆；对“引领区建设”“金色中环”“两旧一村”等长期性工作，区档案局督促指导全区151家立档单位在每年6月底前完成并报送电子档案条目。目前，全区已整理完成“四重”档案7000余件。在档案利用方面，区档案局借助浦东新区数字档案室系统开发的“快速检索”等功能，做到专题档案电子文件即“搜”即“用”，为后续“四重”档案的开发利用打下了坚实基础。
下一步，浦东新区档案局将逐步把“四重”档案归集工作转入常态化管理，逐年完善归档清单，同时加大对声像档案、实物档案管理的指导力度，稳步推进“四重”档案专题数据库建设，确保以丰富、生动、完整的档案资源留存浦东新区发展足迹。
原载于《中国档案报》2023年9月11日 总第4034期 第二版 | 