一、白皮书的发布背景
今年2月，历经10余月的起草工作，国际标准化组织信息与文献委员会档案/文件管理分技术委员会（ISO/TC46/SC11）在其门户网站上正式发布了白皮书《ISO文件（档案）管理体系系列标准与ISO/TC46/SC11其他出版物之间的关系》（Relationship between the ISO MSR standards and other products of ISO/TC46/SC11）。该白皮书由中国专家安小米教授、加小双副教授联合牵头完成。
ISO 30301:2019《信息和文献文件（档案）管理体系要求》、ISO 30302:2022《信息和文献文件（档案）管理体系实施指南》相继于2019年和2022年正式发布，二者共同构成了文件（档案）管理体系（Management Systems for Records，MSR）系列标准，并进而成为ISO管理体系标准（Management Systems Standards，MSS）的重要组成部分。
MSR系列标准与ISO/TC46/SC11发布的其他标准、技术规范和技术报告密切相关。为应对文件（档案）管理体系实践操作过程中可能遇到的问题，ISO/TC46/SC11通过发布白皮书的方式，对相关国际标准和技术报告的内容及其关系予以解释说明。
二、白皮书的主要内容
该白皮书旨在揭示MSR系列标准与ISO/TC46/SC11发布的其他产品之间的关系，在结构上主要包括引言、ISO 30301:2019和ISO 30302:2022的内容介绍、MSR系列标准与ISO/TC46/SC11相关标准的关系等部分，涉及SC11族标准间关系、文件管理战略层与操作层标准间关系、MSR与SC11其他标准在文件管理过程、控制与系统的功能与能力方面的映射关系等具体内容。
（一）ISO 30301:2019和ISO 30302:2022的内容
明晰MSR系列标准的主旨和内容，是认识其与ISO/TC46/SC11其他出版物之间关系的前提和基础。ISO 30301:2019涵盖了文件（档案）管理系统（MSR）为支持组织实现其任务、使命、战略和目标而需满足的运行期间文件（档案）创建、设计和实施的要求；ISO 30302:2022为ISO 30301:2019提供了实施指南，该指南与ISO 30301:2019的要求一致，涵盖了建立和维护MSR所需的内容。此外，ISO 30300:2020《信息和文献文件（档案）管理核心概念和词汇》是MSR系列标准的基础，ISO 30301:2019和ISO 30302:2022则是从系统角度提供了MSR的要求和指南。
（二）MSR系列标准与ISO/TC46/SC11相关标准的关系
1.ISO/TC46/SC11整体标准关系视角
MSR系列标准与ISO/TC46/SC11相关标准之间存在密切关联。MSR系列标准是在管理体系标准（MSS）框架下与SC11的其他出版物相协调制定而成的，为文件（档案）管理基础、分析方法、管理系统、特定流程和实现因素提供了要求和指南。白皮书明确了MSR系列标准在ISO/TC46/SC11相关标准中的作用和地位，并将其与ISO/TC46/SC11的其他出版物进行关系映射。
2.文件（档案）管理过程视角
文件（档案）管理是一个综合性、系统性工程，涉及从系统功能设计到开发利用处置的生命周期全过程。为满足文件（档案）全过程管理需要，ISO/TC46/SC11相关标准从战略和操作两个层面提供了规范支持。一方面，战略层面为文件（档案）提供了治理框架的文件（档案）管理系统标准（MSR系列标准）；另一方面，业务层面提供了关于文件（档案）管理基本原理、方法、流程、控制和系统管理的标准，以及在特定情况下应用这些标准的指南。
3.文件（档案）管理体系功能和能力视角
从整体和全局视角对ISO/TC46/SC11相关出版物进行概览，是更加全面理解MSR系列标准及其与其他出版物关系的关键。白皮书将MSR系列标准中反映过程、控制和系统本身相关的内容与ISO/TC46/SC11其他出版物的相关内容进行映射，以便更加综合、辩证地看待MSR系列标准的功能和能力关系，这也表明MSR系列标准和ISO/TC46/SC11其他出版物之间存在很大的一致性，其为一系列国际标准和技术报告提供了关于文件（档案）管理概念、技术和实践的指导与说明。除了MSR系列标准之外，白皮书涉及的捕获、分类、索引、保存等核心概念的映射还覆盖了ISO/TR 26122:2008、ISO/TR 18128:2014、ISO 23081-1&2&3、ISO 16175-1&2、ISO 15489-1:2016、ISO 13008:2022等标准。
三、白皮书的作用影响
一方面，从历史视角来看，白皮书的发布回应了过去十余年MSR系列标准迅速发展的迫切需求。自2011年发布ISO 30300和ISO 30301至今，已经过去12年。在此期间，MSR系列标准的内部情况和外部环境都发生了巨大变化。从内部情况来看，MSR系列标准中增加了ISO 30302:2022，并将ISO 30300:2011和ISO 30301:2011修改为ISO 30300:2020和ISO 30301:2019；从外部来看，自ISO 15489-1:2001修改为ISO 15489-1:2016以来，ISO/TC46/SC11已经发布了包括修订版在内的10余项关于文件（档案）管理的国际标准和技术报告。此次发布的白皮书对此前关于MSR系列标准与其他标准之间的关系、异同以及技术报告中的最新问题进行了回应和更新。
另一方面，从现实和未来视角来看，白皮书的发布顺应了文件（档案）管理的最新趋势。白皮书的修订内容反映了ISO/TC46/SC11最新的文件（档案）管理标准化产品内容及其体系化思维，揭示了新兴技术应用背景下文件（档案）管理领域的最新国际共识，以及一些值得关注的最新变化。总体而言，这些变化包括更加强调对于前端业务活动的支持，明确文件（档案）管理生命周期从系统设计开始，突出文件（档案）的识别和捕获等。具体而言，ISO 30300:2020的内容并不局限于MSR系列标准，还涉及与ISO/TC46/SC11系列标准核心概念和定义的互动；ISO 30301:2019增加了系统运行期间的记录创建、设计和实施要求；ISO 30302:2022与最新修订的ISO 30301:2019内容要求保持一致。
原载于《中国档案报》2023年9月11日 总第4034期 第三版 | 